A Polónia avança com a nova versão do sistema KSeF, reforçando o seu compromisso com a faturação eletrónica. Com vasta experiência na digitalização fiscal europeia, a SERES apoia as empresas no que toca à compreensão e adaptação aos novos requisitos e prazos estabelecidos pelo KSeF.
Quais são as principais novidades do KSeF 2.0?
A 17 de junho de 2025, o Conselho de Ministros da Polónia aprovou a segunda versão do projeto de lei relativo ao sistema de faturação eletrónica KSeF. Entre as mudanças mais relevantes estão:
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Esclarecimentos sobre a aceitação de faturas nacionais emitidas offline no sistema KSeF.
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Notas específicas sobre o cumprimento dos requisitos do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD).
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Confirmação da possibilidade de adicionar anexos às faturas eletrónicas.
A 12 de abril foi publicado um comunicado de imprensa no site do Ministério das Finanças sobre o calendário de implementação do Sistema Nacional de Faturação Eletrónica (KSeF).
As duas fases principais da obrigatoriedade do KSeF terão lugar em fevereiro e abril de 2026, às quais se acrescenta uma fase adicional para os contribuintes mais pequenos, a partir de 1 de janeiro de 2027.
A partir desta data, os contribuintes de menor dimensão, cujas transações envolvam pequenos montantes — como 450 PLN (105,17 €) por fatura e um valor total de vendas de 10.000 PLN (2.337,15 €) por mês — terão de aplicar a obrigatoriedade do KSeF.
A 31 de março de 2025, o Ministério das Finanças da Polónia publicou a Interpelação n.º 8479 sobre o Sistema Nacional de Faturação Eletrónica (KSeF) e, a 11 de abril, foi publicado no site do RCL um projeto de lei que introduz numerosas alterações na obrigatoriedade de emissão de faturas através do KSeF.
As datas importantes de 2025 são as seguintes:
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Junho 2025: divulgação da nova versão do KSeF.
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Setembro 2025: será possível testar a API do KSeF 2.0 para integradores e grandes empresas.
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A partir de 1 de novembro de 2025: disponibilização de uma versão de teste para contribuintes.
A partir de 1 de novembro de 2025: os empresários poderão solicitar certificados de emissor de faturas para autenticação no sistema, necessários caso o sistema falhe.
Principais mudanças na faturação eletrónica:
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Mantém-se a possibilidade de emitir faturas a partir das caixas registadoras até ao final de 2026.
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Adia-se até ao final de 2026 a obrigatoriedade de incluir o número KSeF nos pagamentos de faturas eletrónicas.
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Introdução permanente da opção voluntária de usar o modo «offline24».
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Permissão de emissão voluntária de faturas eletrónicas a consumidores.
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Inclusão de funcionalidade que permite enviar faturas com anexos ao sistema KSeF, especialmente para fornecedores de media, serviços de telecomunicações e emissores de faturas coletivas.
Além disso, a 8 de maio de 2025, o Ministério das Finanças publicou a versão preliminar da estrutura lógica da FA (3), aplicável a partir de 1 de fevereiro de 2026. Esta estrutura substituirá a atual FA (2) e será publicada na e-PUAP, a plataforma eletrónica de serviços da administração pública.
Para as empresas que querem garantir conformidade e agilizar a implementação da fatura eletrónica, a SERES oferece soluções completas de gestão e automatização adaptadas à legislação europeia.
Quanto à obrigatoriedade da faturação eletrónica na Polónia:
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A Polónia implementou o sistema KSeF (Krajowy System e-Faktur), que entrou em vigor oficialmente em julho de 2024 para algumas categorias de empresas, mas a obrigatoriedade gradual para todas as empresas começou em 2025, dependendo do volume de faturação e do setor.
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A partir de julho de 2025, todas as empresas polacas passam a estar obrigadas a emitir faturas eletrónicas através do KSeF, com validação automática pelo sistema antes de serem consideradas legalmente válidas.
Quando começa a obrigatoriedade da faturação eletrónica na Polónia?
Para que a generalização da fatura eletrónica na Polónia se torne uma realidade, o Governo decidiu estabelecer um calendário com o objetivo de facilitar ao máximo a sua implementação. Os prazos estabelecidos são os seguintes:
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Janeiro 2022: início da fase voluntária. As empresas podiam começar a emitir faturas estruturadas para o KSeF e beneficiar de vantagens fiscais.
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Inicialmente, a obrigatoriedade da faturação eletrónica estava prevista para julho de 2024, mas foi adiada para fevereiro de 2026, quando será obrigatória para empresas com faturação superior a 46 milhões de euros em 2025. Para as restantes empresas, a obrigatoriedade começa a 1 de abril.
No verão de 2024 iniciaram-se consultas públicas sobre o KSeF, previstas terminar em novembro de 2025. Durante este período, definiu-se uma roadmap abrangendo o novo esquema FA (3), o projeto de lei e os últimos detalhes do KSeF.
O Ministério das Finanças decidiu suspender o ambiente de testes devido a dificuldades técnicas e elevada procura, limitando a carga de testes a 10 MB e 100 ficheiros por minuto.
Por agora, as faturas estruturadas coexistirão com faturas em papel e outros tipos de faturas eletrónicas já existentes no mercado polaco. A receção de faturas estruturadas via KSeF exigirá a aceitação do destinatário.
Em 2020, a faturação eletrónica foi implementada na Administração Pública polaca, em conformidade com a Diretiva Europeia 2014/55/UE.
Devido aos benefícios significativos da faturação eletrónica para empresas privadas e Administração Pública, em 2021 o governo polaco iniciou o plano de massificação da e-fatura no setor privado.
Como funciona o modelo de faturação eletrónica na Polónia?
Foi criada uma plataforma centralizada, o KSeF. Todas as empresas devem enviar as faturas eletrónicas para esta plataforma e funciona da seguinte forma:
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As faturas eletrónicas são emitidas em formato estruturado através do ERP da empresa, conforme modelo do Ministério das Finanças.
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Após emissão, as faturas são enviadas via API para a base de dados central (KSeF).
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Depois de validadas, as faturas ficam disponíveis no sistema e podem ser descarregadas pelo destinatário.
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A plataforma envia notificações sobre o número atribuído, rejeições ou impossibilidade de emissão devido à indisponibilidade do KSeF.
Além disso, o formato exigido para envio e receção de faturas eletrónicas é o UBL 2.1 (XML). Uma fatura é considerada estruturada quando processada através do KSeF.
Como a SERES pode apoiar a sua empresa?
A fatura eletrónica é um documento digital com validade legal, e a SERES é um dos fornecedores com mais experiência na Europa e América Latina, garantindo autoridade e confiança na transição.
Para empresas que querem garantir conformidade e agilizar a implementação do KSeF, a SERES oferece soluções completas de gestão e automatização, adaptadas à legislação europeia e aos novos requisitos polacos.
