La gestión de facturas en papel es ineficiente para los tiempos que corren, tanto en el envío cómo en la recepción. Está demostrado que es más provechoso eliminarlo del departamento y apostar por una era más digital. Eso sí, dar con la tecla de la mejor opción no siempre es fácil. Existen de todo tipo: las que son sencillas y que solucionan el problema momentáneo y otras más revolucionarias que vienen a cambiar el proceso por completo.
Escanear
El escaneo de facturas es una solución rápida y sencilla. Trasladamos progresivamente el papel a una versión digital con la intención de ir eliminando ese papel.
Legalmente no está permitido eliminarlo
Sin embargo, no podemos eliminar el mismo debido a la importancia de conservar el documento original. Además, los datos vamos a tener que seguir extrayéndolos uno a uno a mano, al igual que la comprobación y la contabilización de los mismos. Es decir, al final lo que hemos hecho es hacerle una foto a nuestra factura y guardarla en nuestro ordenador. Ni hemos podido eliminar el documento original, ni el trabajo humano improductivo.
Digitalización certificada
El escaneo digital certificado, además que por una parte aporta la conversión de una factura en papel en digital, extrayendo uno a uno los datos de la factura y trasladándolos al sistema de gestión, tiene añadido una validez legal que permite acabar con el documento original.
La tecnología no está preparada para ello
La parte negativa de esto es que hoy en día este tipo de escaneo digital no consigue leer los datos lo suficientemente bien, lo que provoca que tengamos que revisar una a una la factura o incluso introducir a mano datos que puede que no haya captado, además de todo el trabajo de revisarla en detalle por si hubiese errores. No eliminamos recursos cómo quisiéramos.
PDF o soluciones similares
Las soluciones basadas en PDF o documentos similares también es una opción muy extendida, solo recibir las facturas por correo electrónico en un archivo electrónico.
No aporta trazabilidad
Se trata de una solución intermedia. Hemos conseguido eliminar el papel, pero gestionar ese documento sigue arrastrando labores humanas de contabilización, macheo manual...etc. Además, no dejamos trazabilidad del mismo y únicamente nuestro proveedor sabrá si la hemos recibido, pero no si esta aceptada o existen errores. Seguirán llamando para preguntar.
Un documento electrónico, que ya nazca cómo tal
En definitiva, no hemos conseguido ser más eficientes, puesto que al final no ahorramos prácticamente ni en tiempo, al tener que realizar trabajos de comprobación que ya hacíamos antes, añadiendo además otros que no realizábamos cómo es el caso del escaneo; y por otro, tampoco en dinero, ya que los ahorros que podamos conseguir con ello, no se ven compensados con la inversión realizada para digitalizar esos documentos.
En resumidas cuentas, lo ideal es realizar procesos con facturas digitales que ya nazcan cómo tal y que no deban transformarse. Esto nos podrá aportar que sean documentos que se entiendan a la perfección con nuestro sistema y sean capaz de leerlos, comprobarlos y contabilizarlos de forma automática, y ellos mismos sean capaces de informar a nuestro proveedor del estado de la factura sin necesidad de utilizar recursos internos para ello. Solo así seremos realmente eficientes.
