Em janeiro de 2022, a Polónia iniciou a fase voluntária para a implementação da faturação eletrónica. Começando, assim, pela massificação da faturação eletrónica no país.
Em 2020, a faturação eletrónica foi implementada em todas as administrações públicas polacas, conforme a Diretiva Europeia 2014/55/UE relativa à faturação eletrónica nos contratos públicos nos Estados-Membros.
Devido aos grandes benefícios oferecidos pela faturação eletrónica tanto para a gestão interna de empresas privadas como para as Administrações Públicas, em 2021, o governo polaco começou a trabalhar no plano para a massificação da faturação eletrónica no setor privado.
Que modelo seguirá a Polónia?
À semelhança dos modelos de massificação que serão implementados noutros países europeus, como Espanha ou França, a Polónia vai exigir a autorização da autoridade fiscal em tempo real para que as faturas sejam válidas.
Da mesma forma, foi criada uma plataforma centralizada de faturação denominada KSeF (Sistema Nacional de Faturação Eletrónica). Todas as empresas devem enviar as suas faturas eletrónicas para a KSeF, e o esquema de funcionamento é o seguinte:
- As faturas eletrónicas são emitidas num formato estruturado através do sistema da empresa e preparadas de acordo com o modelo desenvolvido pelo Ministério das Finanças.
- Após a emissão, as faturas são enviadas do sistema financeiro e contabilístico por meio de uma interface (API) para a base de dados central (KSeF).
- Uma vez validadas, as faturas estarão disponíveis no sistema e poderão ser descarregadas pelo destinatário.
- Adicionalmente, a plataforma emitirá uma série de agradecimentos que notificarão os utilizadores do número atribuído através do carimbo de data/hora, da rejeição da fatura ou da impossibilidade de poder emitir faturas, devido à indisponibilidade do próprio KSeF.
- As faturas podem ser consultadas e descarregadas em formato original ou PDF no portal que funcionará também como um repositório, armazenando as notas fiscais eletrónicas durante 10 anos.
Da mesma forma, foi estabelecido que o formato necessário para enviar e receber faturas eletrónicas é UBL 2.1 (XML). Conforme a Lei, será determinado que uma fatura esteja num formato estruturado quando for processada através do KSeF.
Prazos para a implementação da faturação eletrónica
A fim de tornar a massificação da faturação eletrónica na Polónia uma realidade, o Governo decidiu estabelecer um calendário com o objetivo de facilitar ao máximo a sua implementação. Os prazos estabelecidos são os seguintes:
- Janeiro de 2022: início da fase voluntária. As empresas podem começar a emitir faturas estruturadas para a KSeF e beneficiar de vantagens fiscais.
- 1 de julho de 2024: início da obrigatoriedade da utilização da faturação eletrónica B2B estruturada (XML).
De momento, as faturas estruturadas coexistirão com as faturas em papel e com as restantes faturas eletrónicas já em funcionamento no mercado polaco. O recebimento de faturas estruturadas usando o KSeF exigirá a aceitação da fatura pelo destinatário.
e-Fatura Multi-país
A melhor forma de cumprir as obrigações internacionais é através da contratação de uma solução global de faturação eletrónica certificada em todos os países em que a sua empresa opera.
Com a implementação da solução e-Fatura Multi-país da SERES, as empresas poderão beneficiar de uma série de vantagens:
- Adapta-se aos regulamentos em vigor em cada país: é uma solução que cumpre todos os requisitos legais e técnicos estabelecidos em cada um dos países. Além disso, a faturação eletrónica simplifica todo o fluxo de trabalho entre filiais ou empresas que não estão localizadas no mesmo país.
- Coordenação no intercâmbio de informação interna: com o nosso serviço a sua empresa terá um único ponto de colaboração em que a informação é integrada automaticamente e a partir do qual poderá gerar os seus documentos.
- Visibilidade em tempo real: terá toda a informação das suas filiais em tempo real, o que lhe permitirá gerir de forma mais eficiente a sua tesouraria, as suas dívidas e contas a pagar.
- Operador global: cada uma das suas subsidiárias não deve adaptar-se ao mesmo fornecedor, mas essa adaptação será feita automaticamente e com um serviço de apoio e ajuda durante toda a ativação.
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