El uso del EDI en el sector automoción

El sector automoción se caracteriza por la gran cantidad de documentos e información que se debe intercambiar, tener distintos protocolos y líneas de comunicación y precisar de una alta seguridad en las transacciones, la optimización y automatización de los procesos, y la reducción de los errores, costes y tiempos. Es decir, es un sector altamente competitivo cuyos procesos empresariales marcan la diferencia y que, además, se desarrolla en un entorno internacional con normativas y especificaciones diferentes.

Por todo lo comentado anteriormente y con el objetivo de reducir costes, eliminar gestiones de stock innecesarios y producir sólo las cantidades y suministros demandados, el sector automoción tiene implementado el modelo de producción “Just In Time”, en el que se produce únicamente lo necesario según la demanda de vehículos que se quieran producir.

El uso de este modelo exige un alto nivel de coordinación logística entre todos los componentes de su cadena de suministro: fabricantes, constructores o armadores de vehículos (OEM), proveedores de equipos y componentes (TIER 1/Nivel 1, TIER 2/Nivel 2, TIER 3/Nivel 3, etc.) y distribuidores o vendedores. Y, asimismo, es necesario que los proveedores tengan alta disponibilidad y flexibilidad de entrega de los componentes en el momento exacto, exista seguridad en todos los intercambios y se mantenga siempre un nivel de alta calidad en la producción de los vehículos.

Por todas estas razones el uso del Intercambio Electrónico de Documentos (EDI) hace muchos años que se ha convertido en una obligación dentro del sector automoción. Y, gracias a su uso, el flujo de comunicación entre los componentes de la cadena de suministro de este sector es más rápido, eficaz, seguro, eficiente y transparente. Además, el uso del EDI permite la adaptación a todo tipo de empresas y entornos de producción, automatizando los procesos y haciéndolos más ágiles.

¿Cómo funciona el intercambio electrónico de documentos en el sector automoción?

Los principales mensajes EDI que se intercambian en el sector automoción son: DELFOR (planificación de compra, petición de suministro prevista o pedido planificado), DELJIT (pedido firme o petición precisa de suministro), DESADV (aviso de expedición o de envío, albarán o guía de remisión), RECADV (confirmación de recepción de la mercancía), INVOIC (factura).

Dejando a un lado las personalizaciones o casos concretos de ciertas empresas, el flujo de comunicación estándar para el EDI en el sector automoción sigue la siguiente lógica:

Cada cierto tiempo, la figura del distribuidor manda un mensaje de pedido planificado o DELFOR al fabricante; el cual también emitirá su propio DELFOR a sus diferentes proveedores (TIER 1/Nivel 1, TIER 2/Nivel 2, TIER 3/Nivel 3, etc.).

Una vez que el distribuidor emita su pedido firme o DELJIT al fabricante, igualmente el fabricante emitirá a sus correspondientes proveedores su propio DELJIT; incluyendo la planificación de entrega precisa, para evitar retrasos o errores en la cadena de montaje o armamento de los vehículos.

Cuando el proveedor envíe sus lotes de suministro, éste emitirá el correspondiente DESADV o albarán y se lo enviará al armador o fabricante de vehículos. Una vez recibido el suministro en la fecha y condiciones acordadas, el fabricante emitirá y enviará el RECADV o confirmación de recepción al proveedor y, este último, procederá a enviar la factura correspondiente al servicio prestado.

Finalizada la cadena de montaje, los vehículos serán enviados al distribuidor junto con el DESADV correspondiente. La recepción de los vehículos supondrá la emisión y el envío del RECADV de confirmación y, seguidamente, el armador de vehículos enviará su INVOIC al distribuidor; finalizando aquí todo el flujo EDI.