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Mejorar la productividad del proceso de cobro

Los procesos de cuentas a cobrar (ampliamente conocidos como AR) son una de las funciones más críticas del organismo empresarial. Si utilizamos un paralelismo, las cuentas a cobrar son como el sistema circulatorio para los seres vivos: definen y hacen posible el flujo de liquidez que circula en la empresa. Por tanto y como podrías deducir, la óptima gestión de las AR es determinante. Pero, ¿cómo mejorar la productividad en este proceso?

Productividad del proceso de cobroEl proceso de cuentas a cobrar, como cualquier otro en la empresa, comporta ciertos costes para obtener resultados. Dicho resultado es el cobro de la factura, que aumenta la liquidez de la empresa; y la magnitud suprema para medirlo es el período medio de cobro (PMC).

¿Y por qué este es tan importante? Porque la media de días que tardamos en recibir el pago determina nuestro metabolismo financiero y las NOF (necesidades operativas de fondos). Si no tenemos liquidez, no podemos hacer frente a los pagos con recursos propios, lo que nos hace depender de terceros, con el consecuente riesgo y costes que ello supone.

Llega entonces el momento del temido cálculo: para ver si un proceso o actividad es rentable, tenemos que comparar el resultado obtenido con los costes generados. Esto mismo tenemos que hacer con el ciclo de cuentas a cobrar.

AR: ¿Cuáles son los costes implicados?

El ciclo de cuentas a cobrar es el siguiente: comienza, para aquellas empresas que venden a crédito, precisamente en el análisis y concesión de dicho crédito. Esta labor supone gastos para los departamentos implicados, las herramientas que se utilizan en el proceso, el propio coste de oportunidad, etc.

Debemos tener en cuenta que si la política es restrictiva, es posible -y probable- que haya clientes que vean limitada su capacidad de compra. Si por el contrario es laxa, aumenta notablemente el riesgo de impago. Este riesgo, por supuesto, también es necesario cuantificar.

Una vez completada la venta, los costes que comporta el proceso empiezan a multiplicarse. El primero y más evidente es el de la estructura necesaria para gestionar el circuito: tanto el personal dedicado a expedición y cobro, como sus correspondientes equipamientos, espacio e instalaciones. Añadamos el coste material de los documentos utilizados, que no es ni mucho menos despreciable.

Vencida la deuda, surgen costes de reclamación, ya sea amistosa o judicial. Este proceso consume, en el mejor de los casos, recursos de otros departamentos, como el comercial o el administrativo. En el peor, todos los asociados al proceso legal.

Llegados a este punto, puede que cobremos la factura (si ha excedido la fecha de vencimiento, habremos comprometido ya parte de los fondos de nuestra empresa) o que tengamos que aprovisionar o declarar la deuda como incobrable. En este último caso, estaremos perdiendo el propio importe de la venta, pero también el esfuerzo dedicado, que afecta a los activos y la cuenta de explotación.

Hecho este repaso de los costes del proceso de cuentas a cobrar, que no cunda el pánico: puedes aumentar la productividad y reducir los costes en cada fase.

¿Cómo aumentar la productividad?

  • Automatiza los procesos repetitivos: vas a ahorrar mucho tiempo y recursos en rellenar las facturas y enviarlas, además de evitar el error humano. Pásate al formato electrónico y reducirás además los costes derivados de la impresión y el envío.
  • Monitoriza tus facturas: la trazabilidad de las facturas electrónicas te permitirá ver en qué fase del proceso están en cada momento, por lo que sabrás qué medida tomar para cada caso, ya sea advertir al cliente de que tiene que aceptarla o hacer modificaciones, realizar el pago, etc.
  • Nueva llamada a la acciónContacta con tus clientes: para que no posterguen tu factura hasta ya vencida la fecha de pago, sé proactivo y recuérdales los plazos. Si esto lo hace un sistema de facturación electrónica, eludirás los recursos asociados a las llamadas, el personal podrá dedicarse a tareas de más valor y evitarás fricciones en la comunicación con los clientes.

No es un resultado nada despreciable: implementar la facturación electrónica de forma integral puede reducir los tiempos hasta en un 70 % y los costes, un 80 %. Además, el PMC se reduce mes a mes, con la consecuente ganancia de liquidez que eso supone para la empresa. Si quieres conocer más sobre cómo aumentar la productividad del proceso de cobro, te dejamos una guía completa con la que informarte.