Qual a melhor solução de faturação eletrónica e EDI?

A faturação eletrónica e o intercâmbio eletrónico de dados (EDI) tornaram-se essenciais para a gestão eficiente das operações comerciais na era digital. Estas soluções permitem às empresas automatizar os seus processos de faturação e comunicação com os seus parceiros comerciais. Duas abordagens comuns neste domínio são as soluções Web-Manual e as soluções integradas no ERP. Neste artigo, vamos explorar estas duas opções e as suas características distintas.

A SERES, especialista em soluções de faturação eletrónica e EDI, com mais de 30 anos de experiência e presença em 113  países, apresenta as principais alternativas: Web‑Manual vs integração com o ERP para as empresas que querem modernizar processos e alinhar-se com as normas fiscais em vigor. 

O que é a faturação eletrónica e o EDI?

A faturação eletrónica é o processo de emissão, envio, receção e arquivo de faturas em formato digital, substituindo os documentos em papel por versões estruturadas que podem ser processadas automaticamente por sistemas informáticos. É muito mais do que um simples PDF, pois envolve formatos estruturados (como o CIUS‑PT) e garante o cumprimento das obrigações legais nacionais e europeias.

Já o EDI (Electronic Data Interchange) é uma tecnologia que permite a troca de documentos comerciais (como faturas, notas de crédito, pedidos de encomenda, guias de remessa etc.) entre empresas, de sistema para sistema, sem intervenção humana. É especialmente usado por empresas com um elevado volume de transações ou com integração em cadeias de fornecimento.

Benefícios principais da faturação eletrónica e do EDI:

• Automatização de tarefas administrativas.

• Redução de erros manuais.

• Poupança de tempo e custos.

• Garantia de cumprimento das obrigações legais e fiscais.

• Aumento da segurança e rastreabilidade da informação.

Na SERES ajudamos empresas de todos os setores a adotar estas soluções com flexibilidade, cumprimento legal garantido e apoio técnico especializado.

Como funciona a solução Web-Manual da SERES?

A solução web-manual da SERES trata-se de um serviço manual e económico, que é direcionado para aquelas empresas que têm a necessidade de enviar mensalmente poucas faturas eletrónicas estruturadas (até 10 faturas por mês).

Após carregar a fatura no seu ERP, deverão dirigir-se a um portal e introduzir manualmente num formulário da SERES toda a informação da fatura. Em certas situações também é possível efetuar o upload da fatura (CIUS-PT+PDF), e enviar-la.

Quais são as vantagens e limitações da solução Web-Manual?

Antes de escolher uma solução de faturação eletrónica, é importante conhecer os prós e os contras do serviço Web‑Manual da SERES, especialmente indicado para empresas com menor volume de documentos ou necessidades mais pontuais. Conheça alguns deles:

• Facilidade de utilização: estas soluções são acessíveis a partir de qualquer lugar com uma ligação à Internet.

• Implementação rápida: não é necessária uma implementação complexa ou dispendiosa, permitindo que as empresas comecem a utilizar a faturação eletrónica e o EDI da SERES num curto espaço de tempo.
• Muitas limitações: pode não ser a melhor opção para empresas de maior dimensão ou com fluxos de trabalho altamente complexos, uma vez que a falta de integração profunda com o ERP pode levar a  que existam erros e limitar a automatização e a eficiência.

O que são as soluções integradas com ERP?

As soluções integradas com ERP da SERES são sistemas de faturação eletrónica e EDI totalmente integrados no sistema de planeamento de recursos empresariais (ERP) de uma empresa. Isto significa que todos os processos relacionados com a faturação e a troca de dados são executados no mesmo ambiente de software. Trata-se de um serviço avançado que permite a comunicação/integração diretamente entre o ERP do cliente e o broker.  

Quais são as vantagens e desvantagens das soluções integradas com ERP?

•  Integração profunda: a faturação eletrónica e a EDI estão totalmente integradas no ERP, permitindo a máxima automatização e eficiência nos fluxos de trabalho da empresa.
• Eficiência operacional: a informação flui sem problemas entre departamentos, reduzindo a duplicação de dados e minimizando os erros.
• Conformidade regulamentar: os regulamentos fiscais e legais são frequentemente cumpridos de forma mais eficaz porque estão integrados no ERP, minimizando o risco de incumprimento.
• Escalabilidade: para empresas em crescimento ou grandes organizações que necessitam de uma solução escalável e altamente personalizável.
• Custos iniciais: os custos iniciais de implementação e manutenção podem ser mais elevados mas o retorno do investimento é de cerca de um ano.
• Possibilidade de emissão a todos os clientes privados e/ou públicos.

A SERES disponibiliza equipas técnicas e comerciais para ajudar na integração com os principais ERP do mercado, como SAP, Primavera, PHC, entre outros.

Como escolher entre a solução manual vs integrada?

Dependerá das necessidades específicas e dos recursos da sua empresa. As empresas muito pequenas podem encontrar benefícios imediatos nas soluções Web-Manual devido à sua facilidade de utilização e aos baixos custos iniciais.

No entanto, a SERES, como líder nos serviços de faturação eletrónica e EDI, recomenda a solução integrada, com base na premissa de que, ao integrar totalmente a faturação eletrónica e o EDI no seu sistema de ERP, estará em condições de automatizar eficazmente todos os seus processos empresariais. Isto não só poupará tempo na geração de faturas e na comunicação com os seus parceiros comerciais, como também vai aumentar a eficiência operacional, reduzir os erros e assegurará o cumprimento de forma mais eficaz, proporcionando uma solução completa e robusta para as exigências do ambiente empresarial atual.

Por que a SERES recomenda a opção integrada?

A solução integrada com o ERP é a mais eficiente para empresas que pretendem automatizar processos, crescer de forma sustentável e garantir uma gestão fiscal e documental robusta. Ao contrário da versão Web‑Manual, onde a inserção de dados é feita manualmente num portal, a integração permite que todo o processo decorra automaticamente dentro do ERP da empresa, sem duplicações.

A SERES recomenda a solução integrada porque:

• Garante escalabilidade: ideal para empresas com volume médio ou elevado de documentos.

• Elimina erros manuais: graças à automatização e sincronização com os sistemas internos das empresas.

• Melhora o controlo e rastreabilidade: todos os dados circulam dentro do ERP.

• Garante o cumprimento legal e fiscal contínuo: com atualizações automáticas dos requisitos legais (como CIUS‑PT e SAF‑T)

• Reduz custos operacionais a médio/longo prazo

Com mais de 30 anos de experiência em digitalização de processos, a SERES implementa soluções integradas adaptadas ao ERP da sua empresa, garantindo segurança, suporte técnico dedicado e evolução contínua.

Descubra como a experiência da SERES pode tornar a implementação da faturação eletrónica na sua empresa mais simples, segura e totalmente alinhada com as exigências legais.