En el día a día del sector automoción hay gran cantidad de documentos que deben ser intercambiados: planificaciones de compra, pedidos firmes, avisos de envío o expedición, confirmación de recepción, facturas, etc. La alta competitividad del sector y la importancia logística del mismo hace imprescindible que el intercambio de todos estos documentos sea lo más rápido y ágil posible.
Por otra parte, las cadenas de suministro de las empresas del sector automoción se caracterizan por su heterogeneidad y por los múltiples componentes de la misma (distribuidor, fabricante, proveedor de N1, proveedor de N2, etc). Todo esto hace necesario, también, trabajar bajo un modelo que aporte gran nivel de planificación y coordinación.
En este sentido, el Intercambio Electrónico de Documentos o EDI se ha convertido en una herramienta clave y, prácticamente obligatoria, para el sector automoción. El uso del EDI en las empresas automovilísticas aporta una mayor agilidad y trazabilidad en los documentación intercambiados, a la vez que permite la reducción de tiempos y costes.
¿Cuáles son los mensajes más comunes en automoción?
En el EDI existen diversos mensajes estandarizados internacionalmente que permiten el envío y la recepción de forma rápida y sencilla de los documentos necesarios; a la vez que automatiza todo el proceso y aumenta la eficiencia.
En un flujo estándar para la cadena de montaje del sector automoción y su posterior distribución, diariamente, intervienen cinco documentos EDI principales:
- DELFOR - Delivery Forecast: también conocido como planificación de compra, petición de suministro prevista o pedido planificado, es un mensaje que indica al proveedor su cota respecto a la demanda total del cliente dentro de un periodo acordado. Es decir, es un documente que recoge la planificación de suministro estimada que se va necesitar el cliente.
- DELJIT - Delivery Just in Time: llamado pedido firme o petición precisa de suministro, es un mensaje que incluye la cantidad fija de suministro que el cliente precisa y la planificación de entrega. Esta planificación de entrega consta del dónde, cómo, cuándo debe de ser entregado el suministro y, para ello, cada lote de suministro tiene su propio código identificador para garantizar la eficiencia de su entrega.
- DESADV - Despatch Advice o ASN - Advanced Shipped Notice: más comúnmente llamado aviso de expedición o de envío, albarán o guía de remisión, es un mensaje que especifica los detalles del suministro enviado en las condiciones acordadas. Es decir, incluye información detallada sobre el contenido del envío.
- RECADV – Receiving Advice: este mensaje es la confirmación de recepción de la mercancía o suministro acordado.
- INVOIC – Invoice message: este mensaje EDI es aquel que permite el reclamo o pago de los bienes o productos suministrados en las condiciones acordadas entre el proveedor y el cliente. Es decir, se trata de la factura relacionada al suministro proporcionado.
A parte de estos mensajes mencionados, existen otros muchos que pueden ser usados en el sector automoción. Hablamos de casos como los mensajes intercambiados por especificaciones propias de la cadena de abastecimiento de una empresa determinada del sector, o los mensajes que se deben intercambiar cuando aparece se contrata a un transportista externo a las figuras del proveedor, fabricante o distribuidor, etc.
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