¿Qué es el proceso Purchase to Pay?

Purchase to Pay (P2P) se trata de un enfoque mucho más operativo que hace énfasis en la eficiencia, precisión y cumplimiento en la ejecución de transacciones de adquisición a través del aprovisionamiento y las cuentas a pagar. Este proceso se centra principalmente en optimizar los aspectos operacionales de las compras y su misión principal es mejorar la eficiencia y el control en todo el ciclo de adquisiciones.

Contexto estratégico del proceso Purchase to Pay

La automatización del proceso Purchase to Pay (P2P) permite a las empresas reducir los costes y el tiempo que suponen realizar tareas repetitivas y propensas a errores como el seguimiento manual de facturas y su verificación.

La digitalización de este proceso facilita el cumplimiento normativo porque las transacciones ya están auditadas, verificadas y auditadas de manera electrónica.

Por otro lado conseguirás fortalecer la relación con tus proveedores, ya que la comunicación será muchos más fluida y no habrá ningún pago con retraso.

Como resultado, se distinguen 3 beneficios clave sobre la automatización del proceso Purchase to Pay:

• La facturación electrónica y la automatización de los procesos de compra y venta disminuye, de manera significativa, errores humanos.
• Todas las plataformas P2P te permitirán seguir, en tiempo real, cada etapa del proceso y te proporcionará datos clave para ayudarte en la toma de decisiones.
• Según numerosos estudios, aquellas compañías que automatizan sus procesos P2P pueden llegar a reducir los costes hasta en un 75%.

¿Qué tecnologías se aplican durante el proceso P2P?

La inteligencia artificial, la automatización robótica de procesos, el blockchain y el análisis avanzado de datos conseguirán que tu proceso de automatización sea mucho más completo:

• La inteligencia artificial (IA) puede automatizar algunas tareas como la clasificación de facturas, la detección de fraudes y la gestión y selección de proveedores
• La automatización robótica de procesos (RPA) permite manejar actividades repetitivas de manera rápida y precisa como la entrada de datos o la verificación de facturas.
• El Blockchain aporta transparencia y seguridad en la relación con proveedores al registrar transacciones.
• El análisis avanzado de datos permite identificar tendencias del mercado, optimizar los presupuestos y mejorar las negociaciones con los proveedores.

¿Cuáles son las tendencias actuales y futuras en el proceso Purchase to Pay?

En un entorno empresarial tan competitivo, la clave del proceso Purchase to Pay es la adquisición de bienes y servicios de manera eficiente, sostenible y estratégica. Por lo tanto, la automatización del P2P ha dejado de ser una opción para convertirse en una necesidad. Actualmente se están implementando tecnologías avanzadas y se están adoptando prácticas innovadoras para transformar, por completo, la gestión de compras y pagos.

• El enfoque ha estado virando hacia la automatización end-to-end, donde las empresas optan por plataformas que gestionan todo el proceso: desde la identificación de necesidades hasta el pago al proveedor. ¿Resultado? Más eficiencia, visibilidad real y control de cada transacción.
• Gracias a los criterios ESG se podrán elegir proveedores más responsables y formar una cadena de suministro más ética y ecológica. Este compromiso con la sostenibilidad contribuye al cuidado del planeta y, a nivel empresarial, a reforzar la reputación frente a clientes y socios comerciales.
• Las nuevas plataformas de Purchase to Pay están diseñadas para ser intuitivas, accesibles y orientadas a la experiencia de los usuarios. Esto se traduce en interfaces personalizadas que aumentan productividad y disminuyen la curva de aprendizaje. 

¿Cuáles son los pasos del proceso Source-to-Pay?

Para comprenderlo mejor, a continuación, analizaremos cada uno de los pasos del proceso S2P:

1. 1. Identificación de necesidades de compra: la primera etapa del proceso S2P es la identificación de una necesidad de compra. Esto puede ocurre cuando se agota el inventario de un producto o cuando se necesita un servicio específico para cumplir con los objetivos de negocio.
2. 2. Creación de un requerimiento de compra: una vez que se ha identificado la necesidad de compra, se crea el requerimiento de compra. Esto incluye información detallada sobre el producto o servicio, la cantidad necesaria y cualquier otra especificación importante.
3. 3. Aprobación del requerimiento de compra: el requerimiento de compra debe ser aprobado por un gerente o supervisor antes de continuar con el proceso de compra. Esto garantiza que el gasto sea necesario y que haya suficiente presupuesto para financiar la compra.
4. 4. Selección de proveedores: después de la aprobación del requerimiento de compra, se selecciona un proveedor para suministrar el producto o servicio. Esta selección puede basarse en varios factores, como la calidad del producto, el precio y la confiabilidad del proveedor.
5. 5. Creación de órdenes de compra: una vez seleccionado el proveedor, se crea una orden de compra que incluye los detalles de la transacción, como el precio acordado, la cantidad y los términos de pago.
6. 6. Recepción de productos o servicios: después de que se ha realizado el pedido, se espera que el proveedor entregue los productos o servicios solicitados en la orden de compra.
7. 7. Verificación y aceptación de productos o servicios: Una vez que se reciben los productos o servicios, se verifica que se corresponden con los detalles de la orden de compra. Si se cumplen los criterios de calidad y cantidad, se acepta la entrega y se registra.
8. 8. Procesamiento de facturas: Después de la entrega y aceptación de los productos o servicios, se recibe una factura del proveedor. Esta factura se procesa y se verifica que corresponda con los detalles de la orden de compra.
9. 9. Pago a proveedores: Finalmente, se realiza el pago al proveedor por los productos o servicios entregados.

Como puede verse, el proceso S2P es un proceso completo que abarca desde la identificación de la necesidad de compra hasta el pago final al proveedor. Este proceso es esencial para el funcionamiento eficiente de cualquier negocio y su automatización está en auge debido a los grandes beneficios que ofrece a las empresas.

Con la finalidad de automatizar todo el proceso S2P, SERES utiliza tecnologías para digitalizar y simplificar todas las actividades relacionadas con la adquisición de bienes y servicios, desde la solicitud de compra hasta la aprobación, recepción y pago de las facturas.

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