Quando falamos de formato de fatura eletrónica faz-se referência à estrutura do ficheiro que suporta a própria fatura e o seu conteúdo legal. No caso da Espanha, a Agência Tributária estabeleceu como oficial o denominado formato XML, utilizado na estrutura Facturae, conhecida anteriormente como AEAT-CCI.
O formato XML, recomendado pela Autoridade Tributária, não é o único utilizado, empregando-se outros formatos como PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF ou TXT. Apesar de ser XML a extensão da maioria das faturas eletrónicas, existem diferenças entre as faturas pelo fato de a estrutura de cada país ter sido desenvolvida de forma independente.
A situação atual da fatura eletrónica na Europa demonstra que cada país tem implantada uma estrutura diferente: FatturaPA (Itália), PEPPOL-BIS (Bélgica), ESIDIS (Grécia), etc. Um dos objetivos que se procura quando se trata da fatura eletrónica no mercado comum europeu consiste em estabelecer um formato-padrão para todos os países.
Trata-se de um formato comum com a mesma estrutura de informações para facilitar o intercâmbio eletrónico entre os Estados-Membros e os não comunitários. Com este objetivo da União, estabeleceu-se o formato UBL como formato comum, o qual será oficial e de uso obrigatório para toda a União a partir de 18 de abril de 2019. Neste sentido, alguns países como Portugal já estabeleceram este formato que se implantará em toda a Europa.
Fica, deste modo, simplificada a atual forma de faturação. O fornecedor deverá incluir em qualquer fatura remetida às administrações públicas europeias alguns dados comuns que homogeneízam o seu conteúdo (semântica definida na referência da norma europeia sobre faturação eletrónica «EN 16931-1:2017, Faturação eletrónica - Parte 1: modelo de dados semânticos dos elementos essenciais de uma fatura eletrónica»).
Além disso, reduzir-se-á o número de formatos existentes (lista de sintaxes definida em CEN/TS 16931-2:2017, Faturação eletrónica - Parte 2: lista de sintaxes que cumprem a norma anterior: a mensagem XML do CEFACT/ONU de fatura aplicável a toda a indústria tal como se especifica nos esquemas XML 16B (SCRDM - CII) e b. Mensagens UBL de fatura e nota de crédito, tal como definidas na norma ISO/IEC 19845:2015»).
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