¿Cuánto tiempo dedica tu empresa a la gestión de facturas? ¿Qué cantidad de recursos? ¿Qué nivel de automatización tienen los procesos? En resumen: ¿tus facturas trabajan para ti, o trabajas tú para tus facturas?
Son muchas preguntas, pero si la conclusión final es que inviertes demasiado tiempo y recursos en esta gestión, algo tiene que cambiar. Recogemos los testimonios de varias empresas que ya han decidido que sean las facturas quienes trabajen para ellas.
Las motivaciones principales de los negocios para hacer este cambio suelen ser dos: el ahorro de costes y la reducción del período medio de cobro (PMC). Haverland, líder en fabricación y comercialización de emisores térmicos en España, ha visto pronto el resultado: “El montante de la deuda vencida ha variado en torno a un 8 % en solo un año”.
Por su parte, desde Mausa, empresa de servicios profesionales de construcción y carpintería, afirman: “La media de días de cobro, analizando nuestro ERP, se va ajustando y reduciendo mes a mes, gracias a que cualquier trámite que impide el cobro normal de la factura se resuelve mucho antes. El plazo se acorta”. Solera, dedicada al suministro eléctrico de baja tensión, ha rebajado seis días su PMC.
En primer lugar, porque completar las facturas es mucho más fácil con un sistema automático, evita los errores humanos y lo hace a gran velocidad. Desde Haverland han estudiado ese cambio: “El envío de las facturas y las reclamaciones las hace Track2Pay, es más fácil y se puede ver en todo momento en qué situación está. El tiempo que dedicaba a enviar cinco o diez mails y esperar respuesta lo puedo dedicar ahora a otras gestiones”.
Desde Mausa afirman que “el equipo administrativo ahora dedica su tiempo a tareas que realmente generan valor, como la resolución de discrepancias, por lo que la actitud [de los empleados ante el cambio] es muy favorable y la acogida ha sido muy positiva”.
Por otro lado, un sistema de seguimiento es también clave pare reducir el PMC. Antes, explica Bárbara Márquez, Directora Financiera de Haverland, “teníamos bastantes carencias. Solo podíamos saber si el correo electrónico había llegado de forma correcta a la dirección que enviábamos, pero no obteníamos respuesta ni sabíamos si el archivo era leído por los clientes”.
“A toro pasado, te dabas cuenta por tu cartera de que tendrías que haber cobrado y no has cobrado, y cuando empiezas a hacer reclamaciones ya vas con retraso. Desconocer las incidencias hace que la solución que tienes que aportar llegue más tarde y que acabes cobrando más tarde”, explica Vicente García, Director Financiero de Mausa.
Todo cambia al conocer en qué punto se encuentra la factura, pues sabiendo en qué fase se ha estancado, se puede atajar el problema de una manera u otra. “Gracias a la factura electrónica se automatiza todo el proceso y podemos hacer un seguimiento. Controlamos todo el proceso de cobro", añade Rubén Castro, Head of Accounting Services de Siemens Gamesa Renewable Energy.
Esto no es solo importante para reducir el PMC (¡que también!), sino para obtener información de forma mucho más inmediata. La valoración de BFF Banking Group es que "la factura electrónica ha sido un cambio esencial. Nos permite saber en qué estado está la factura, hacer una valoración en el día, tomar decisiones inmediatas", ha dicho Javier Molinero, su director general en España.
Un sistema automatizado de facturación electrónica se encarga de enviar avisos al cliente, recordarle el pago, preguntarle por las posibles incidencias. “Podemos monitorizar de forma automática más 3.000 o 4.000 facturas mensuales, hemos mejorado considerablemente los procesos de nuestro departamento administrativo”, valora Vicente García, de Mausa.
Rubén Castro, de Siemens Gamesa, apunta el avance que implica cambiar el formato tradicional por el electrónico: “El papel supone falta de trazabilidad”. En este sentido, Antonio Luque, Credit Manager de Manpower Group, opina que la tecnología “se hace imprescindible para mejorar la eficiencia en los procesos de cuentas a cobrar". Como apunta Felipe Botías, director financiero de Solera, ello no cambia el proceso de facturación, “solo la forma en la que lo hacíamos. Cualquier herramienta que ayude a mejorar el periodo medio de maduración es completamente recomendable”.
Ahora sabes que la facturación electrónica es un gran cambio para cualquier negocio, sea cual sea su tamaño y sector. Si quieres profundizar en cómo las empresas están mejorando su eficiencia y acortando el PMC, te dejamos algunos casos de éxito para seguir sus pasos.