A principios de año, cuando las áreas de Compras, TI, Finanzas y Operaciones elevan iniciativas para la asignación de presupuestos, el CPO suele enfrentarse a un reto recurrente: comparar proyectos muy distintos con un criterio común y defender ante el comité de inversión cuáles deben priorizarse. En ese contexto, un proyecto de implantación de una solución S2P (Source to Pay) solo avanza si se presenta como un business case sólido, con supuestos transparentes y un marco que el comité reconozca: ROI, payback y TCO (y, si la política financiera lo exige, un anexo con VAN/NPV).
Este artículo está pensado para ayudar al CPO a estructurar esa justificación de forma rigurosa, sin necesidad de entrar en precios ni en datos internos, poniendo el foco en qué valor es defendible, qué costes deben considerarse y cómo reducir el riesgo de ejecución.
Un business case de ROI S2P debe permitir comparar esta inversión con otras iniciativas corporativas. Para ello, y como director del área de Compras, debes conocer completamente estos términos y justificarlos ante el comité de inversión.
Por qué el comité usa ROI, payback y TCO (y cuándo pide VAN/NPV)
En un comité de inversión, el CPO necesita un lenguaje común para comparar proyectos. Por eso se utilizan métricas que cubren tres preguntas: rentabilidad (ROI), horizonte temporal (payback) y coste real (TCO).
ROI (Retorno de la Inversión)
El ROI expresa la rentabilidad relativa: "qué retorno obtengo por cada euro invertido". El comité lo usa como comparador rápido, siempre que el CPO deje claros los supuestos y qué se considera beneficio neto.
ROI (%) = (Beneficio neto / Coste total) × 100
Payback (Periodo de recuperación)
El payback responde a: “¿cuándo recupero la inversión?”. Es un indicador práctico para gestionar exposición: cuanto menor el payback, menor riesgo temporal ante cambios de prioridades, adopción o contexto.
TCO (Coste Total de Oportunidad)
El TCO es el coste total de propiedad: adquisición + implantación + integración + cambio + operación. En proyectos de implantación de una solución de gestión en compras como S2P, el comité suele penalizar business cases que no reflejan el TCO completo.
VAN/NPV (Cuando tu organización ofrece descuentos de flujos)
Si tu política financiera requiere descuento de flujos (coste de capital), finanzas puede solicitar un anexo con VAN/NPV (y, si aplica, TIR/IRR) para comparar inversiones con duraciones distintas.
Marco de decisión CPO: "beneficios defendibles" VS TCO completo
Para justificar la inversión en S2P (Source to Pay) sin hablar de precios, estructura el business case en dos columnas:
- Beneficios defendibles (valor anual): mejoras trazables a cambios operativos (eficiencia, control del gasto, compliance, menos excepciones).
- TCO completo: todo lo necesario para implantar, integrar, adoptar y operar S2P en el ciclo de vida.
Regla CPO: si un beneficio no tiene mecanismo de captura y KPI de medición, el comité lo discutirá o lo descontará.
Beneficios defendibles en un proyecto S2P
En un comité, “defendible” significa: mecanismo claro, trazabilidad y posibilidad de seguimiento. En un proyecto S2P, suelen agruparse en cuatro palancas.
- 1) Eficiencia operativa (menos retrabajo)
- Menos tareas manuales en aprobación, gestión documental y conciliación.
- Menos incidencias por datos incompletos o documentación no trazable.
- Mayor automatización (“touchless”) en el proceso.
- 2) Control del gasto (más “spend under management”)
- Más gasto canalizado a través del flujo aprobado (mejor control y gobernanza).
- Reducción de compras fuera de política (maverick spend) y mayor adherencia a contratos/catálogos.
- 3) Prevención de fugas de valor
La inversión se defiende mejor cuando el CPO explica cómo S2P reduce la brecha entre lo negociado y lo ejecutado (cumplimiento, trazabilidad y control de excepciones).
- 4) Compliance y riesgo
- Trazabilidad documental y preparación para auditorías.
- Mayor control en homologación y gestión del proveedor según políticas internas y requerimientos regulatorios.
TCO S2P: qué incluir para evitar un ROI optimista
Un business case creíble ante el comité requiere un TCO transversal (no solo Compras). En S2P, incluye:
- Implantación: parametrización, flujos, roles, pruebas.
- Integraciones: ERP, maestro de proveedores, catálogos, firmas, repositorios documentales.
- Datos: normalización mínima para asegurar trazabilidad.
- Gestión del cambio: formación, adopción, comunicación, soporte al usuario.
- Operación: soporte, monitorización, gobierno del proceso, evolutivos.
Escenarios y riesgos (lo que el comité espera ver)
Si no se presentan cifras, la calidad del business case se demuestra con escenarios. El objetivo es alinear al comité sobre condiciones de captura de valor.
-
Escenario conservador: Impacto acotado a eficiencia y reducción de incidencias en un subproceso crítico.
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Escenario probable: Eficiencia + mejora de control del gasto con adopción progresiva y gobierno del proceso.
-
Escenario ambicioso: Eficiencia + control + reducción sostenida de fugas de valor, con estandarización (especialmente en entornos multipaís).
Además, para que el comité vea el business case como “aprobable”, conviene listar riesgos como bloqueadores de captura de valor y mostrar mitigaciones operables:
- Adopción (riesgo de no uso / uso parcial):
Mitigación: plan de cambio, formación por rol, sponsors visibles, gobierno (owners por proceso/KPI) y soporte en el arranque. - Calidad del dato (excepciones persistentes):
Mitigación: normalización mínima (campos críticos), reglas de mantenimiento y responsables del dato maestro. - Integración (retrasos o dependencias TI):
Mitigación: diseño de arquitectura, pruebas por oleadas y plan de contingencia para etapas críticas del flujo. - Ecosistema de proveedores (onboarding lento / heterogeneidad):
Mitigación: estrategia de onboarding segmentada (por criticidad/volumen), conectividad y criterios operativos claros.
One pager: guión listo para presentar al comité
- Decisión solicitada: aprobación del proyecto S2P (alcance, fases y gobierno).
- Problema: retrabajo, incidencias, baja trazabilidad, maverick spend, exposición de auditoría.
- Propuesta: digitalizar el ciclo Source to Pay end-to-end, con integración a ERP y gobernanza.
- Modelo económico: beneficios defendibles (4 palancas) vs TCO (5 bloques) + ROI/payback por escenarios.
- Riesgos y mitigación: adopción, datos, integraciones y proveedores.
- Plan de medición: KPIs de ciclo, excepciones, trazabilidad, cumplimiento y automatización.
Plantilla de variables (checklist para el business case)
Plantilla para estructurar ROI S2P sin cifras: define variables, mecanismos y cómo se medirá el impacto tras la implantación.
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Bloque |
Variable |
Cómo se define |
Para qué sirve en comité |
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Beneficio |
Eficiencia operativa |
Automatización + menos intervención humana |
Productividad y foco en tareas de mayor valor |
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Beneficio |
Reducción de excepciones |
Menos incidencias por datos/documentos |
Mejor trazabilidad y menor retrabajo |
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Beneficio |
Control del gasto |
Más compras en flujo aprobado |
Menos maverick spend y mejor gobernanza |
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Beneficio |
Fugas de valor |
Brecha entre negociado y ejecutado |
Captura real de valor y compliance contractual |
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Coste (TCO) |
Integraciones |
ERP + maestros + sistemas satélite |
Evitar infravalorar esfuerzo y dependencias |
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Coste (TCO) |
Gestión del cambio |
Adopción, formación, soporte |
Reducir riesgo de baja adopción |
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Coste (TCO) |
Operación |
Soporte, gobierno, evolución |
Visión realista de ciclo de vida |
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