Claves para un proceso de homologación de proveedores eficaz
Homologar proveedores es un paso esencial para garantizar la calidad, fiabilidad y cumplimiento normativo en la cadena de suministro de cualquier empresa. Este proceso permite evaluar, seleccionar y controlar a los proveedores antes de iniciar una relación comercial.
En este artículo te explicamos qué es el proceso de homologación, por qué es tan importante y cuáles son las claves para implementarlo con éxito.
¿Por qué es necesario homologar proveedores?
Para garantizar los requerimientos de los clientes en cuanto a estándares de calidad, idoneidad en el servicio que vienen prestando.
Los clientes, según sus procedimientos y como parte del proceso de homologación envían un cuestionario de preguntas que debe sustentarse con documentos, procedimientos, estándares, instructivos, manuales, registros, de acuerdo con el sistema de gestión que se va a implementar.
También puede llevarse a cabo una visita o assessment de homologación con la que el evaluador verificará el cuestionario completado a través de la evidencia de documentos.
Las organizaciones se enfrentan a múltiples problemas a la hora de abordar un procedimiento de homologación de proveedores, en especial, la falta de recursos y de herramientas tecnológicas o la ausencia de conocimientos específicos.
Funciones del módulo de gestión de proveedores
Un módulo de gestión de proveedores soporta y simplifica el proceso, al recopilar y organizar toda la información requerida por las empresas acerca de sus proveedores y proporcionando un repositorio común actualizado. Sus principales funciones son:
- 1. Registrar proveedores.
- 2. Personalizar formularios para recopilar la información deseada.
- 3. Clasificar a los proveedores según su actividad comercial.
- 4. Gestionar el perfil de los proveedores.
- 5. Soportar el proceso de homologación.
- 6. Almacenar en un punto común todo el conocimiento sobre los proveedores.
- 7. Recopilar la información de forma automática y periódica para tener siempre la base de datos actualizada.
- 8. Homologación de los proveedores, en base a los criterios definidos.
- 9. Buscar y visualizar correos electrónicos a proveedores.
Pasos para homologar proveedores
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Paso Acción Objetivo 1º Definir criterios de evaluación Determinar requisitos mínimos 2º Solicitar documentación al proveedor Verificar cumplimiento legal y técnico 3º Validar certificados y referencias Asegurar calidad y fiabilidad 4º Evaluar riesgos y nivel de criticidad Gestionar contingencias 5º Aprobar e incorporar en el sistema Autorizar y hacer seguimiento
¿Cuáles son las ventajas de un proceso de homologación de proveedores?
- Más calidad: mayor conocimiento del grado de adecuación del proveedor a las necesidades del cliente; evaluación de la capacidad de los proveedores para cumplir los estándares de calidad; mayor confidencialidad y seguridad de la información.
- Menos tiempo para realizar estudios de mercado, al trabajar siempre con proveedores homologados, y reducción de tiempos de entrega al conocer los proveedores las particularidades del cliente.
- Mejor precio: se alcanzan relaciones basadas en la confianza con los proveedores, logrando una posición como cliente estratégico, lo que implica ventajas económicas.
- Menor riesgo de trabajar con proveedores que no puedan cumplir con sus compromisos o tengan problemas de solvencia económica, así como de trabajar con proveedores que han prestado un mal servicio en el pasado gracias al seguimiento continuo de su actividad.
Preguntas frecuentes sobre la homologación de proveedores
¿Qué diferencia hay entre homologar y certificar un proveedor?
Homologar es validar que cumple con los requisitos internos de la empresa. Certificar implica que un organismo externo reconoce su cumplimiento con normas específicas (ISO, etc.).
¿Es obligatorio homologar a todos los proveedores?
No, pero es muy recomendable hacerlo con proveedores críticos o estratégicos para asegurar cumplimiento y minimizar riesgos.
¿Cuánto dura una homologación?
Depende del tipo de proveedor, pero muchas empresas revisan la homologación cada 1 o 2 años.
¿Cómo puede ayudar la tecnología en este proceso?
Digitalizar la homologación reduce tiempos, errores y permite centralizar toda la documentación y evaluación en una plataforma única.
Un proceso de homologación bien definido garantiza relaciones comerciales más seguras, eficientes y alineadas con los objetivos de la empresa. En SERES te ayudamos a digitalizar y automatizar la homologación de proveedores para que puedas reducir riesgos, ahorrar tiempo y tomar decisiones basadas en datos.
