Gerir faturas manualmente consome tempo, aumenta o risco de erros e eleva os custos operacionais. Descubra como um motor BPM pode simplificar esta tarefa essencial e tornar o processo mais eficiente.
Na prática, a automatização permite que tarefas repetitivas sejam executadas de forma rápida e precisa, reduzindo prazos, minimizando erros e aliviando a carga de trabalho. Desta forma, as equipas podem concentrar-se em atividades mais estratégicas e de maior valor para a empresa.
Atualmente, a automatização de processos, apoiada na transformação digital, tornou-se um pilar fundamental na gestão de processos dos negócios. A sua combinação com a Inteligência Artificial (IA) e o machine learning potencia significativamente o seu alcance e escalabilidade, permitindo otimizar tarefas de forma contínua e consistente.
Um dos principais benefícios da automatização é garantir que os processos empresariais decorrem sem interrupções e com maior eficiência. Um fluxo de trabalho bem estruturado é o primeiro passo para melhorar a produtividade, pois reduz a intervenção manual e agiliza as operações.
No âmbito da automatização de processos empresariais, procura-se otimizar sistemas completos através de ferramentas que interligam diversos fluxos de trabalho. Isto permite desenhar processos integrados que aumentam a eficiência operacional.
Um exemplo concreto é o processamento de faturas, uma tarefa essencial para qualquer organização. Quando realizada manualmente é suscetível a erros e envolve custos elevados. A implementação de um motor BPM (Business Process Management) permite automatizar o fluxo de aprovação de faturas, melhorando a eficiência, a rastreabilidade e a rentabilidade do processo.
A automatização de processos não só otimiza a operação diária das empresas, como também impulsiona a inovação, melhora a qualidade do serviço e reforça a competitividade num mercado em constante evolução.
Neste artigo, iremos explorar os principais desafios dos processos manuais e como a automatização com BPM pode resolvê-los de forma prática e eficiente.
Como validar faturas eletrónicas através da automatização com BPM?
Uma fatura eletrónica é considerada válida quando cumpre os requisitos legais e fiscais necessários e, além disso, passou por um processo de validação que verifica a sua autenticidade, exatidão e aprovação de acordo com os procedimentos internos da empresa.
Graças à digitalização e à automatização, consegue-se uma validação eficiente, assegurando que apenas as faturas eletrónicas válidas sejam processadas.
Um processo de validação de faturas envolve a verificação de diversos detalhes, desde o formato e a imagem da fatura até à correspondência de dados e outros requisitos específicos, o que pode consumir um tempo significativo.
Na prática, a aprovação manual de faturas está frequentemente sujeita a erros humanos, extravio de documentos e falta de visibilidade sobre o estado de cada fatura. Por outro lado, os prazos de aprovação prolongados podem comprometer a relação com os fornecedores e reduzir as oportunidades de obter descontos pelo pagamento antecipado.
Quais são os benefícios da automatização com BPM?
Uma das principais vantagens está relacionada com o facto de agilizar o fluxo de trabalho, pois permite validar, classificar e aprovar faturas de forma eficiente, melhorando o processo desde o recebimento até a aprovação final.
Além disso, reduz erros humanos ao utilizar regras predefinidas e validações automáticas, garantindo maior precisão na verificação dos dados.
Ao diminuir significativamente os tempos de espera, as faturas são processadas mais rapidamente, melhorando a liquidez da empresa e fortalecendo as relações com os fornecedores.
Qual é a importância da rastreabilidade e transparência na aprovação das faturas?
O investimento em rastreabilidade ajuda a minimizar os riscos decorrentes do não pagamento de faturas nos prazos estabelecidos e permite monitorizar a entrega de produtos ou serviços, melhorando o controlo do cash flow. Uma boa visibilidade do processo facilita, entre outras coisas, evitar possíveis fraudes.
Entre os principais problemas decorrentes da falta de rastreabilidade e transparência, podemos encontrar dificuldades em auditorias e controlos ao tentar verificar o histórico de aprovações e pagamentos, bem como situações de desacordo entre departamentos, confusões e atrasos na aprovação de faturas.
No entanto, uma solução que integre um motor BPM proporciona rastreabilidade completa, coordenação entre departamentos, maior controlo e auditoria eficiente.
Um motor BPM oferece visibilidade total sobre o estado e o histórico de cada fatura, permitindo um acompanhamento em tempo real.
Facilita a colaboração entre diferentes áreas, garantindo que todas as partes envolvidas estejam informadas e alinhadas.
Além disso, cada aprovação é registada, incluindo detalhes como a data, o responsável e os comentários associados, melhorando a conformidade regulamentar.
Redução dos custos operacionais através da automatização
A gestão manual de faturas implica uma série de desafios que afetam a eficiência operacional das empresas:
- Elevados custos operativos: O processamento manual de faturas exige um investimento considerável de tempo e recursos, aumentando os custos gerais e potenciando os erros próprios de uma gestão manual dos processos.
- Perda de tempo em tarefas repetitivas: Os colaboradores têm de dedicar longas horas a rever e processar faturas manualmente, retirando tempo a atividades estratégicas que acrescentam maior valor à empresa.
Vantagens da automatização com Business Process Management (BPM)
A implementação de um sistema de gestão de processos de negócio (BPM) permite otimizar a administração de faturas, oferecendo benefícios-chave:
- Eliminação de tarefas repetitivas: A automatização agiliza a validação e aprovação de faturas, reduzindo a carga de trabalho do pessoal e minimizando erros humanos.
- Redução de custos: Ao diminuir a necessidade de intervenção manual, otimiza-se a utilização dos recursos financeiros e reduzem-se os gastos operativos.
- Melhor distribuição de recursos: Com a automatização, os colaboradores podem concentrar-se em atividades estratégicas, impulsionando a produtividade e o crescimento da empresa.
