Como otimizar a cadeia de fornecimento com Source-to-Pay?

Uma gestão de compras eficiente e uma base de fornecedores forte são fundamentais para garantir a estabilidade operacional, reduzir riscos e otimizar custos. Na SERES, apoiamos as empresas na transformação digital dos seus processos de compras através de soluções inteligentes de Source-to-Pay, que integram a categorização de fornecimentos, dashboards de controlo e gestão estratégica de fornecedores.

Neste artigo, vamos abordar principalmente como a categorização e classificação de fornecimentos, juntamente com os mapas de compras e a diversificação de fornecedores, podem melhorar a tomada de decisões e reduzir riscos na gestão da cadeia de fornecimento.

Por que categorizar e classificar fornecimentos melhora a cadeia de fornecimento?

A cadeia de fornecimento é entendida como o conjunto global de atividades que estão relacionadas estritamente com a transformação de produtos, desde a obtenção das matérias-primas até à entrega ao utilizador final.

Classificar e gerir eficazmente a cadeia de fornecimento implica integrar os processos chave do negócio, desde o consumidor final até aos fornecedores de origem. Isto é, aqueles que fornecem produtos, serviços e informação que acrescentam valor aos clientes.

No mundo empresarial é sempre importante procurar a vantagem competitiva. Uma forma de o conseguir é organizar sistematicamente produtos e serviços em categorias definidas, agilizando assim a tomada de decisões e otimizando a alocação de recursos.

Por outro lado, é importante classificar os fornecimentos, pois uma categorização eficiente permite ampliar as fontes de fornecimento e reduzir a vulnerabilidade face a possíveis interrupções. 

As categorias e o seu impacto nas compras são fundamentais. Critérios como o volume, o valor e a frequência de compra são imprescindíveis para melhorar a gestão e otimizar a tomada de decisões.

Uma boa segmentação permitirá identificar fornecedores estratégicos e otimizar as negociações, fortalecendo assim as relações comerciais e garantindo a continuidade operacional.

A categorização e classificação de fornecimentos

A categorização de compras é um processo que agrupa produtos ou serviços em categorias de acordo com as suas características, uso ou função dentro de uma empresa, permitindo uma melhor gestão dos gastos, otimização da seleção de fornecedores, melhoria na negociação e garantia de um fornecimento eficiente.

Este processo baseia-se na gestão por categorias, que é essencialmente uma abordagem que agrupa produtos ou serviços semelhantes para otimizar a sua aquisição, permitindo estratégias específicas que alinhem as compras com os objetivos da empresa.

Por outro lado, em qualquer processo de compras, é imprescindível a categorização de fornecimentos para classificar os materiais, produtos e/ou serviços que uma empresa necessita para operar, segundo a sua função, importância, frequência de uso ou fornecedor.

A categorização de fornecimentos facilita o planeamento de compras, permite uma gestão mais eficiente do inventário, melhora a relação com os fornecedores e contribui para alcançar uma cadeia de fornecimento muito mais estratégica.

Ao centralizar a tomada de decisões e utilizar dados analíticos, as empresas podem tomar decisões fundamentadas e fortalecer a sua cadeia de fornecimento.

Tudo isto revoluciona verdadeiramente a gestão de compras e a cadeia de fornecimento, pois representa um novo quadro integral para otimizar processos e alcançar vantagens que impulsionem a eficiência, poupança de custos e a melhoria das relações com fornecedores.

Quais são os passos essenciais para realizar uma categorização eficiente de fornecimentos?

 Os sete indicadores que definem uma boa categorização de fornecimentos são os seguintes:

• Analisar o consumo e as necessidades para identificar padrões.
• Definir critérios de categorização segundo alguns fatores como:

• Função (matérias-primas, ferramentas ou equipamentos).
• Frequência de uso (diário, ocasional ou crítico).
• Impacto na operação (estratégico, padrão ou indireto).
• Fornecedores e custos (único ou múltiplas ocasiões).

• Organizar os fornecimentos em (sub)categorias que ajudem e facilitem a sua gestão, como por exemplo, fornecimentos de escritório (papelaria ou equipamentos eletrónicos).
• Atribuir responsabilidades para gerir e otimizar cada categoria.
• Avaliar e identificar fornecedores chave dentro de cada uma das categorias para posterior análise.
• Implementar ferramentas de gestão de compras para um controlo eficiente do inventário e fornecedores.
• Monitorizar a eficácia da categorização e ajustar as estratégias em função das necessidades do negócio.

A classificação de fornecimentos, no âmbito das compras, é diferente, pois permite organizar materiais e recursos de uma empresa segundo diferentes critérios para facilitar a sua gestão e otimização.

Existem quatro tipos de classificação de fornecimentos:

Segundo a sua função na empresa:

• Fornecimentos produtivos (matérias-primas e bens essenciais para a produção).
• Fornecimentos operacionais (ferramentas ou materiais de manutenção).
• Fornecimentos administrativos (papelaria ou mobiliário).

Segundo o seu impacto na operação:

• Fornecimentos estratégicos (chave para a continuidade do negócio e difíceis de substituir).
• Fornecimentos críticos (imprescindíveis, mas com alternativas disponíveis).
• Fornecimentos não críticos (de baixo impacto e facilmente substituíveis).

Segundo a sua frequência de uso:

• Fornecimentos de consumo frequente (uso diário ou recorrente).
• Fornecimentos de consumo ocasional (necessários por momentos).
• Fornecimentos de consumo esporádico (compras pontuais).

Segundo a origem ou o fornecedor:

• Fornecimentos de aquisição única (adquiridos uma vez ou durante longos períodos).
• Fornecimentos de aquisição recorrente (adquiridos regularmente).
• Fornecimentos de fonte única (apenas um fornecedor).
• Fornecimentos de fonte múltipla (disponíveis em diferentes fornecedores).

De que maneira os mapas de compras ajudam a tomar decisões mais estratégicas e a reduzir riscos?

Durante os processos de compras e as relações com os fornecedores, as empresas podem enfrentar diversos obstáculos que acabam por comprometer a eficiência e a tomada de decisões estratégicas. Entre os principais pontos críticos, encontram-se:

Nesta situação, os mapas de compras tornaram-se uma ferramenta estratégica para visualizar, analisar e otimizar as decisões de compras.

Os mapas de compras integram e representam visualmente todos os dados de compras e fornecedores e têm como objetivo facilitar o planeamento do fornecimento, de modo a identificar a falta de abastecimento e tomar medidas corretivas para evitar riscos de rutura de stock.

Além disso, permitem detectar oportunidades de otimização na cadeia de fornecimento, avaliar a distribuição de compras, melhorar a diversificação e reduzir custos.

A implementação de mapas de compras melhora a visibilidade, o controlo do fornecimento, permite às empresas tomar decisões mais rápidas e estratégicas e reduzir os riscos. Tudo isto se traduz numa cadeia de abastecimento mais eficiente, resiliente e alinhada com os objetivos do negócio.

Como reduzir a dependência de fornecedores através da diversificação de compras?

Depender de um único fornecedor pode gerar problemas de fornecimento, alterações bruscas nos preços e uma menor capacidade de negociação. Para reduzir estes riscos, é fundamental estabelecer estratégias de diversificação, nomeadamente:

• Procurar fornecedores alternativos.
• Estabelecer relações a longo prazo.
• Localizar fontes de fornecimento mais próximas.

Contar com uma vasta rede de fornecedores permite maior flexibilidade operacional, menor exposição aos riscos e reforça as negociações com os fornecedores. Além disso, melhora a capacidade de adaptação e assegura a continuidade do negócio.

A dependência excessiva de fornecedores é um dos maiores riscos na gestão de compras e, graças aos mapas de compras, é possível desenvolver estratégias para diversificar a base de fornecedores e reduzir os riscos.

Por que é crucial para a sua empresa a categorização e classificação de fornecimentos?

A correta categorização de fornecimentos, o uso de mapas de compras e uma estratégia diversificada de fornecedores são pilares essenciais para otimizar a gestão de compras e minimizar riscos.

Dispor de ferramentas e metodologias adequadas permite às empresas melhorar a eficiência, reduzir custos e garantir a continuidade operacional num ambiente cada vez mais dinâmico e desafiante.

Pronto para dar um boost na gestão de compras da sua empresa? Descubra como a SERES pode transformar a sua cadeia de fornecimento com dashboards inteligentes.