Cuando su empresa se dispone a enviar a sus clientes un volumen importante de sus facturas, albaranes o cualquier otro documento, surge la necesidad de optimizar ese envío. Para ello, el primer paso lógico es agrupar en un mismo “fichero” todos los documentos que se van a enviar desde su ERP y así no tener que abrir y cerrar la conexión cada vez que se envíe un documento con cada uno de sus clientes.
Ese “fichero” se denomina “remesa de documentos” y una vez recibido en su servicio de SERES desencadena un conjunto de tareas de supervisión entre los que destacan:
- Revisión de las reglas de la autenticidad e integridad del documento: Confirmamos que el emisor es quien dice ser y aseguramos que los identificadores del receptor son correctos. Ejemplo de error: Enviar una factura a un cliente con NIF erróneo.
- Revisión de reglas legales: Aplicamos las reglas que por ley son requeridas. Ejemplo: Que la factura tenga un número indicado.
- Revisión semántica y sintáctica de la información del documento: Confirmamos que la información de la factura esté correctamente creada. Ejemplo: Que el importe de la factura en euros corresponde a un numérico con decimales o en facturas EDI "INVOIC" que el campo con la cantidad sea numérico con 2 decimales.
- Revisión de las reglas de negocio del destinatario: Confirmamos si hay algún requerimiento por parte de su cliente para aceptar su documento. Ejemplo: Las facturas a las AAPP españolas debe incluir el código dir3.
Qué ocurre si no pasa alguna de las revisiones
Para una gestión más ágil, rápida y fácil su “remesa” se divide en partes o intercambios, según sus destinatarios y según si el documento tiene alguna “pega”. De esta manera, SERES le ofrece un “Informe de la Remesa” donde podrá conocer en detalle por cada cliente los documentos que han pasado todos los filtros y los que no.
De esta manera, la gestión de una remesa se debe centrar en los casos a supervisar y donde su solución se relaciona con las revisiones anteriores:
- Revisión de las reglas de la autenticidad e integridad del documento: Se ha indicado un nif incorrecto con una “X” en el bloque de números, por ejemplo “A5845X54”. Cambiar el dato en su ERP.
- Revisión de reglas legales: Se debe indicar obligatoriamente el número de factura en su ERP.
- Revisión semántica y sintáctica de la información del documento: Se ha indicado una cantidad con letras. Por ejemplo, el importe “1000€” cuando debería ser “1000,00”.
- Revisión de las reglas de negocio del destinatario: Si la factura es al Ayuntamiento de Madrid la factura debe contener el código DIR3 que identifica unívocamente las Unidades Orgánicas y Oficinas de Registro de las AAPP. La solución requiere identificar los datos del DIR3 desde sus sistemas.
Una vez solucionados las situaciones especiales sólo será necesario volver a enviar los documentos que, en el caso de pasar todas las reglas, serán remitidos, ahora sí, a sus clientes.
¿Quiere ver en vivo un servicio EDI?