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SERES Blog - La transformación digital a través de la factura electrónica, EDI, digitalización...

¿Qué tipos de empresa y departamentos usan EDI?

IntercambioEl tamaño de la empresa influye en la decisión de comenzar a utilizar el intercambio electrónico de documentos. Una empresa grande que en su día a día intercambia un gran volumen de documentos con múltiples empresas, sectores y países puede verse muy beneficiada al implementar el EDI. La trazabilidad y la conexión que aporta el trabajar con un servicio EDI permiten a las empresas beneficiarse de una mayor agilidad y eficiencia en sus departamentos, ampliando la capacidad de respuesta de la empresa y reduciendo los costes y tiempos empleados. Esto genera una fuente muy valiosa de información para la toma de decisiones empresariales.

A su vez, las empresas de tamaño más reducido, en su afán de adaptarse a un mercado muy cambiante y competitivo necesitan contar con estrategias enfocadas a crear ventajas competitivas que les suponga una fuente de beneficios a largo plazo. El uso del EDI, en este sentido, además de generar un ahorro económico y de papel aporta a las PYMES otros muchos más beneficios como la automatización de los procesos, la eliminación de los errores y tareas, la facilidad de consulta y la mejora en la gestión de los documentos, etc.

Adicionalmente, es importante tener en cuenta que cada uno de los departamentos de una empresa usa unos documentos específicos según su actividad. No es lo mismo un departamento financiero que un departamento logístico, de ventas, tecnológico, etc.

finanzas  
Departamento de finanzas: facturación, contabilidad y tesorería 

La automatización que se genera con el intercambio electrónico de documentos permite reducir el número de tareas a realizar, por lo que supondrá un ahorro considerable de tiempo, costes y recursos.

Además, la trazabilidad que aporta el intercambio electrónico permite a los responsables de facturación revisar de forma inmediata las facturas y automatizar el proceso de pago. Con lo que se consigue un mayor control de las deudas y cuentas a cobrar.

compras  
Departamento de compras

El EDI también es utilizado en el departamento de compras puesto que permite alcanzar una mejora en la gestión de la mercancía.

El intercambio de documentos electrónicos como el informe de inventario ayuda a las empresas a conocer con mayor exactitud su stock y da una visión en tiempo real de la mercancía de la empresa. De esta manera, el EDI permite a las empresas ser más eficientes al prever y planificar su demanda con mayor exactitud.

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Departamento de ventas

El EDI aporta importantes mejoras en la gestión de las ventas.

El intercambio de ciertos documentos electrónicos tales como el informe de ventas ayuda a planificar la producción, permite conocer de primera mano las ventas del equipo comercial y genera un dibujo geográfico de quién vende más y dónde las campañas realizadas han tenido un mayor impacto; de tal manera que se consigue una mayor visibilidad de las tendencias de consumo en el mercado.

tecnológicodigitalización  
Departamento tecnológico

La tecnología que implica el intercambio electrónico de documentos no es estática sino que cambia con frecuencia. Cada emisor y receptor tiene sus particularidades y necesidades por lo que la adaptación es continua.

Contar con un servicio que le proporcione un interface no intrusivo de integración con todos los sistemas de gestión (ERP como SAP, Dynamics, Oracle, SAGE...) sin que le suponga un problema es la mejor opción.

Así podrá generar el documento que quiera (pedido, albarán, contratos, facturas, movimientos bancarios...), en el formato que quiera (facturae, edifact, ubl, pdf firmado, pdf con marcas gráficas 417, PDF personalizado por cliente, etiquetas logísticas...), en la versión que quiera, con firma electrónica (pdf sign, XADES, etc.) o no, con las particularidades de cada sector y cada cliente y a través del canal de comunicación que se quiera (redes VAN, AS2, ftp, VPN, email, Webservices...) sin que le resulte un problema.

Asimismo, una vez implantado el intercambio electrónico en su empresa, la necesidad de digitalizar los documentos ya no es necesaria puesto que dichos documentos ya son generados y recibidos en formato digital.

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