Automatización de procesos: aprobación de facturas con motor BPM

En términos prácticos, la automatización consiste en emplear tecnologías para ejecutar tareas rutinarias de forma automática, lo que disminuye plazos, reduce errores y aligera la carga de trabajo. Así, los equipos pueden enfocarse en actividades más estratégicas y de alto valor para la empresa.

Hoy en día, la automatización de procesos, apoyada en la transformación digital, se ha convertido en un pilar fundamental para la gestión de procesos de negocio. Su combinación con la inteligencia artificial (IA) y el machine learning amplifica significativamente su alcance y escalabilidad, permitiendo una optimización sin precedentes en la ejecución de tareas.

Uno de los mayores beneficios de la automatización es garantizar que los procesos empresariales se desarrollen de manera continua y eficiente. Un flujo de trabajo bien diseñado es el primer paso para mejorar la productividad, ya que reduce la intervención manual y agiliza las operaciones.

Dentro de la automatización de procesos de negocio, se busca optimizar sistemas completos mediante herramientas que interconectan diversos flujos de trabajo. Esto permite diseñar procesos integrales que mejoran la eficiencia operativa.

Un claro ejemplo de esto es la gestión de facturas, una tarea esencial para cualquier organización. Cuando se maneja de forma manual, puede ser ineficiente, propensa a errores y generar altos costes operativos. La implementación de un motor BPM (Business Process Management) permite optimizar el flujo de aprobación de facturas, mejorando la eficiencia, la trazabilidad y la rentabilidad del proceso.

En conclusión, la automatización de procesos no solo optimiza la operativa de las empresas, sino que también impulsa la innovación, mejora la calidad del servicio y refuerza la competitividad en un mercado en constante cambio.

En este artículo, exploraremos los principales retos de los procesos manuales y cómo la automatización con BPM puede resolverlos.

Valida facturas electrónicas gracias a la automatización con BPM

Una factura electrónica es válida cuando cumple los requisitos legales y fiscales necesarios y que, además, ha pasado por un proceso de validación que verifica su autenticidad, exactitud y aprobación según los procedimientos internos de la empresa.

Gracias a la digitalización y a la automatización se consigue una validación eficiente, asegurando que solo las facturas electrónicas válidas se procesen.

Un proceso de validación de facturas lleva consigo la verificación de múltiples detalles, desde el formato y la imagen de la factura hasta la coincidencia de datos y otros requisitos específicos además de consumir un tiempo significativo.

Realmente, la aprobación manual de facturas suele estar plagada de errores humanos, extravío de documentos y falta de visibilidad en el estado de cada factura. Por otro lado, los tiempos de aprobación prolongados pueden afectar la relación con proveedores y reducir las oportunidades de obtener descuentos por pronto pago.

¿Qué beneficios aporta la automatización con BPM?

Principalmente agiliza el flujo de trabajo porque permite validar, clasificar y aprobar facturas de manera eficiente, mejorando el proceso desde la recepción hasta la aprobación final.

Reduce errores humanos al utilizar reglas predefinidas y validaciones automáticas, garantizando una mayor precisión en la verificación de los datos.

Al disminuir notablemente los tiempos de espera, las facturas son procesadas más rápidamente, mejorando la liquidez de la empresa y fortaleciendo las relaciones con los proveedores.

Importancia de la trazabilidad y transparencia en la aprobación de facturas

La inversión en trazabilidad ayuda a minimizar riesgos por el no pago de facturas en los plazos establecidos y permite monitorear el cobro de productos o servicios, mejorando el control de flujo de caja. Una buena visibilidad del proceso facilita, entre otras cosas, evitar posibles fraudes.

En los principales problemas que se derivan de la falta de trazabilidad y transparencia podemos encontrar dificultades en auditorías y controles al intentar verificar el historial de aprobaciones y pagos y situaciones disconformes entre departamentos, confusiones y retrasos en la aprobación de facturas.

No obstante, si cuentas con una solución que aporta un motor BPM, conseguirás una trazabilidad completa, coordinación entre departamentos, mayor control y auditoría eficiente.

Un motor BPM ofrece visibilidad total sobre el estado e historial de cada factura, permitiendo un seguimiento en tiempo real.

Facilita la colaboración entre diferentes áreas, asegurando que todas las partes involucradas estén informadas y alineadas.

Por otro lado, se registra cada aprobación incluyendo detalles como la fecha, el responsable y los comentarios asociados, mejorando el cumplimiento normativo.

Reducción de costes operativos mediante la automatización

La gestión manual de facturas implica una serie de desafíos que afectan la eficiencia operativa de las empresas:

• Altos costes operativos: El procesamiento manual de facturas requiere una inversión considerable de tiempo y recursos, lo que aumenta los gastos generales además del impacto que pueden tener los errores propios de una gestión manual de los procesos.
• Desperdicio de tiempo en tareas repetitivas: Los empleados deben dedicar largas horas a revisar y procesar facturas de forma manual, restando tiempo a actividades estratégicas que aportan mayor valor a la empresa.

Ventajas de la automatización con Business Process Management

La implementación de un sistema de gestión de procesos de negocio (BPM) permite optimizar la administración de facturas, ofreciendo beneficios clave:

• Eliminación de tareas repetitivas: La automatización agiliza la validación y aprobación de facturas, reduciendo la carga de trabajo del personal y minimizando errores humanos.
• Reducción de costes: Al disminuir la necesidad de intervención manual, se optimiza el uso de los recursos financieros y se reducen los gastos operativos.
• Mejor distribución de recursos: Con la automatización, los empleados pueden enfocarse en actividades estratégicas, impulsando la productividad y el crecimiento de la empresa.