Empezar a utilizar el EDI implica adaptar su gestión y sus programas de facturación, almacén, contabilidad, etc. a un nuevo lenguaje y codificación que la mayoría de los ERP's del mercado no contemplan. ¿Por qué? El principal motivo es que es una forma de relación que toma en cuenta tanto al emisor como al receptor mientras que los ERP suelen centrarse única y exclusivamente en organizar a su cliente, no tanto la relación entre éste y sus socios comerciales -clientes y proveedores.
Por ello se debe tomar en cuenta cuatro cambios:
En primer lugar, en necesario generar un documento electrónico de acuerdo al estándar de las Naciones Unidas UN/EDIFACT. ¿Existe algún otro estándar en las relaciones EDI? Sí, incluso cada vez es más común el intercambio de documentos XML, pero éste es el más extendido.
Para transformar la información que sale de su ERP es necesario un servicio , ya sea un software o una estación, que enlace con nuestra informática interna y traduzca la información al estándar a la vez que se conecte con su buzón electrónico avanzado EDI. Esta adaptación y estructuración al lenguaje electrónico debe regirse por el estándar. ¿Por qué el UN/EDIFACT? Porque el UN/EDIFACT se utiliza como el "lenguaje esperanto" del comercio, administración y transporte.
En segundo lugar, para saber que el producto referido es exactamente el que se envía y con las características pactadas es necesario identificarlo unívocamente, tanto para el emisor como para el receptor, y para ello se utilizan los Códigos EAN. ¿Sabe donde están? En cualquier producto con código de barras.
Una vez identifcados los productos y nuestra empresa globalmente, necesitaremos una red o canal de comunicación por la que hacer llegar los mensajes al destinatario. En el entorno se utilizan mayoritariamente las Redes de Valor Añadido (RVA) o Redes VAN.
Y por último, comenzar a enviar y recibir. Su empresa intercambiará pedidos (orders), albaranes o guía de remisión (desadv), facturas electrónicas (invoic)... cuya información se podrá consultar a través de un acceso online a su servicio o a través de su ERP (integración) evitando que su empresa tenga que cambiar su forma de trabajar para adaptarse y participar en una de las mayores comunidades de negocio del mundo.
El concepto ha evolucionado de su contexto inicial, basado en el estándar EDIFACT y las redes de valor añadido, a uno más abierto donde el uso de nuevos formatos, documentos, estándares y protocolos son compatibles. Contar con un servicio o software EDI ya no sólo es posible para trabajar bajo ese concepto, sino que se ha transformado para ofrecer un servicio global de intercambio electrónico de documentos donde todos los participantes están conectados con independencia de la tecnología o estándar utilizado.