La transformación digital de los procesos empresariales y la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece ha llevado a la adopción de la factura electrónica como estándar en transacciones comerciales. En España, esta norma establece los formatos válidos para el intercambio de facturas electrónicas B2G y B2B.
La Ley Crea y Crece tiene como finalidad la digitalización, el fomento de la creación y crecimiento del tejido empresarial y la lucha contra la morosidad empresarial.
Por ello, se establecen una serie de actuaciones que garantizan el foco para cumplir estos objetivos. Aunque ha sido un proceso largo, España ha sabido reaccionar de manera positiva al impulso de la digitalización derivado de la pandemia.
Hasta la llegada de la ley, las sintaxis más utilizadas en el intercambio de facturas electrónicas en España eran Facturae y EDIFACT, a las que se sumaron los formatos UBL y CEFACT como requisito para adaptarse al contexto europeo.
Como pioneros en la facturación electrónica, ponemos a tu disposición una plataforma especializada que asegura la validez legal de cada factura, facilita la integración con los sistemas de gestión (ERP) y garantiza interoperabilidad entre empresas y administraciones públicas. Por ello, SERES se consolida como un aliado estratégico crucial en el cumplimiento normativo y en la optimización de los procesos de facturación.
Antes de conocer cuáles son los formatos concretos, es importante entender lo que significa hablar de formatos de factura electrónica.
Un formato define cuál es la estructura y el lenguaje en el que se intercambian los datos de una factura electrónica. De esta manera, asegura que emisores, receptores y administraciones públicas interpreten la información de forma homogénea.
Gracias a ello, se garantiza la interoperabilidad entre sistemas, la validez legal y la automatización de procesos.
Desde el punto de vista del emisor, todas las plataformas de intercambio deben tener la capacidad de transformar el mensaje de factura entre todos los formatos admitidos, garantizando su autenticidad y contenido.
Asimismo, los emisores deben acompañar las facturas electrónicas de un PDF durante todo el período de transición (hasta 2026 aproximadamente).
Dentro de los requisitos legales que encontramos en un proceso de recepción de facturas, todas las empresas están obligadas a recibir sus facturas en formato electrónico y deben hacer público su punto único de entrada para que sus proveedores sepan cómo emitir sus facturas (artículo 5.5).
La integración con tu sistema contable actual o ERP es un factor que va a facilitar y optimizar el proceso de tramitación y pago de facturas a tus proveedores.
Cuando se apruebe definitivamente la Ley, habrá más de un formato para emitir y recibir facturas electrónicas en España. Según el artículo 6.1, los formatos estructurados válidos y aceptados legalmente para el intercambio de facturas electrónicas en España son:
Por otro lado, desde el momento de la entrada en vigor de la factura electrónica B2B en España, el PDF ya no será un formato válido.
El contenido, aparte de venir recogido en el reglamento de facturación, deberá ser acordado contractualmente con el proveedor y se debe informar a una fecha anterior a la operación.
Una factura electrónica en formato estructurado debe estar compuesta por 6 bloques de información: Cabecera; Emisor; Receptor; Factura; Extensiones; y Firma electrónica.
Algunos de los elementos comunes en una factura electrónica son:
En el sistema de facturación electrónica en España se distinguen 2 tipos de facturas electrónicas:
El proceso de intercambio de información en diferentes formatos estructurados puede volverse bastante complejo, por ello, la mejor opción es equiparse con los servicios tecnológicos necesarios y conocer las claves y pasos previos antes de poner en marcha un proyecto de facturación electrónica.
La inmediatez, la validez legal, trazabilidad y la facilidad de conservación son algunos de los beneficios que aportará la factura electrónica en tu negocio. Por otro lado, también ayudará a reducir el consumo de papel, a mejorar la liquidez de las empresas y a acceder a nuevas fuentes de financiación.
Un proyecto de facturación electrónica es una inversión crucial para mejorar la eficiencia operativa, cumplir con la normativa y garantizar la competitividad a largo plazo que ofrece beneficios significativos.
La adopción de la factura electrónica requiere de un apoyo de experiencia, conocimiento y flexibilidad para sacar el máximo partido a este proceso de transformación.
En SERES somos referentes en la adopción de la facturación electrónica y transformación digital de empresas. Nuestra experiencia en diversos proyectos de facturación electrónica nos permite acompañar a empresas, garantizando siempre el cumplimiento normativo, la seguridad de la información y la eficiencia operativa.