Reglas en un proyecto de digitalización de documentos

Cada día, con mayor intensidad, las empresas notan sobre su cabeza la sombra que les obliga a estar en continua alerta ante los frecuentes cambios del mercado o de las normativas. La actualización de procesos, ya sean de negocio o de gestión interna, pierde resistencia puesto que las empresas no se pueden permitir cerrar la puerta a innovaciones tecnológicas o a requisitos legales.

En la parte administrativa, aunque también afecta a negocio, las facturas son un elemento fundamental. Ya sea por alguna de las razones anteriores, la mayoría de las grandes compañías -y cada vez más pequeñas y medianas empresas- han implantado la facturación electrónica en sus sistemas. En este contexto, es lógica una búsqueda de opciones para aprovechar al máximo esta implantación, y la pregunta que surge es:

Si hemos iniciado un proyecto de emisión de facturas electrónicas, ¿por qué no incorporar la recepción de facturas o el envío de pedidos? Puesto que la parte más complicada del camino ya está recorrido.

El método tradicional de envío de pedidos es el email o el fax. Pero si una empresa comienza con un proyecto de facturación electrónica, es inevitable el planteamiento mencionado: realizar una comparativa entre la gestión tradicional, el método mixto o la homogeneización de la cadena en formato electrónico.

El correo electrónico es el canal de comunicación más empleado, pero también el que acumula más incidencias de los existentes. La falta de seguridad es su principal desventaja, algo esencial para los documentos mercantiles, sensibles a su filtración. La suplantación de identidad del remitente o el acceso al contenido de un email es más sencillo y común de lo que se piensa. Si a esto le añadimos los recursos en tiempo derivados del spam (70% de los correos según el estudio de Kaspersky Lab), y los correos  correctos que acaban en la bandeja de “no deseado” sumado a otra serie de problemas como desconocer el estado en el que se encuentra el trámite de un documento, ocasiona una inversión de recursos humanos que dificulta la gestión administrativa y complica la expansión.

El fax, por su parte, es la solución que la mayoría de las empresas tenían implantada desde cuando no existían alternativas al método electrónico y era la vía rápida más segura. Estas ventajas hace tiempo que dejaron de existir y los inconvenientes han ocasionado que su uso no sea rentable. El costo de la impresión, el tiempo del escaneo individualizado, los problemas de resolución del contenido, la escasa velocidad en los intercambios, los cargos telefónicos, los problemas técnicos sin soporte instantáneo, la ausencia de alertas de error o la imposibilidad de automatización son algunos de sus inconvenientes.

No todas las empresas se pueden permitir cerrar los ojos frente a los cambios. El tiempo, cada día más, es oro y los recursos con los que llevar a cabo acciones escasos. El mercado exige flexibilidad: poder ajustar la producción a sus demandas, y que los costes que se consumen en la actividad no principal, la gestión administrativa, se reduzca y sea igualmente flexible.

La adaptación de los actuales pedidos al formato electrónico se constituye como una opción a plantear. El potencial de contar con proveedores con quien se intercambian facturas electrónicas es la gran baza. La sencillez de la transformación de la información de los pedidos al formato electrónico, poniéndolos en relación con las facturas en su sistema contable, la segunda.

Esto suele reportar una serie de beneficios añadidos, como la automatización, la unificación de facturas y pedidos al formato EDI (INVOIC, ORDERS...), la eliminación de errores, las alertas, los acuses de recibo o la posibilidad de acceso inmediato al estado actualizado de las facturas o pedidos.

Se hacen necesarias las preguntas ¿en qué punto está mi empresa en su gestión interna? ¿y mis competidores? ¿y mis proveedores? Para ser pionero quizás ya es tarde, pero quedarse rezagado es un riesgo que asumir.