En un entorno empresarial cada vez más digitalizado, la gestión eficiente de las compras y la optimización de los procesos de abastecimiento se ha convertido en una prioridad para las organizaciones.
Como los procesos manuales y descentralizados pueden dar lugar a ineficiencias, errores y falta de visibilidad, han surgido las plataformas de e-Procurement como una solución clave para optimizar la gestión de compras, proporcionando control, automatización y la visibilidad con la que antes no se contaba.
Cuando hablamos de e-Procurement, nos referimos al aprovisionamiento o compras electrónicas que se materializa en una solución que engloba operaciones de compras y abastecimiento de manera electrónica entre clientes y proveedores.
Existen diferentes tipos de e-Procurement según las necesidades específicas de cada empresa: e-Procurement B2B, e-Sourcing (identificación, evaluación y selección de proveedores en línea), e-Tendering (las instituciones gubernamentales publican licitaciones y solicitudes de propuestas on line), e-Reverse auctions (útil para productos estandarizados o con bajo valor) y e-Catalogs (catálogos electrónicos con información detallada sobre productos y servicios disponibles).
A lo largo de este artículo, dejamos atrás el papel y aprovechamos la transformación digital y la automatización de procesos para explorar qué son estas plataformas, los beneficios que aportan y cómo pueden mejorar la relación con los proveedores.
Introducción a las plataformas de e-Procurements
Muchas empresas, antes de implementar soluciones digitales, se enfrentaban a diferentes dificultades en la gestión de sus compras debido a:
- Procesos manuales, ya que la falta de un sistema unificado dificultaba el control y el seguimiento de las compras, aumentando el riesgo de errores.
- Al no contar con una herramienta centralizada, se incrementaba la falta de visibilidad y control y, como resultado, la monitorización de presupuestos, pedidos y aprobaciones se volvía demasiado complejo.
¿Qué es una plataforma de e-Procurement?
Una plataforma de e-Procurement es un sistema digital que permite gestionar de manera centralizada y automatizada todo el proceso de compras (S2P), desde la solicitud hasta la aprobación y emisión de órdenes de compra. Entre sus principales funciones se incluyen:
- Unifica todas las operaciones en un solo sistema, mejorando la visibilidad y el control.
- Automatiza el flujo de trabajo y optimiza la gestión de solicitudes, aprobaciones y generación de órdenes de compra.
- Trazabilidad y transparencia para acceder a un historial detallado de cada transacción, facilitando auditorías y garantizando el cumplimiento normativo.
El e-Procurement consta de 3 etapas principales, específicas de lo que conocemos como Source to Pay:
- Selección de productos a través de un catálogo online, catálogo PunchOut o a través de un mercado específico. Posteriormente, la solicitud de compra se incorpora al sistema de compras para seguir el flujo de trabajo predefinido.
- Cuando la solicitud de compra se confirma, se convierte automáticamente en un pedido que se envía al proveedor como un documento electrónico.
- Por último, una vez el pedido se ha realizado, es el momento de la recepción de la factura, que también puede ser desmaterializada. Es decir, las empresas reciben la factura, preferiblemente en formato electrónico, que acepta el pedido y desencadena el pago.
Beneficios clave de implementar una plataforma de e-Procurement
Si en tu empresa no hay implantada una plataforma de e-Procurement, debes saber que te puedes enfrentar a dos situaciones que pueden dificultar el desarrollo de tu proceso de compras.
Una de ellas está relacionada con la descoordinación entre departamentos, que puede generar retrasos y errores, y otra es la falta de automatización, que, dado el caso, incrementaría el tiempo que se dedica a tareas administrativas y a un mayor desperdicio de recursos que se podrían destinar a tareas de mayor valor añadido.
La descoordinación entre departamentos puede generar retrasos y errores y la falta de automatización, incrementar el tiempo que se dedica a tareas administrativas y a un mayor desperdicio de recursos.
Entonces, ¿cómo una plataforma de e-Procurement puede solucionar estos problemas?
En primer lugar, mejora la coordinación y colaboración entre departamentos, proporcionando una visibilidad mayor en tiempo real.
Una plataforma de e-Procurement ayuda a reducir errores y agilizar la gestión de las compras. Además, permite auditar cada etapa del proceso, asegurando el cumplimiento de políticas internas y normativas.
Por último, cada transacción quedará registrada y documentada, facilitando el análisis de datos para la toma de decisiones estratégicas.
Mejora la relación con proveedores a través de plataformas de e-Procurement
Una gestión manual de proveedores y sin plataforma de e-Procurement puede generar, principalmente, falta de visibilidad y control, retrasos y errores en órdenes de compra y falta de transparencia.
Gestionar múltiples proveedores sin un sistema centralizado puede ser caótico, la falta de automatización puede ocasionar demoras en la emisión y seguimiento de pedidos que, a su vez, puede acabar en conflictos con proveedores sobre condiciones, plazos y pagos.
Para evitar todo esto, el uso de una plataforma de e-Procurement permite:
- Optimizar los procesos de sourcing para mejorar la gestión del gasto, agilizar las compras y fortalecer la relación con los proveedores.
- Gestionar eficientemente proveedores para facilitar la supervisión del rendimiento y cumplimiento de cada proveedor, además de todos los procesos de la cadena de suministro.
- Búsqueda inteligente y estratégica de proveedores de alto valor para favorecer las condiciones de compra y garantizar la adquisición de bienes y servicios en buenas condiciones.
- Relaciones comerciales más sólidas para estandarizar términos, acelerar la firma de acuerdos y reforzar el cumplimiento normativo a la par que se logra minimizar riesgos.
Las plataformas de e-Procurement transforman la manera en que las empresas gestionan sus compras porque ofrecen una solución que optimiza la eficiencia, el control y la transparencia y, además, fortalece la relación con proveedores y facilita la toma de decisiones estratégicas.
En un mercado en constante evolución, apostar por la digitalización del proceso de compras es esencial para mejorar la competitividad empresarial y establecer relaciones más sólidas y a largo plazo con todos tus proveedores.