Cada día las empresas gestionan una cantidad muy alta de documentación que debe ser intercambiada y firmada entre diferentes partes, como es el caso de contratos laborales, pólizas, nóminas, cesiones de responsabilidad, contratos de arrendamiento, etc. En la mayoría de los casos, esta gestión se realiza de manera manual, lo que dificulta y retrasa los procesos contractuales y genera situaciones de inseguridad jurídica, ya que a menudo se inicia la prestación de un servicio sin que esté formalizado.
Las posibilidades de simplificar estos procesos y ahorrar costes son especialmente importantes en sectores como la banca, seguros, servicios financieros, Utilities, ETTS, sanidad, reparación de automóviles, construcción, reforma y obras, etc., donde, sorprendentemente, se siguen firmando los documentos en papel e introduciendo a mano los datos en los sistemas de gestión internos.
El uso de Contralia permite el envío, aceptación y firma digital de documentos contractuales, incluidos los documentos justificativos, que requieran de un consentimiento de forma manifiesta de forma electrónica. De esta forma, con Contralia, las empresas pueden automatizar todo el proceso de notificación y seguimiento y acumular pruebas fehacientes de todas las acciones que se realizan en él.
Ventajas de la firma online
Contralia simplifica las tareas administrativas, automatizando el proceso y gestionando la documentación de forma más eficiente, al incluir también el intercambio de datos con los sistemas de gestión, eliminando el papel y activando los procesos de backoffice como la contratación y alta de los servicios.
Además, la firma online agiliza los procesos de contratación, ofrece trazabilidad (total o parcial) del estado de la documentación, integra los datos con los sistemas internos de las empresas, ofrece validez legal y garantía jurídica en la Unión Europea. Además, cumple con Ley Orgánica de Protección de Datos, el Reglamento General de Protección de Datos y el Reglamento eIDAS.
Asimismo,la gestión documental electrónica permite a los clientes tramitar de forma masiva los envíos certificados con acuse de recepción, la recepción de documentos por un tercero, la firma electrónica de documentos (pólizas, contratos, nóminas, plantillas, etc.).
Seguro y flexible
Contralia se apoya en el sistema "One Time Password", equivalente al usado en PSD2, y facilita un entorno sencillo para la identificación y firma electrónica del destinatario mediante un código de un sólo uso recibido por SMS. Además, se adapta de forma sencilla a diferentes procesos de contratación, independientemente del canal de relación con el cliente (cara a cara, online, en una sucursal, móvil...), y es un servicio de confianza según el Reglamento eIDAS (UE Nº 910/2014), con firma electrónica en la nube o remota, con la intervención de un tercero de confianza (Ley 34/2002).
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