A inteligência artificial está cada vez mais presente nos processos empresariais. No entanto, a sua maior mais-valia passa por utilizar a informação gerada pelos grandes ciclos operacionais da organização para melhorar decisões, antecipar incidentes e gerir exceções com maior precisão.
Dois desses ciclos são especialmente relevantes: o Source-to-Pay (S2P), que liga a relação com os fornecedores desde o momento da procura e seleção até ao pagamento, e o Order to Cash (O2C), que abrange o processo desde a receção da encomenda de um cliente até à cobrança.
Ambos geram informação crítica sobre compras, fornecedores, encomendas, faturas, pagamentos, clientes e cobranças. Quando estes dados estão estruturados, conectados e disponíveis, a inteligência artificial pode ajudar a transformar a forma como as compras, finanças e as operações gerem os processos de negócio.
O desafio não consiste apenas em incorporar a IA: consiste em criar processos suficientemente interligados para que a IA possa acrescentar-lhe valor.
S2P e O2C: os dois grandes ciclos que ligam as compras e as vendas
O Source-to-Pay e o Order to Cash representam dois fluxos complementares dentro de uma organização. O primeiro gere principalmente a relação económica e operacional com os fornecedores, enquanto o segundo faz o mesmo com os clientes.
O ciclo Source-to-Pay
O Source-to-Pay contém diferentes fases que permitem identificar uma necessidade, selecionar fornecedores, formalizar as condições de compra, efetuar a encomenda e completar e finalmente, o pagamento. Pode incluir processos como o sourcing, homologação e gestão de fornecedores, contratação ou pedidos e ordens de compra.
Cada etapa produz informação que pode ser utilizada nas seguintes.
O ciclo Order to Cash
O Order to Cash começa quando uma empresa recebe uma encomenda e termina quando consegue converter essa operação comercial em dinheiro disponível. Normalmente inclui a receção da encomenda, validação, envio da fatura, acompanhamento ou gestão de incidentes.
Neste caso, também existe uma cadeia contínua de dados, uma vez que a encomenda fornece informação que posteriormente deve ser relacionada com a entrega, a fatura e a cobrança. Quando estes processos permanecem fragmentados, uma parte importante desse contexto perde-se.
O que pode a inteligência artificial trazer ao S2P e ao O2C?
A IA pode analisar grandes volumes de informação, identificar padrões, priorizar exceções ou auxiliar os profissionais em determinadas decisões.
Contudo, nem todas as suas aplicações exigem o mesmo nível de complexidade. Se em alguns casos ajudam apenas a classificar informação, noutros permitem detetar desvios ou comportamentos anómalos.
E, quando existe informação histórica suficiente e de qualidade, esta pode apoiar modelos preditivos sobre riscos, pagamentos, cobranças ou procura.
As suas principais contribuições podem agrupar-se em quatro grandes âmbitos:
- Automatização: Reduzir determinadas tarefas repetitivas ou administrativas.
- Análise: Processar mais informação do que aquela que uma equipa conseguiria rever manualmente.
- Previsão: Identificar padrões que ajudem a antecipar determinados comportamentos.
- Apoio à decisão: Proporcionar informação contextualizada para que os profissionais possam agir com maior rapidez.
A diferença em relação à automatização tradicional reside precisamente nesta capacidade de interpretar informação e utilizá-la para orientar as ações seguintes.
Como aplicar IA ao processo Source to Pay
No Source-to-Pay, a inteligência artificial pode ser utilizada em diferentes momentos da relação com os fornecedores.
Sourcing e seleção de fornecedores
Os processos de sourcing podem envolver a análise de grandes quantidades de informação sobre fornecedores, propostas, categorias, histórico de gastos ou condições comerciais.
A IA pode ajudar a organizar e analisar essa informação, facilitando a identificação de padrões e apoiando a avaliação de alternativas.
Isto não significa que a seleção de fornecedores deva tornar-se uma decisão completamente automática: fatores estratégicos, contratuais, de risco ou de relação comercial podem exigir sempre o critério humano.
Homologação e gestão de fornecedores
As organizações trabalham cada vez mais com informação vinculada a fornecedores: documentação administrativa, certificações, informação financeira, critérios de sustentabilidade, avaliações, incidentes e desempenho histórico.
As capacidades analíticas podem ajudar a classificar essa informação, detetar documentação incompleta ou identificar sinais que exijam uma revisão mais detalhada.
A IA pode tornar-se, assim, um apoio para passar de uma gestão puramente administrativa do fornecedor para uma gestão mais dinâmica da sua informação.
Pedidos e aprovações de compra
Os processos de pedido podem gerar uma grande quantidade de operações de diferente natureza. A IA pode ajudar a classificar pedidos, identificar informação em falta ou facilitar que uma operação siga o fluxo de aprovação adequado. Também pode contribuir para detetar comportamentos atípicos que mereçam uma revisão.
Análise da despesa
A visibilidade sobre os custos é um dos principais desafios da área de Compras. Quando a informação provém de diferentes categorias, empresas, fornecedores ou sistemas, consolidá-la e classificá-la torna-se uma tarefa complexa.
A IA permite identificar padrões de consumo, agrupar transações e detetar anomalias. Esta análise oferece à área de Compras uma visão clara de onde se concentra o investimento e onde são necessários ajustes.
Faturas e exceções
Uma grande parte do esforço administrativo em contas a pagar não provém das faturas que seguem o fluxo previsto, mas sim daquelas que apresentam algum incidente. Diferenças entre a encomenda e a fatura, dados incompletos, ausência de referências ou discrepâncias em valores podem interromper o processo.
A IA pode ajudar a detetar e classificar estas exceções para as direcionar para o circuito de resolução adequado. O objetivo é reduzir o tempo dedicado a localizar e compreender por que razão uma fatura não pode ser processada automaticamente.
Como aplicar IA ao processo Order to Cash
O potencial da IA não termina quando a empresa vende. O Order to Cash gera também um volume muito relevante de informação sobre encomendas, clientes, faturação e comportamento de cobrança.
Receção e gestão de encomendas
Quando determinadas encomendas exigem interpretação ou apresentam informação incompleta, a IA pode ajudar a identificar os dados relevantes, classificar operações ou assinalar aquelas que necessitam de intervenção.
Isto pode reduzir tarefas administrativas e acelerar o início do processo comercial.
Validação e deteção de erros
Um incidente detetado no início do ciclo é habitualmente mais fácil de resolver do que um incidente descoberto quando a fatura já foi emitida.
Os sistemas analíticos podem ajudar a identificar incoerências nos dados da encomenda, condições ou referências antes que continuem a avançar no processo.
Faturação
A qualidade da fatura condiciona diretamente a possibilidade de a cobrar sem incidentes. Erros em dados, referências ou condições podem provocar rejeições, pedidos de esclarecimento ou atrasos.
A automatização e as capacidades analíticas podem facilitar controlos antes do envio e ajudar a identificar operações que apresentem um maior risco de gerar exceções.
Gestão de incidentes
Os incidentes com clientes podem tornar-se num dos principais pontos de fricção do Order to Cash. Quando existem grandes volumes de faturas, nem todos os incidentes têm o mesmo impacto.
A IA pode ajudar a categorizar pedidos de esclarecimento, identificar causas recorrentes ou priorizar aqueles que têm maior capacidade de atrasar a cobrança.
Previsão e comportamento de pagamento
A informação histórica sobre pagamentos pode fornecer sinais relevantes, uma vez que nem todos os clientes nem todas as operações se comportam da mesma forma.
Analisar padrões pode ajudar a identificar desvios em relação ao comportamento esperado e melhorar a capacidade de antecipar determinados atrasos. Este tipo de análise pode ser especialmente relevante para os departamentos de finanças e tesouraria.
S2P e O2C: interligar pagamentos e cobranças para melhorar a visão financeira
Embora o Source-to-Pay e o Order to Cash sejam habitualmente geridos por áreas distintas, ambos acabam por convergir na área das finanças.
O S2P determina grande parte dos compromissos futuros de pagamento e o O2C determina grande parte das entradas de capital esperadas.
Isoladamente, fornecem informação valiosa; no entanto, quando interligados, oferecem uma visão muito mais completa.
| Visão financeira através do ciclo S2P | Visão financeira do ciclo O2C |
| Faturas recebidas | Faturas emitidas |
| Obrigações pendentes | Vencimentos |
| Vencimentos | Incidentes |
| Aprovações | Cobranças pendentes |
| Pagamentos previstos | Comportamento histórico |
A combinação de ambos os fluxos permite melhorar a compreensão da posição financeira operacional e abre novas possibilidades para modelos preditivos.
Quanto maior for a qualidade da informação disponível sobre pagamentos e cobranças, maior será a capacidade para construir previsões e detetar possíveis desvios. A IA pode atuar aqui como uma camada de análise, mas necessita que os processos anteriores gerem dados fiáveis.
O futuro do S2P e O2C: cada vez mais inteligente e conectado
A inteligência artificial está a alargar as possibilidades de automatização e análise nos processos empresariais.
Contudo, o seu verdadeiro impacto não dependerá unicamente da sofisticação dos modelos. Dependerá também da capacidade das organizações para lhes fornecerem informação de qualidade e para os conectarem com processos reais.
Os ciclos S2P e O2C representam duas das principais fontes dessa informação. Um permite compreender como a empresa compra e paga, enquanto o outro mostra como vende e cobra.
Integrar ambos os ciclos proporciona uma base muito mais sólida para automatizar tarefas, gerir exceções, antecipar comportamentos e melhorar a tomada de decisões.
O passo seguinte da transformação digital não consiste apenas em tornar cada processo mais rápido. Consiste em converter os dados gerados por esses processos em inteligência útil para o negócio.
