Objetivo: reducir los plazos del O2C

Que la mayoría de las empresas españolas sufre impagos es una realidad, pero también es verdad que cada vez más compañías están adoptando medidas y sistemas tecnológicos que automatizan este proceso y consiguen reducir el PMC poco a poco.

Sin embargo, cuando pensamos en cómo reducir los tiempos de cobro, el panorama es tan amplio que puede resultar agobiante solo planteárselo. ¿Por dónde empiezo? ¿Qué es prioritario? ¿Todo depende de mi empresa? ¿Cómo voy a controlar yo los tiempos de mis clientes?

En este post vamos a desgranar las fases del O2C para que conozcas dónde y cómo puedes ganar tiempo para el cobro de tus facturas.

Cómo ganar tiempo en cada fase del O2C

Para empezar, recordemos que el ciclo de venta O2C (order to cash) comprende el período desde que se emite la orden de pedido hasta que cobramos la factura del cliente. De un punto a otro se suceden varias fases, y de cada una de ellas podemos “rascar” tiempo. Tiempo muy valioso pues, hasta que recibamos el dinero de la factura, será nuestra empresa la que invierta sus propios recursos en cubrir gastos.

• El proceso O2C comienza cuando nuestra compañía recibe el pedido. La orden de compra se remite a los proveedores correspondientes, acordando con ellos también las condiciones referentes al pago: cuál será el plazo y medio, si hay descuento por pronto pago, etc. 
  
• Una vez hacemos entrega del producto o servicio, generaremos el albarán. Habitualmente, llegado este punto, nuestra empresa ya ha tenido que hacer un esfuerzo económico al comprometer parte de las necesidades operativas de fondos (NOF).

  Lo que se extienda el período desde la emisión del albarán hasta la emisión de la factura es responsabilidad de tu empresa principalmente. Revisa qué procesos puedes acortar, ya que a menudo corresponde a cómo se ha hecho por tradición, pero cuanto antes generes la factura, antes recibirás el cobro.

• La emisión de la factura es el paso siguiente. Rellenar datos, comprobar nombres y direcciones. Si has automatizado este proceso, puedes reducir tus tiempos hasta en un 70 % y prevenir el error humano. Además, evitas a tu equipo tareas repetitivas y tediosas, pudiendo encargarse de otras labores de más valor. En este punto empieza el ciclo del PMC.
  

  Track2Pay se encarga del proceso de reclamación de las facturas. El caso de Solera from SERES on Vimeo.

• La fase consecutiva es la distribución y recepción de las facturas, y hay que prestar atención porque puede dilatarse mucho. ¿Te has encontrado la clásica evasiva “no he recibido la factura”?
  

  Aquí hay muchos días que puedes intervenir para acortar el PMC. Primero, ten en cuenta que si apuestas por la factura electrónica, el envío es inmediato. Además, en caso de utilizar un sistema de seguimiento de facturas, puedes saber en cada momento en qué punto del proceso te encuentras: si el cliente ha recibido la factura, si la ha validado, etc. Esto te va a permitir tomar las riendas de los tiempos e intervenir en caso de que se demoren.

  Track2Pay evidencia y notifica la recepción de la factura. El caso de Solera from SERES on Vimeo.

• En el siguiente estadio se comprende la validación de la factura por parte del cliente. De él esperamos que nos comunique inmediatamente si está de acuerdo o no con el contenido del documento, pero la realidad es que no suele ser así. Si no adquieres un papel proactivo y le preguntas, es posible que ya vencido el plazo de pago, escuches algo como: “Ahora que lo dices, hay un apartado con el que no estaba de acuerdo”. Y el ciclo del PMC empieza de cero.

  Apóyate en un sistema tecnológico que se lo recuerde a los clientes por ti. Tan pronto como reciban la factura tendrán que aceptarla o denegarla, por lo que, en caso de desacuerdo, puedes solucionarlo cuanto antes y no retrasar en exceso el PMC.

• El paso último es la recepción del pago. El problema de muchas empresas es que, hasta que no vence esta fecha, no saben en qué punto se encuentra la factura, y es entonces cuando se encuentran con problemas como los que hemos mencionado anteriormente.

  Ataja este problema estableciendo comunicación con el cliente de forma automatizada. Si cuentas con una herramienta que recuerde el pago a tu cliente, es más probable que priorice tus facturas a las de los demás proveedores y cobres a tiempo.

  Como ves, hay muchas etapas del order to cash en las que puedes intervenir para reducir el PMC. Recuerda que la tecnología es un gran aliado para minorar los retrasos y tener un mayor control de tus facturas y, consecuentemente, también de la liquidez de tu empresa. Si quieres saber más sobre cómo puede ayudarte un servicio de facturación electrónica, hemos preparado un informe que te será de interés.