Una vez realizada una venta nos toca facturar, lo que requiere crear la factura y manipularla para su envío postal. El día a día hace que no le dediquemos tiempo a "romper con la costumbre" de facturar en papel. Este es el segundo motivo para "no decir adiós" a la factura en papel según un estudio publicado por SERES*.
La primera parte recae totalmente en la empresa, saber los conceptos, los importes, los impuestos que la afectan y demás información. Y, es ahí, cuando se activa la nostalgia y, como ya hemos hecho el esfuerzo intelectual de la creación, sólo queda "relajarnos" realizando una tarea manual y sencilla: imprimo la factura, cojo el sobre, doblo las hojas, cierro el sobre, pongo sello y a la saca para que alguien la lleve al buzón u oficina de correo para su remisión...
De las dos fases de esta tarea me gustaría centrarme en la segunda, la manipulación de la factura en papel. La que reviste menos necesidad intelectual pero que sin ella la factura no sale y por lo tanto el proceso se atasca.
En la siguiente tabla se muestran los coste de las diferentes tareas a realizar para un envío de 2.000 facturas al mes. Los costes se han sacado de diversas fuentes muchas de ellas están online (costes sello postal, precio folios A4...), otras en estudios publicados de diferentes fuentes (horas de personal...) y otras se han basado en los costes internos que nos han trasladado algunas empresas (impresora, toner...):
Variable |
Situación |
Coste |
| Impresora, toner/tinta, etc. | Puede variar desde una impresora multifunción específica para imprimir facturas hasta una compartida donde se suele reservar su uso para determinados momentos. | 2.000€/año |
| Material para imprimir | Sobres, folios, etc. comprados donde se imprime toda la factura u hojas corporativas ya impresas donde se imprime el contenido específico de cada factura. | 1.600€/año |
| Manipular facturas y ensobrar | Horas de personal. Puede reducrise en el caso de invertir en una ensobradora. |
26.000€/año |
| Franquear | El coste del franqueo postal para un carta ordinaria con envío nacional de 20g. | 12.000€/año |
| Alguna tarea relacionadas | Subsanación de errores, reenvios, etc. | 400€/año |
| 42.000€/año | ||
Cada empresa es diferente pero lo que si es evidente es que si separamos los tiempos, recursos, etc. a utilizamos a estas tareas queda evidente que este tipo de tareas ocultan costes con la factura en papel que o bien pueden reducirse significativamente o bién pueden eliminarse.
Al ser una tarea periódica ese ahorro suele implicar a la larga una cantidad nada desdeñable... Después de ver esta situación. ¿Qué hacer? Continuar con el proceso actual y obviar los costes y su posible ahorro...
Ir de lo más sencillo a lo más avanzado según su ritmo y el ritmo de sus clientes. Lo primero optimizar sus recursos externalizando las tareas de impresión, manipulación y franqueo postal de facturas. Seguidamente continuamos ahorrando costes progresivamente y obteniendo mejoras en su proceso de seguimiento y financiación de facturas. ¿Quiere conocer más detalles?
* Estudio realizado online en 2014. Basado en la respuesta de 1.000 empresas con volúmenes de más de 600 facturas al mes.
**El cálculo de los ahorros se ha basado en el estudio de "COSTES ESTIMADOS EMISIÓN FACTURA PAPEL (€/factura)" realizado por AMETIC.