El futuro de las cuentas a cobrar: la gestión automatizada

La gestión automatizada de las cuentas a cobrar en cualquier empresa será la tónica habitual. La automatización de este proceso no solo reducirá el tiempo y los costes asociados a la gestión manual, sino que también mejorará la precisión y la eficiencia.

Con la aprobación de la Ley Crea y Crece las empresas adoptarán una transformación en todos los procesos O2C y S2P desarrollando nuevos productos y servicios que antes no existían. Permitiendo esta nueva adopción conocer mejor al cliente y generar engagement.

 ¿Cómo pueden adaptarse las empresas?

Las empresas deben tomar una decisión para adaptarse a la nueva normativa. En este contexto se puede decir que existen dos vías. Las empresas pueden optar por aplicar las medidas que implica la aprobación de la Ley Crea y Crece, lo que supondrá una serie de inversiones periódicas en función de los cambios que se vayan produciendo.

O bien, aprovechar la oportunidad para abordar un cambio de transformación digital en la empresa, tanto en los procesos de compras con sistemas como P2P que provee de servicios a sus clientes, como en los procesos de ventas O2C lo que implicará un requerimiento de experiencia y sustituir procesos manuales por procesos tecnológicos. De esta forma, la factura se convertirá en un elemento clave haciendo a las compañías infinitamente más competitivas y reduciendo realmente la morosidad empresarial.

El plazo medio de cobro en el que las empresas españolas hacen efectivas sus facturas sube hasta 96,99 días en el primer trimestre de 2022, según el Estudio sobre Comportamiento de Pago de las Empresas Españolas publicado por INFORMA D&B, siendo el más alto desde el tercer trimestre de 2013 por eso es importante que las empresas tomen decisiones y consigan reducir el periodo medio de cobro.

Actualmente el proceso de facturación es algo largo y tedioso lo que retrasa el periodo medio de cobro repercutiendo en la liquidez de las empresas. La liquidez es el combustible de las empresas, sin liquidez los negocios no funcionan.

• Emisión: la vida de una factura comienza cuando la emites. Si eliges la vía postal, este estadio dura unos días. Con un método electrónico, se reduce a segundos. Existe otra diferencia entre ambas opciones: al utilizar el sistema de facturación tradicional puede ocurrir que, una vez emites la factura, le pierdas la pista. Puede incluso que no sepas de ella hasta que llegue el momento de cobrarla.
• Recepción por parte del cliente: generalmente, se espera que, al mandar una factura, el cliente la reciba correctamente. Pero, como hemos dicho, el envío tradicional de facturas no nos permite saber si la hemos mandado al receptor adecuado (¡¿sabías que expedirla a quien no corresponde es el motivo de retraso en casi el 20 % de los casos?!), y mucho menos si éste la ha leído. Por suerte, un sistema de automatización del proceso de facturación te indicará cuándo el cliente la ha abierto, leído y si ha detectado algún problema en ella.
• Aceptación de la factura: que esté todo bien, que no existan discrepancias… El cliente tiene que mostrar su conformidad con el contenido para proceder al pago. Bien a golpe de clic si es un sistema de facturación electrónica, bien con un email o llamada telefónica. El método de la llamada generalmente requiere de la proactividad del que cobra, por lo que será tu equipo de administración quien haga la pregunta de turno: “Hola… ¿estás conforme con la factura que te hemos enviado?”
• Cobro: una vez ambas partes estén conformes con la factura, queda aguardar el momento de cobro. Aquí toca esperar, es el cliente quien tiene que hacerlo. Sin embargo, algunos servicios de seguimiento de facturas se encargan de recordarle el plazo límite para que no haya retrasos. El problema de gestionar la facturación de forma tradicional es que, al llegar esta fecha, puede que no conozcas siquiera en qué proceso se encuentra la factura: si se ha recibido, si el cliente está de acuerdo con el contenido… A menudo se contacta con el destinatario una vez cumplido este plazo y nos topamos con una amplia gama de excusas (“no la he recibido”, “había algo que no me convencía”…). Vuelta a empezar.

Visto este proceso se puede concluir que la factura electrónica es la mejor apuesta que puede hacer una empresa, mejora la trazabilidad, soluciona las fricciones con clientes, hay transparencia en todo el proceso y garantiza el cobro a tiempo.

Una de las soluciones que puede adoptar un CFO para conseguir esa eficiencia es Connect Track2pay® de SERES que funciona realizando un seguimiento de la factura desde el momento en que ésta se emite hasta que llega la fecha de vencimiento acordada con el cliente, reaccionando a los diferentes estados por los que pasa esa factura mediante mecanismos de trabajo automatizados.

Podrás verificar, desde un primer momento, si tu cliente ha recibido y abierto la factura, detectando posibles errores, y realizar un seguimiento proactivo durante todo el proceso hasta el cobro.

Para el CFO de hoy, la solución Conect Track2pay de SERES  supone un gran aliado, es clave para cobrar antes tus facturas y mejorar la liquidez.