Transformación digital y eficiencia en cuentas a cobrar

Uno de los objetivos más importantes de cualquier CEO o CFO es asegurar que los procesos de la compañía se realizan del modo más eficiente posible y sin malgastar recursos innecesariamente. De esta manera, para un proceso dado, mientras el rendimiento marginal es aún creciente, sólo se pueden obtener mejores resultados dedicando más costes a ello. Esto se debe a que cada proceso, desde el más simple al más complejo, encierra una relación entre el resultado y el coste de obtenerlo: la función de coste. Que una compañía sea más productiva que su competencia es, en esencia, que disfruta de una función de coste más ventajosa.

Habitualmente, en el circuito de cuentas a cobrar, nuestros procesos acumulan inercias adquiridas por años de actividad. Destaca el seguimiento de cobro de forma reactiva, llevado a cabo por personal finito, con años de experiencia, pero que realizan tareas monótonas con medios tradicionales. En esta situación, sólo se puede mejorar el Periodo Medio de Cobro (PMC) aumentando el número de gestores en el ciclo y, por consiguiente, incrementando los costes.

Precisamente, existe una alternativa para mejorar la función de costes: la transformación digital; que permite modificar las funciones que subyacen en los procesos, permitiendo alcanzar mejores funciones de coste. El uso de Inteligencia Artificial (IA) y de los Sistemas de automatización (RPA) en los procesos de cuentas a cobrar permiten transformar la función de costes y, con ello, dedicar menos recursos – menos costes – para mejorar las necesidades operativas de fondos. De hecho, un sistema RPA es capaz de realizar las tareas rutinarias de un gestor de cobro (desde la distribución de las facturas por su canal a las comprobaciones de estado y gestión de las disputas). Y, a su vez, la inclusión de IA permite al sistema ir aprendiendo y mejorando su desempeño paulatinamente.

Comúnmente, los anglosajones utilizan como ratio ideal que cada gestor es capaz de encargarse de 500 clientes. Con ello, puede hacerse una completa gestión proactiva del ciclo de la emisión al cobro de las facturas y optimizar el periodo medio de cobro. Cuanto más lejos se esté de ese ratio, peor se cobrará.

De esta manera, una empresa con 3.000 clientes necesita 6 gestores para realizar una gestión óptima. Habitualmente, se dedican menos de la mitad a esta tarea, haciendo que se resienta el PMC. Una transformación digital de nuestros procesos permite que, con poco más de un trabajador, ayudado con la tecnología adecuada, sea capaz de hacer esa tarea; por lo que se pueden emplear esos recursos en actividades más productivas y que aporten valor. 

En resumen, en la tecnología del intercambio electrónico y la automatización de procesos se encuentra la clave para lograr reducir el período medio de cobro de un modo más eficiente que la competencia. Lo verdaderamente relevante es hacerlo antes que ellos.

La automatización en los procesos de cobro

Todas las empresas que realizan una gestión proactiva durante el periodo prevencimiento, anticipándose a las eventuales incidencias de cobro, obtienen una notable disminución de su periodo medio de cobro. Pero no podemos realizar esta labor con eficiencia utilizando la misma tecnología del siglo pasado. Un teléfono y un correo electrónico.

Hoy la tecnología de automatización de procesos permite realizar ese trabajo, con mucha más eficacia. La monitorización y automatización del seguimiento de facturas llega a donde nuestros recursos humanos no llegan, y a la vez, los libera de trabajos repetitivos y de nulo valor. De este modo son más decisivos en ciertos momentos clave en la gestión del cobro.