Está viejo, pero funciona. No es eficiente, pero lo necesitamos. Hace ruido y consume demasiado, quizá deberías llevarlo a revisión. Igual que lo harías con tu coche, hazlo con tus procesos de cuentas a cobrar.
Algo tan importante para tu empresa como la gestión de facturas debe funcionar óptimamente. Quizá ni siquiera te hayas planteado qué es lo que va mal o qué es lo que tendría que ir mejor. Para ayudarte, te dejamos en este post algunos aspectos a revisar para pasar tu departamento financiero por la ITV.
¿Qué tengo que revisar en el proceso de cuentas a cobrar?
A priori, tu departamento financiero hace su trabajo y lo hace bien. Pero el 55 % de las empresas españolas ha sufrido un impago en el último año, y el 75 % de las facturas no se cobra en plazo. Entonces, igual sí que hay algo que mejorar. Es recomendable que analices las siguientes variables:
El PMC. El período medio de cobro en España es de más de 88 días y no deja de crecer, según Informa. Es importante que recibas tus cobros a tiempo para hacer frente a tus gastos, por lo que reducir el PMC debería ser una prioridad para tu empresa.
El tiempo invertido. ¿Cuánto tarda tu equipo en rellenar una factura, franquearla, enviarla y recibir respuesta, hacer los cambios, volver a empezar el proceso con las correcciones? Si esto todavía se hace de forma manual, no está siendo la forma más eficiente. Tu empresa está perdiendo tiempo y liquidez. Quizá tendrías que echarle un ojo.
Cómo Haverland ha reducido tiempo en la gestión de sus facturas gracias a Track2Pay from Grupo SERES on Vimeo.
Los costes. ¿Cuánto le cuesta a tu empresa gestionar el proceso de facturación? Haz cuentas: papel, tinta, almacenaje, envío. Revisa si esos recursos son eficientes. ¿Podrías ahorrar en este proceso al digitalizarlo? Te adelantamos la respuesta: sí. Hasta un 80 %.
Las tareas del personal. ¿Los trabajadores están haciendo un trabajo de valor? Si su labor consiste en picar datos, hacer llamadas para cerciorarse de que los clientes han recibido la factura, rellenar datos de facturas, etc., quizá convenga revisar si podrían dedicar ese tiempo a tareas más valiosas. Deja que estas las haga una máquina más rápido, más económico y eliminando los posibles errores humanos.
¿Cómo puedo ponerle solución?
Si has revisado el funcionamiento de tu departamento financiero y, efectivamente, las cosas no van tan bien como podrían ir, es fácil ponerle solución. El avance de la tecnología permite implementar programas de seguimiento y automatización de las facturas que van a serte muy útiles para solventar estos problemas.
Recorta el PMC. No dejes que venza la fecha de cobro para tener noticias del cliente. Con un sistema de seguimiento de las facturas puedes ver en qué punto se encuentra esta, si se ha leído, aprobado, si está en gestión, etc. Contar con una herramienta que, además, notifique al deudor la fecha de pago, te permitirá que el cobro llegue el día propuesto.
Reduce el tiempo. Olvídate de rellenar facturas manualmente, meterlas en los sobres y esperar a que lleguen a la oficina del cliente. Apuesta por un servicio de automatización que lo haga de forma autónoma y ágil, las mande electrónicamente y reduzca el tiempo de procesamiento de una factura de 10 a 3 minutos.
Optimiza la inversión. Ahorra los costes innecesarios que conlleva la facturación en papel. Es sencillo de calcular, y aún más fácil cambiar el método que estabas utilizando por uno más eficiente.
¿Es complejo el cambio a Track2Pay? Todo lo contrario. El caso de Mausa from Grupo SERES on Vimeo.
Elimina tareas innecesarias. La inteligencia artificial (IA) y los sistemas de automatización (RPA) permiten cumplimentar las tareas repetitivas en menos tiempo, evitando el error humano. Aliviará a tus empleados de labores tediosas y hará posible invertir ese tiempo en acciones más estratégicas para el departamento financiero.
Como ves, todo obstáculo tiene una solución, pero el primer paso es detectar los procesos que podrían ir mejor de lo que ahora funcionan. Si necesitas más información para mejorar la gestión de tus facturas, el PMC y la liquidez de tu empresa, accede a este informe que hemos preparado para ayudarte.
