O que são as plataformas de e-Procurement?

Num ambiente empresarial cada vez mais digitalizado, a eficiência na gestão de compras e a otimização dos processos de fornecimento tornaram-se uma prioridade para as organizações. A SERES Portugal, especialista em soluções digitais para transações seguras e gestão de processos B2B e B2G, oferece ferramentas que permitem às empresas integrar estas soluções de forma segura e eficiente.

Os processos manuais e descentralizados podem gerar ineficiências, erros e falta de visibilidade. É neste contexto que surgem as plataformas de e-Procurement como uma solução chave para otimizar a gestão de compras, proporcionando controlo, automatização e visibilidade que antes não existia.

Quando falamos de e-Procurement, referimo-nos ao aprovisionamento ou compras eletrónicas, materializadas numa solução que integra as operações de compras e fornecimento de forma eletrónica entre clientes e fornecedores.

Neste artigo, deixamos para trás o papel e aproveitamos a transformação digital e a automatização de processos para explorar o que são estas plataformas, os benefícios que proporcionam e como podem melhorar a relação com os fornecedores.

O que são plataformas de e-Procurement e como funcionam?

Muitas empresas, antes de implementar soluções digitais, enfrentavam diversas dificuldades na gestão das suas compras devido a:

• Processos manuais, uma vez que a ausência de um sistema unificado dificultava o controlo e o acompanhamento das compras, aumentando o risco de erros.

• Falta de visibilidade e controlo, já que, sem uma ferramenta centralizada, a monitorização de orçamentos, encomendas e aprovações tornava-se demasiado complexa.

Uma plataforma de e-Procurement é um sistema digital que permite gerir de forma centralizada e automatizada todo o processo de compras (S2P), desde o pedido até à aprovação e emissão de ordens de compra. Entre as suas principais funcionalidades estão:

• Unificar todas as operações num único sistema, melhorando a visibilidade e o controlo.

• Automatizar o fluxo de trabalho e otimizar a gestão de pedidos, aprovações e geração de ordens de compra.

• Garantir a rastreabilidade e transparência, permitindo aceder a um histórico detalhado de cada transação, facilitando auditorias e assegurando o cumprimento legal e regulamentar.

Quais são os tipos de e-Procurement?

Existem diferentes tipos de e-Procurement, consoante as necessidades específicas de cada empresa: 

Quais são as etapas principais do e-Procurement?

O e-Procurement inclui três etapas principais, correspondentes ao que conhecemos como Source-to-Pay:

• Seleção de produtos através de um catálogo online, catálogo PunchOut ou de um mercado específico. Posteriormente, o pedido de compra é integrado no sistema de compras para seguir o fluxo de trabalho predefinido.
• Transformação do pedido em ordem: quando o pedido de compra é confirmado, converte-se automaticamente numa ordem que é enviada ao fornecedor como documento eletrónico.
• Receção da fatura e pagamento: após a realização do pedido, ocorre a receção da fatura, que também pode ser desmaterializada. Isto é, as empresas recebem a fatura, preferencialmente em formato eletrónico, que valida o pedido e dá início ao pagamento.

Quais são as principais vantagens de implementar uma plataforma de e-Procurement?

Sem uma plataforma de e-Procurement, a sua empresa pode enfrentar duas situações que podem dificultar o desenvolvimento do processo de compras.

Uma delas está relacionada com a falta de coordenação entre departamentos, que pode gerar atrasos e erros. A outra prende-se com a falta de automatização, que aumenta o tempo gasto em tarefas administrativas e o desperdício de recursos que poderiam ser direcionados para atividades de maior valor acrescentado.

Então, como é que uma plataforma de e-Procurement pode resolver estes problemas?.

Uma plataforma de e-Procurement resolve estes problemas ao:

• Melhorar a coordenação e colaboração entre departamentos, proporcionando uma maior visibilidade em tempo real.

• Reduzir erros e agilizar a gestão de compras, auditando cada etapa do processo e garantindo o cumprimento das políticas internas e a regulamentação aplicável.

• Registar e documentar cada transação, permitindo analisar dados e apoiar decisões estratégicas mais informadas.

Como melhorar a relação com os fornecedores através de plataformas de e-Procurement?

A gestão manual de fornecedores, sem uma plataforma de e-Procurement, pode gerar sobretudo falta de visibilidade e controlo, atrasos e erros nas ordens de compra e falta de transparência.

Gerir inúmeros fornecedores sem um sistema centralizado pode tornar-se caótico. A ausência de automatização pode causar atrasos na emissão e acompanhamento de pedidos, que por sua vez podem originar conflitos com fornecedores relativamente a condições, prazos e pagamentos.

Para evitar tudo isto, a utilização de uma plataforma de e-Procurement permite:

• Otimizar os processos de sourcing, melhorando a gestão de despesas, agilizando as compras e reforçando a relação com os fornecedores.

• Gerir eficientemente os fornecedores, facilitando a monitorização do desempenho e o cumprimento de cada fornecedor, bem como de todos os processos da cadeia de fornecimento.

• Realizar uma pesquisa estratégica e inteligente de fornecedores de grande valor, favorecendo melhores condições de compra e garantindo a aquisição de bens e serviços em boas condições.

• Estabelecer relações comerciais mais sólidas, permitindo padronizar termos, acelerar a assinatura de acordos e reforçar o cumprimento legal e regulamentar, ao mesmo tempo que se minimizam riscos.

As plataformas de e-Procurement transformam a forma como as empresas gerem as suas compras, otimizando eficiência, controlo e transparência, fortalecendo a relação com os fornecedores e facilitando decisões estratégicas.

Num mercado em constante evolução, apostar na digitalização do processo de compras é essencial para melhorar a competitividade e estabelecer relações sólidas e duradouras com todos os fornecedores.