As faturas em formato PDF enviadas através de e-mail entre empresas privadas (B2B), passaram a ser consideradas eletrónicas desde o início da pandemia do Covid-19. O objetivo era evidente: reduzir a utilização do papel evitando a propagação do vírus. Recentemente, houve alterações na legislação, exigindo a implementação de novos requisitos para essas faturas. Verifiquemos o que muda em 2023 e 2024 e entendamos o que é a assinatura digital qualificada, como implementá-la nas faturas em PDF, e quais os prazos de entrada em vigor.
Obrigatoriedade de Assinatura Digital Qualificada
O Decreto-Lei n.º 28/2019 regulamentou o processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes. De acordo com este Decreto-Lei, torna-se necessário garantir a autenticidade da origem e integridade do conteúdo dos documentos emitidos por via eletrónica. Para tal deverá ser adotado um dos seguintes procedimentos:
- Aposição de uma assinatura eletrónica qualificada
- Aposição de um selo eletrónico qualificado
- Utilização de um Sistema de intercâmbio eletrónico de dados (EDI).
Adiamento da Obrigatoriedade
Devido ao impacto da pandemia, a entrada em vigor da obrigatoriedade de utilizar um destes três procedimentos nas faturas entre privados, foi adiada várias vezes através de Despachos do SEAF. No entanto, com a publicação do Despacho 8/2022 XXIII, a nova data final para aceitação de faturas em PDF como sendo faturas eletrónicas é 31 de dezembro de 2023. Ou seja, a partir de 31 de dezembro de 2023, será obrigatório adotar um dos procedimentos acima mencionados para garantir a autenticidade e integridade das faturas emitidas em PDF.
Assinatura Digital Qualificada: O que é e para que serve?
A assinatura digital qualificada é uma forma de validar a autenticidade da origem dos documentos fiscais e a integridade do conteúdo dos mesmos. Para tal, é utilizado um sistema criptográfico, mediante o qual é gerado um par de "chaves" assimétricas exclusivas e interdependentes, permitindo ao titular da chave privada reclamar a autoria de um documento digital e possibilitando ao detentor da chave pública confirmar a autoria e a integridade do documento digital.
Selo Eletrónico
O selo eletrónico qualificado também é válido para autenticar documentos fiscais. Enquanto a assinatura digital identifica inequivocamente a pessoa ou representante, o selo identifica a entidade responsável pela emissão do documento.
Implementação da Assinatura Digital Qualificada
Para implementar a assinatura digital qualificada nas suas faturas em PDF, é necessário obter um certificado digital qualificado emitido por uma entidade credenciada. A SERES oferece soluções de faturação eletrónica que garantem segurança e conformidade com as obrigações legais. Seja através de faturas com assinatura digital PDF ou EDI, a SERES adapta-se às diferentes necessidades dos diversos setores de negócio.
Para concluir, as faturas em PDF assinadas são o presente da faturação eletrónica em Portugal no B2B. A partir de 31 de dezembro, para as faturas em formato PDF enviadas entre empresas privadas, será obrigatório adotar a assinatura digital qualificada para garantir a autenticidade e integridade dos documentos fiscais.
