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El intercambio electrónico de documentos en el sector jurídico

No cabe duda de que la incorporación de herramientas de intercambio electrónico de documentos a un mundo hasta ahora dominado por el papel, como lo era el sector jurídico, ha supuesto una gran revolución y transformación hacia una nueva Oficina Judicial electrónica mucho más eficiente, ágil y segura en la tramitación y en el intercambio de información con los ciudadanos, los profesionales, las administraciones y los demás colectivos implicados.

El sector jurídico, tal como lo conocemos en la actualidad, es en gran medida un mundo de gran cantidad de documentación. Hablar de este sector alude, en la mayoría de los casos, imágenes de libros, códigos, boletines oficiales, notificaciones, señalamientos, escritos, demandas… Mucha información que está en constante cambio y dinamismo.

Así pues, podríamos afirmar que este sector se basa, principalmente, en el acceso y comunicación de grandes volúmenes de documentos jurídicos; y que para ello es necesaria una gran flexibilidad, seguridad y confidencialidad en el intercambio.

¿Cómo ha cambiado el intercambio electrónico de documentos al sector jurídico?

La introducción del canal electrónico en el ámbito jurídico se ha realizado de forma ordenada en los últimos años y ha precisado de un proceso considerable de digitalización de la información presentada anteriormente en papel o recibidos en otros soportes electrónicos (CD’s, DVD’s, dispositivos USB…). Gracias a ello, se ha facilitado la creación de un expediente judicial electrónico que permite el tratamiento y ejercicio online de las actuaciones judiciales, la recepción de notificaciones, la consulta de señalamientos, escritos, estado de los asuntos, demandas…, todo desde cualquier punto conectado a internet.

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Asimismo, para la creación del expediente judicial electrónico se ha precisado de una gran interoperabilidad, es decir, de la capacidad que tienen las herramientas de intercambio electrónico de documentos para intercambiar datos y permitir compartir información y conocimiento con los diferentes colectivos del sector: órganos judiciales y oficinas de registro y reparto, procuradores y colegios de procuradores, abogacías, fiscalías, abogados y colegios de abogados, graduados sociales, comisiones de asistencia jurídica gratuita...

En un primer paso, el uso de estándares en los formatos de los documentos e información intercambiada ha hecho posible que el sistema receptor pueda leer y entender la información enviada por otros sistemas de forma automática y que, por consiguiente, se agilice el intercambio de los documentos y la información. Esto, que hasta hace poco se gestionaba en papel y se tenía que intercambiar por correo o fax, se ha traducido en una disminución en el tiempo que transcurre hasta la resolución final y en una mayor eficiencia en la gestión.

Pero no sólo los procesos se han visto mejorados, sino que, debido a la necesidad de uso de técnicas de cifrado y sistemas que utilizan certificados de firma electrónica, el intercambio electrónico se ha convertido en un instrumento de trabajo que aporta garantías de seguridad y confidencialidad en las comunicaciones del sector y, además, permite una conservación a largo plazo de los documentos. Esto avala que los intereses de los ciudadanos queden más protegidos y que los documentos intercambiados tengan validez jurídica, ya que se garantiza la integridad del documento ante una posible manipulación.

En este sentido, han surgido herramientas y servicios como VERIPOST que, basados en el intercambio electrónico de documentos, establecen un canal seguro de correspondencia electrónica de mensajes y documentos de forma certificada. Es decir, que permiten enviar y certificar, incluso notarialmente, el intercambio de documentos como nóminas, actas, facturas, certificaciones de obra, contratos, albaranes de entrega, órdenes de recepción de mercancía, etc., asegurando la confidencialidad y validez legal de los mismos.

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