Tipos de soluções de faturação eletrónica e EDI: manual vs integrada

A faturação eletrónica e o intercâmbio eletrónico de dados (EDI) tornaram-se essenciais para a gestão eficiente das operações comerciais na era digital. Estas soluções permitem às empresas automatizar os seus processos de faturação e comunicação com os seus parceiros comerciais. Duas abordagens comuns neste domínio são as soluções Web-Manual e as soluções integradas no ERP. Neste artigo, vamos explorar estas duas opções e as suas características distintivas.

Solução Web-Manual

Trata-se de um serviço manual e económico, que é direcionado para aquelas empresas que têm a necessidade de enviar mensalmente poucas faturas eletrónicas estruturadas (até 10+/-).

Após carregar a fatura no seu ERP, deverão dirigir-se a um portal e introduzir manualmente em um formulário toda a informação da fatura. Em certas situações também é possível efetuar um upload da fatura (CIUS-PT+PDF), e enviar-la.

Algumas das suas principais características:

• Facilidade de utilização: estas soluções são acessíveis a partir de qualquer lugar com uma ligação à Internet.

• Implementação rápida: não é necessária uma implementação complexa ou dispendiosa, permitindo que as empresas comecem a utilizar a faturação eletrónica e o EDI num curto espaço de tempo.
• Muitas limitações: pode não ser a melhor opção para empresas de maior dimensão ou com fluxos de trabalho altamente complexos, uma vez que a falta de integração profunda com o ERP pode limitar a automatização e a eficiência.

Solução Integrada ERP

Por outro lado, as Soluções Integradas ERP são sistemas de faturação eletrónica e EDI totalmente integrados no sistema de planeamento de recursos empresariais (ERP) de uma empresa. Isto significa que todos os processos relacionados com a faturação e a troca de dados são executados no mesmo ambiente de software. Trata-se de um serviço avançado que permite a comunicação/integração diretamente entre o ERP do cliente e o broker.  Eis algumas das principais características desta abordagem:

•  Integração profunda: a faturação eletrónica e a EDI estão totalmente integradas no ERP, permitindo a máxima automatização e eficiência nos fluxos de trabalho da empresa.
• Eficiência operacional: a informação flui sem problemas entre departamentos, reduzindo a duplicação de dados e minimizando os erros.
• Conformidade regulamentar: os regulamentos fiscais e legais são frequentemente cumpridos de forma mais eficaz porque estão integrados no ERP, minimizando o risco de incumprimento.
• Escalabilidade: para empresas em crescimento ou grandes organizações que necessitam de uma solução escalável e altamente personalizável.
• Custos iniciais: os custos iniciais de implementação e manutenção podem ser mais elevados mas o retorno do investimento é de cerca de um ano.
• Possibilidade de emissão a todos os clientes privados e/ou públicos.

Que tipo de solução escolher?

Dependerá das necessidades específicas e dos recursos da sua empresa. As empresas muito pequenas podem encontrar benefícios imediatos nas soluções Web-Manual devido à sua facilidade de utilização e aos baixos custos iniciais. No entanto, SERES, como líder no fornecimento de serviços de faturação eletrónica e EDI, recomenda a Solução integrada, com base na premissa de que, ao integrar totalmente a faturação eletrónica e o EDI no seu sistema ERP, estará em condições de automatizar eficazmente todos os seus processos empresariais. Isto não só lhe poupará tempo significativo na geração de facturas e na comunicação com os seus parceiros comerciais, como também aumentará a eficiência operacional, reduzirá os erros e assegurará a conformidade de forma mais eficaz, proporcionando uma solução completa e robusta para as exigências do ambiente empresarial atual.