¿Cómo es la firma digital en España y en Europa?

La crisis sanitaria del Coronavirus está impulsando el uso de las nuevas tecnologías entre las empresas y los ciudadanos. Se prevé que, en los próximos meses, sean muchas las organizaciones que comiencen a digitalizar sus procesos de gestión para no tener que parar su actividad comercial. En este escenario, la firma digital de documentos se presenta como una herramienta clave para las empresas.

Formal y legalmente, la firma electrónica es “un conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante”. Su objetivo es identificar al firmante, asegurar la identidad del documento y garantizar la veracidad de la firma. 

Además de ser segura, la firma digital de documentos permite evitar desplazamientos innecesarios y ahorrar tiempo. Otra ventaja es que, al realizar digitalmente los procesos, el almacenamiento no es físico, lo que reduce drásticamente el ahorro en costes de archivos y el uso del papel. Por otra parte, la custodia en la nube permite que los datos se puedan consultar desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.

Firma Electrónica Europea

En Europa, la firma electrónica está recogida en el Reglamento Europeo 910/2014, de 23 de julio, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza; más conocido como Reglamento eIDAS, adoptado con la idea de regular el marco legal del uso de las firmas electrónicas en los distintos Estados Miembros de la Unión Europea.

Según establece el Reglamento eIDAS existen tres niveles de firma electrónica:

• La firma electrónica simple
• La firma electrónica avanzada
• La firma electrónica cualificada

De todas ellas, la firma electrónica avanzada es la más utilizada por las empresas, debido a que aporta mucha más seguridad que una firma electrónica simple y, por otra parte, su uso es mucho más sencillo, accesible y menos costoso que el de la firma electrónica cualificada.

El uso de la e-firma en España

Al igual que sucede en las empresas privadas, las Administraciones Públicas españolas también se han visto sometidas al proceso de transformación digital, a través de diferentes normativas. La aplicación de nuevas tecnologías aporta grandes beneficios: automatización de procesos, reducción de costes y aumento de transparencia y de seguridad.

En España, las leyes que rigen la transformación digital de las Administraciones Públicas son la 39/2015, de procedimiento Administrativo común de las Administraciones Públicas, y la 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público, que entraron en vigor en octubre de 2019.

Al igual que sucede en el resto de Europa, tanto a nivel de interacción de las Administraciones Públicas con los ciudadanos como en los servicios ofrecidos por las empresas privadas a sus clientes, y por la necesidad de utilización de certificados electrónicos, es necesaria la puesta en marcha de herramientas de creación de firma electrónica. Sin embargo, dado el alto grado de dificultad de la puesta en marcha de un dispositivo de firma electrónica cualificada, en la mayoría de los casos, se ha priorizado la implementación de herramientas de firma electrónica avanzada, puesto que mejoran la experiencia de usuario al tiempo que dotan de una mayor seguridad jurídica que la aportada por una firma electrónica simple.

Contralia

Para facilitar y simplificar el uso de la firma electrónica, SERES ha creado Contralia, un servicio SaaS (Software as a Service) que ofrece la firma electrónica avanzada, la más utilizada. Una firma que se almacena en la nube y se encuentra centralizada y que permite la verificación de identidad a distancia o cara a cara, a través de certificados de un solo uso o permanentes, en función de las necesidades del cliente, con la que la compañía ofrece un servicio sin precedentes que blinda su uso.

Contralia es un servicio de confianza, compatible con el Reglamento eIDAS (UE) n. º 910/2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior. Aporta una trazabilidad total, que incluye un sello de tiempo y ofrece servicio opcional de archivo legal, en función de las necesidades del cliente, y acceso permanente al BackOffice.

La solución ofrece a las empresas un entorno online para el envío, aceptación y firma de documentos contractuales, incluidos los documentos justificativos que requieran de un consentimiento de forma manifiesta. También automatiza todo proceso de notificación y seguimiento, aportando, de esta forma una trazabilidad total de todas las acciones que se realizan en él.