En el caso de entrega de mercancía, es común anexar al paquete la factura impresa. Se aprovecha el envío para ahorrarse el sello postal. Este es el tercer motivo para "no decir adiós" a la factura en papelsegún un estudio publicado por SERES*.
No me resulta fácil escribir sobre excusas para no utilizar la factura electrónica. Sobre todo cuando somos unos de los grandes defensores de su uso. Y el envío de la factura con la mercancía, si nos centramos en la relación entre empresas y quitamos del medio los casos de envío de mercancía a particulares, es uno de esos casos dificil de justificar.
Si bien es cierto que la realidad del día a día nos dicta que hay algunas situaciones donde "el papel no se va a acabar". Uno de estos casos, que viene recogido en nuestro estudio, es aquella empresa que vende mercancía y, en la misma entrega, se aprovecha para dar la factura. Pensamos que con esto tenemos más asegurada que la factura será procesada por el destinatario, nada más lejos de la realidad.
Casos particulares
Y aquí llegamos a tener que analizar cual es la relación con el cliente y como es el proceso de gestión de esa factura:
- Las empresas que trabajan con sectores con una cadena de suministro avanzada que, normalmente utilizan EDI donde la factura en papel no existe. Esos caso son muy concretos dentro del retail, automoción, sanidad...en la relación con las grandes superficies pero fuera de ahí la relación es más variada.
- En algunos casos, cuando la entrega de la mercancía implica el pago en mano...la necesidad de entregar la factura viene solicitada, algunas veces impuesta, por el destinatario. en estos casos, hasta que no lleguemos a la situación de México, donde todas las facturas son electrónicas y cuando pagas te envían una factura electrónica a donde quieras (email, servicio, etc.), no hay mucho que hacer.
- En los casos restantes habría que analizar varias situaciones para ver que nos aporta la factura electrónica:
- La persona que recibe la mercancía muchas veces no es la que gestiona la factura y el pago: Todos sabemos que cualquier excusa es buena para gestionar la factura con retraso. Las facturas en el cajón han existido (y existen) desde tiempo inmemoriables. La factura electrónica te permite tener visibilidad de la factura emitida, para detectar las que van al cajón.
- Respaldo automático de tu factura en papel: Entregar una factura electrónica en papel (¡es posible!) con marcas gráficas PDF417 le permite a tu cliente escanear la factura para obtener su información de forma electrónica o almacenarla en papel y a su empresa poder reenviarla tantas veces como quiera si la necesidad de enviarla en papel con el sello de "duplicada".
- Archivo electrónico: Con la emisión de la e-factura puedes tener todas tus facturas en una copia de respaldo.
- Apoyo para cumplir con la obligación fiscal del IVA: La factura electrónica le aporta más facilidad para cumplir con las obligaciones fiscales con la Agencia Tributaria como es en el caso del Suministro Inmediato de Información.
La factura electrónica es más económica que la papel. Muchas veces son las costumbres o los procesos internos que asumimos como inevitables los que hacen que estos ahorros sean menos.
¿Quiere conocer qué le ha propuesto SERES a estas empresas?
Ir de lo más sencillo a lo más avanzado según su ritmo y el ritmo de sus clientes. Lo primero optimizar sus recursos externalizando las tareas de impresión, manipulación y franqueo postal de facturas. Seguidamente continuamos ahorrando costes progresivamente y obteniendo mejoras en su proceso de seguimiento y financiación de facturas. ¿Quiere conocer más detalles?
* Estudio realizado online en 2014. Basado en la respuesta de 1.000 empresas con volúmenes de más de 600 facturas al mes.