La gestión de facturas en papel es ineficiente para los tiempos que corren, tanto en el envío cómo en la recepción. Está demostrado que es más provechoso eliminarlo del departamento y apostar por una era más digital. Eso sí, dar con la tecla de la mejor opción no siempre es fácil. Existen de todo tipo: las que son sencillas y que solucionan el problema momentáneo y otras más revolucionarias que vienen a cambiar el proceso por completo.
Sin embargo, no podemos eliminar el mismo debido a la importancia de conservar el documento original. Además, los datos vamos a tener que seguir extrayéndolos uno a uno a mano, al igual que la comprobación y la contabilización de los mismos. Es decir, al final lo que hemos hecho es hacerle una foto a nuestra factura y guardarla en nuestro ordenador. Ni hemos podido eliminar el documento original, ni el trabajo humano improductivo.
La parte negativa de esto es que hoy en día este tipo de escaneo digital no consigue leer los datos lo suficientemente bien, lo que provoca que tengamos que revisar una a una la factura o incluso introducir a mano datos que puede que no haya captado, además de todo el trabajo de revisarla en detalle por si hubiese errores. No eliminamos recursos cómo quisiéramos.
Se trata de una solución intermedia. Hemos conseguido eliminar el papel, pero gestionar ese documento sigue arrastrando labores humanas de contabilización, macheo manual...etc. Además, no dejamos trazabilidad del mismo y únicamente nuestro proveedor sabrá si la hemos recibido, pero no si esta aceptada o existen errores. Seguirán llamando para preguntar.
En definitiva, no hemos conseguido ser más eficientes, puesto que al final no ahorramos prácticamente ni en tiempo, al tener que realizar trabajos de comprobación que ya hacíamos antes, añadiendo además otros que no realizábamos cómo es el caso del escaneo; y por otro, tampoco en dinero, ya que los ahorros que podamos conseguir con ello, no se ven compensados con la inversión realizada para digitalizar esos documentos.
En resumidas cuentas, lo ideal es realizar procesos con facturas digitales que ya nazcan cómo tal y que no deban transformarse. Esto nos podrá aportar que sean documentos que se entiendan a la perfección con nuestro sistema y sean capaz de leerlos, comprobarlos y contabilizarlos de forma automática, y ellos mismos sean capaces de informar a nuestro proveedor del estado de la factura sin necesidad de utilizar recursos internos para ello. Solo así seremos realmente eficientes.
La digitalización de facturas es la solución más sencilla para eliminar el papel del proceso de recepción, pero ¿sabemos realmente lo que se esconde detrás de esta solución? Alberto Redondo, director de marketing para Iberia y LATAM de SERES analiza punto por punto las dos caras existentes de la digitalización de facturas.