La Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) y el gobierno portugués comenzaron a trabajar para implementar la obligatoriedad de la factura electrónica en Portugal en 2004, con la publicación del Decreto-Lei nº256/2003, donde se establecieron las bases para la factura electrónica en el país.
A partir del 1 de noviembre de 2009, todas las transacciones relacionadas con contratos públicos debían ser electrónicos a través de diversas plataformas certificadas electrónicas, según el Decreto-Lei nº18/2008.
Ya en 2014 se hizo pública a nivel europeo la Directiva 2014/55/UE, con la que se conseguía un nuevo impulso hacia la estandarización de la factura electrónica en las administraciones públicas.
Siguiendo esta línea, el 31 de agosto de 2017, se publicó una nueva actualización del Código dos Contratos Públicos, donde se modificaba el Decreto nº18/2008 para que a partir del 1 de enero de 2019 la facturación electrónica B2G fuese obligatoria en todo el país. Fecha que se extendió hasta el 18 de abril de 2020 para administraciones públicas de ámbito local.
En enero de 2021 se implantó la obligatoriedad de facturación electrónica B2G para grandes empresas. Y, finalmente se espera que a lo largo del año 2023 se haga extensiva a todas las empresas del país, incluyendo en este último grupo a las micro, pequeñas y medianas empresas y para entidades públicas como entidades contratantes.
A partir del 31 de diciembre de 2024, las empresas portuguesas pueden seguir utilizando las facturas en PDF como facturas electrónicas.
Desde el 1 de enero de 2025, las pequeñas empresas y microempresas estarán obligadas a adherirse al sistema de facturación electrónica B2G.
Hasta el 31 de diciembre de 2025, las empresas portuguesas pueden seguir aceptando facturas en formato PDF y se consideran facturas electrónicas a todos los efectos legales. A partir del 1 de enero de 2026, será necesario incluir la factura electrónica cualificada (QES).
El sistema de facturación electrónica B2G en Portugal está basado en un modelo descentralizado, de manera que los organismos públicos pueden utilizar la plataforma de recepción de facturas prevista por la eSPAP o bien desarrollar sus propias plataformas para la recepción, validación y procesamiento de facturas electrónicas. Dicha conexión puede efectuarse a través de protocolo AS2 o mediante Web Services.
Como en este caso en concreto todas las facturas emitidas por una empresa deben generarse desde un software aprobado y certificado por la autoridad portuguesa, para cumplir con la norma se hace necesario emplear un software que reúna las características de una solución auditada y certificada por la DGCI de Portugal, de acuerdo con los requisitos establecidos por la Portaria N.º 363/2010 y 340/2013.
La eSPap (Entidade de Serviços Partilhados da Administraçao Pública) es la encargada de coordinar la implementación del sistema de factura electrónica en Portugal.
Para simplificar la comunicación de facturas, aumentar el control en las transacciones y luchar contra el fraude fiscal, la AT portuguesa estableció la obligatoriedad de incluir, en las facturas y documentos fiscales relevantes, el código de documento único ATCUD (Code Validation Numero Sequential) y el código QR.
Los códigos ATCUD deben figurar en todas las facturas y es imprescindible su legibilidad, independientemente del soporte en el que se presente al cliente, tanto en formato electrónico como impreso.
El código QR en las facturas solo afecta a aquellas que se presentan en papel o en PDF firmado. En los documentos con más de una página, el ATCUD aparecerá en todas ellas, mientras que el QR podrá aparecer en la primera o en la última hoja.
Los requisitos para poder incluir los códigos ATCUD y QR en las facturas será necesario contar con una solución de software certificada por la AT y con el código de validación de serie otorgado por la AT.
Desde el 1 de enero de 2023, las facturas deben incluir el código de documento único ATCUD (Code Validation Numero Sequential) y las facturas en papel o PDF deben incluir un código QR.
El sistema tributario portugués establece la declaración de información fiscal y contable a través del sistema SAF-T (Standard Audit Tax Purposes).
Como última novedad, según lo definido por la Orden Ministerial nº31/2019 del 24 de enero, la declaración de los archivos SAF-T es aplicable a los períodos 2026 y siguientes, a presentar en 2027 y años posteriores.
La obligatoriedad del archivo SAF-T se introdujo a través del Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado (CIVA), mientras que los requisitos técnicos, con la estructura en formato XML, con la Portaria nº. 321-A/2007.
Por otro lado, la Portaria nº. 31/2019 fijó los requisitos específicos para presentar archivos SAF-T ante la Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) y el Decreto-Lei nº. 198/2012 detalló las obligaciones relacionadas con la facturación y comunicación de documentos de transporte.
La obligación de presentar el archivo SAF-T en Portugal recae en aquellas empresas que realizan actividades comerciales y tienen sede en el país. Dentro de este grupo de empresas encontramos todas las entidades sujetas al IVA que deben presentar, sí o sí, su información fiscal y contable de manera digital.
Existen 3 tipos de archivos: el SAF-T de facturación (se presenta antes del día 5 de cada mes), el SAF-T de contabilidad (se puede presentar de manera mensual o anual) y el SAF-T de documentos de transporte (se debe presentar antes de que se inicie cualquier movimiento de bienes).
Se debe generar en formato XML para garantizar la estandarización y legibilidad de los datos. Para ello, las empresas portuguesas deben utilizar un software certificado por la AT.
Por otro lado, el proceso de automatización es clave para generar y enviar el archivo SAF-T. Las empresas deben asegurarse de que sus sistemas de gestión estén integrados con un software que facilita la captura de datos contables y fiscales y que estos se presenten dentro de los plazos establecidos por la normativa vigente.