O cliente (recetor da mercadoria) envia a confirmação de receção eletrónica (RECADV) com a informação do realmente recebido, o que permite a redução das discrepâncias do conteúdo da mercadoria pedida inicialmente.
Um RECADV (documento de confirmação de receção de mercadoria) é uma mensagem que notifica se o que se recebe se corresponde com o inicialmente pedido, de modo que permite a visibilidade de discrepâncias e antecipação de devoluções ou aceitações de mercadoria para agilizar o processo. Quando a mercadoria é verificada e se realiza o ajuste de discrepâncias pode-se começar a gerar a fatura com a certeza de que não terá de ser modificada.
O RECADV forma parte do fluxo essencial entre o cliente e o fornecedor. Quando o cliente faz uma encomenda (ORDERS), o seu fornecedor envia-lhe a mercadoria (DESADV) e é aqui quando o cliente a verifica e notifica a sua receção (RECADV), para que o fornecedor possa emitir a fatura final (INVOIC).
Como é que o cliente utiliza o RECADV?
O RECADV está a ser cada dia mais utilizado porque contém a última informação atualizada da entrega da mercadoria. Ao contrário do que sucede com a encomenda e com a guia de remessa, este documento informa com certeza sobre as quantidades que se têm de faturar. Além disso, normalmente o cliente acrescenta algumas referências necessárias para a sua gestão contabilística. Isto é importante, por exemplo, no âmbito de entrega de mercadorias em loja, onde o número de encomenda inicial pode ser diferente do definitivo ou, inclusive, não existe uma encomenda inicial dado que se repõe periodicamente aquilo que se necessita.
O RECADV é gerado como elemento visível de uma gestão contabilística que prepara o cliente para a gestão automática da fatura. Isto é, se o fornecedor emite uma fatura de acordo com a informação contida no RECADV, o número de litígios reduz-se drasticamente inclusive ao ponto de poder conformar a fatura sem intervenção humana. Nesses casos, a discrepância maior recai nas quantias, solução que se trata através dos documentos EDI, INVOIC, tipificada como nota de débito ou de crédito (faturas retificativas).
Como é que o fornecedor utiliza o RECADV?
Desde o ponto de vista de relação comercial, a confirmação de receção eletrónica abre o caminho à emissão da fatura. No caso de desacordo da visibilidade para detetar os motivos de discrepâncias, estas podem dever-se a problemas na mercadoria enviada durante a montagem, o transporte ou a entrega final. O facto de conhecer se a mercadoria se deteriora, é roubada ou se extravia é um elemento essencial para oferecer um serviço de garantia aos seus clientes e o RECADV, em comparação com a nota de encomenda e a guia de remessa é vital para este fim.
Em função do cliente, o RECADV também pode informar sobre os artigos que apresentam algum tipo de incidência e consideram-se como corretos todos os outros que não aparecem na mensagem. Quando não há nenhuma incidência, só se envia o cabeçalho da mensagem.
Desde o ponto de vista operativo para a criação da fatura, o RECADV é um elemento essencial. A informação da nota de encomenda, sobretudo se está valorada, é importante para a fatura mas nem sempre contém a informação final e, em alguns casos, necessária para a gestão correta no cliente. Utiliza-se para emitir a fatura evitando a emissão de uma com informação não contrastada.
Um pouco de detalhe sobre o conteúdo
- Código EAN Emissor/Recetor
- Data da entrega
- Referências
- Encomenda
- Referência à guia de remessa eletrónica/física
- Código GTIN de produtos por linhas de mercadoria com as quantidades corretas e/ou incorretas (indica-se 0 no caso de rejeição completa)
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