Nos últimos meses, devido ao confinamento, a digitalização de processos internos tornou-se muito importante. Antes da pandemia, muitas empresas já haviam iniciado o seu processo de transformação digital. Porém, durante o confinamento, a digitalização foi fundamental para poder continuar com a atividade comercial e, nesse contexto, a assinatura digital apresenta-se como uma grande aliada.
Em geral, a assinatura eletrónica pode ser usada para assinar uma multiplicidade de documentos e contratos (laborais e comerciais). No entanto, existem certos procedimentos em que pode ser particularmente vantajosa:
Declaração de consentimento
No sector da saúde, as assinaturas eletrónicas têm especial relevância. Ao assinar digitalmente o consentimento informado, os indivíduos assumem as suas próprias responsabilidades na toma de decisões em saúde, reduzindo significativamente os tempos de gestão.
Petições públicas
Há anos que a União Europeia promove a digitalização das administrações públicas e o mesmo acontece em muitos países da América Latina. Por conseguinte, não é de estranhar que a utilização de assinaturas eletrónicas para gerir formalidades com a administração esteja a tornar-se cada vez mais recorrente.
Acordos de confidencialidade
É um dos documentos mais importantes e críticos para as empresas, pois, em caso de fraude, significaria a perda de propriedade intelectual e o início de litígios, o que implicaria, entre muitos outros inconvenientes, uma despesa de dinheiro e tempo para a empresa.
Neste caso, é também especialmente importante destacar a segurança proporcionada pela assinatura eletrónica e a digitalização de documentos, algo que não caracteriza a gestão do papel.
Contratos com fornecedores
Uma das principais vantagens oferecidas pela assinatura digital é a possibilidade de usá-la a partir de qualquer dispositivo, em qualquer lugar e a qualquer momento. Tudo isto permite que as empresas continuem com a atividade comercial.
O processo de assinatura digital é rápido e fácil, os fornecedores não terão de esperar dias pela documentação de que precisam, mas poderão tê-la instantaneamente, o que facilita muito o seu trabalho e ajuda a melhorar as relações comerciais.
Formalidades dos recursos humanos
O departamento de recursos humanos é um dos principais beneficiários com a introdução da assinatura eletrónica nas empresas. As relações contratuais com os colaboradores podem ser feitas telematicamente após a introdução da assinatura digital, reduzindo drasticamente os tempos de gestão e melhoria de imagem da empresa para os seus colaboradores.
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