No passado dia 1 de janeiro de 2021, entrou em vigor o Decreto-Lei 28/2019, o qual nos indica no artigo 12º, número 2 (alínea a), que para a emissão de faturas eletrónicas seja colocada uma assinatura eletrónica qualificada nos termos legais. Este ponto em concreto tem suscitado muitas dúvidas nas empresas quanto aos certificados eletrónicos.
Simultâneamente, no passado dia 1 de janeiro, também entrou em vigor a obrigação de faturar eletronicamente às Administrações Públicas para as grandes empresas e, ao longo de 2021, também serão obrigadas as PME’s e as microempresas. O formato estabelecido pela eSPap para realizar envios de faturas eletrónicas às Administrações Públicas é o “CIUS-PT”.
Regra geral, o envio de faturas eletrónicas às Administrações Públicas é um processo técnicamente complexo e dispendioso, e por esse motivo os fornecedores recorrem a Brokers. Para o envio de faturas a todas as entidades vinculadas à eSPap (cerca de 1500 até ao momento), não é obrigatória uma assinatura eletrónica dos ficheiros, visto que, está a ser utilizado um sistema de intercâmbio eletrónico de dados conforme o artigo 12º, número 2 (alínea c), do Decreto-Lei 28/2019. Assim, o uso de uma assinatura eletrónica é totalmente facultativo.
Por outro lado, as Entidades Públicas Locais que não estão vinculadas à eSPap, recorrem também a Brokers para receber as faturas no formato “CIUS-PT”, e estas faturas sim, devem vir assinadas com um certificado eletrónico qualificado.
Os brokers, como a SERES, possuem certificados eletrónicos qualificados de representação que lhes permite a faturação como terceiro de confiança, estando previsto no nº14 do Art. 29º do CIVA e regulado no Art. 5º do DL28/19. Os brokers podem enviar faturas eletrónicas tanto às entidades públicas como a clientes privados, através de ficheiros XML’s ou através de PDF’s por e-mail, e têm toda a legitimidade para assinar todas as faturas em nome dos seus clientes.
Respaldados pelo parecer da Autoridade Tributária, podemos concluir com toda a segurança que as empresas podem adquirir um certificado qualificado às entidades emissoras dos mesmos, no entanto, não são obrigadas a fazê-lo se tiverem um broker de fatura eletrónica que possa assinar as faturas em seu nome.
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