A PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) é uma rede europeia que normaliza e simplifica a troca eletrónica de documentos, como faturas, entre empresas e entidades públicas.
Como fornecedor certificado PEPPOL, a SERES oferece soluções que permitem às organizações aderir a esta rede de forma simples e segura, promovendo a transformação digital e eficiência nos processos de faturação eletrónica.
O que é a PEPPOL e qual a sua importância na faturação eletrónica?
A rede PEPPOL surgiu em 2008 como um projeto-piloto da Comissão Europeia e é regida por um conjunto de especificações e normas baseadas em acordos multilaterais. A sigla PEPPOL significa "Compras Públicas Pan-Europeias Online" (Pan-European Public Procurement Online).
O principal objetivo da PEPPOL é facilitar a troca eletrónica de documentos entre os países que fazem parte da rede. Deste modo, é possível enviar faturas eletrónicas de forma segura e fiável às empresas e a entidades da administração pública.
Destinada principalmente às empresas europeias, a importância da rede tem vindo a crescer e já foi adotada por países como o Japão, Nova Zelândia e Estados Unidos. A 1 de março de 2022, já estavam registadas 458.411 organizações participantes de 78 países.
A PEPPOL propõe um modelo de faturação expansível, nacional e transfronteiriço e quadripartido, utilizando um mercado de prestadores de serviços do setor privado ligados às organizações emissoras e recetoras.
A base deste modelo assenta num registo central de endereços que permite a descoberta dinâmica dos participantes (SML), com o apoio de serviços centralizados ou distribuídos de pesquisa de capacidades (SMP).
A rede PEPPOL desempenha um papel crucial na facilitação da comunicação e troca de informação de forma rápida, económica e eficiente entre as empresas e as entidades governamentais. Além disso, ao mesmo tempo, também contribui para reforçar a competitividade das infraestruturas empresariais.
Como funciona a rede PEPPOL na prática?
A rede PEPPOL representa uma rede global que facilita a comunicação entre diferentes prestadores de serviços, designados por pontos de acesso PEPPOL. Estes atuam como intermediários, assegurando a transmissão segura e eficaz de documentos eletrónicos.
- Formatos normalizados: A rede PEPPOL utiliza normas internacionais, como o formato UBL (Universal Business Language), para garantir que os documentos sejam compreendidos e processados, independentemente do país ou sistema utilizado.
- Protocolo de envio: A rede recorre a um protocolo seguro de envio de documentos baseado no AS2 (Applicability Statement 2) para a transmissão de dados, garantindo que os documentos sejam entregues de forma confidencial e sem alterações.
Atualmente, a rede para a troca de faturas eletrónicas da PEPPOL conta com 162 pontos de acesso certificados (Certified PEPPOL Access Points - APs) em 20 países europeus, além dos Estados Unidos e do Canadá. Entre esses pontos encontra-se a SERES.
A SERES tem 10 autoridades que promovem o desenvolvimento do padrão comum (PEPPOL Authorities - PAs) repartidas pela Europa e com mais de 100 000 entidades públicas e privadas que recebem faturas através dos 250 membros com que conta em 28 países. Entre esses países destacam-se: Alemanha, Áustria, Bélgica, Chipre, Croácia, Dinamarca, Eslováquia, Eslovénia, Espanha, Estónia, Finlândia, França, Grécia, Irlanda, Islândia, Itália, Lituânia, Noruega, Países Baixos, Polónia, Portugal, Reino Unido, República Checa, Roménia, Suécia, Turquia e Ucrânia.
Quais são os documentos que podem ser trocados através da PEPPOL?
A rede PEPPOL facilita o processamento de milhões de transações por mês, abrangendo tanto os contextos empresa com a administração pública (B2G), como empresa-empresa (B2B). A variedade de documentos que podem ser trocados através da rede é vasta.
A OpenPeppol é a instituição responsável pelo desenvolvimento e manutenção das especificações PEPPOL. Segundo os Acordos de Interoperabilidade, os documentos que podem ser trocados são:
- Encomendas eletrónicas.
- Guias de transporte eletrónicos.
- Faturas eletrónicas.
- Catálogos eletrónicos.
- Respostas a nível de mensagem.
Quais são os benefícios de aderir à rede PEPPOL?
A redução de custos e a minimização de erros são dois dos principais objetivos na gestão empresarial. A automatização da troca de documentos permite eliminar processos manuais e o uso do papel, o que resulta na diminuição dos custos operacionais e na redução de erros humanos.
Conheça as principais vantagens da PEPPOL:
- Maior eficiência operacional: A normalização e automatização dos documentos permite um processamento mais rápido e eficaz, especialmente útil para organizações com grande volume de transações.
- Cumprimento legal facilitado: A norma PEPPOL simplifica o cumprimento com as obrigações legais, locais e internacionais, adaptando-se às exigências específicas de cada país. Este é um aspeto crucial para as empresas que operam em várias jurisdições.
- Segurança e confiança: Estes são critérios fundamentais em qualquer transação digital. A infraestrutura PEPPOL está desenhada para garantir a transmissão segura de documentos, protegendo informação sensível e reduzindo o risco de fraude.
- Interoperabilidade global: Embora tenha origem europeia, a PEPPOL é hoje utilizada à escala mundial, permitindo às organizações colaborar com parceiros comerciais de diferentes regiões geográficas através de uma infraestrutura unificada.
Para as empresas, a adoção da PEPPOL não só melhora a eficiência operacional, como também representa uma vantagem competitiva no contexto de um ambiente empresarial cada vez mais digital.
A capacidade de integração com fornecedores e clientes, através de um sistema normalizado, pode aumentar a transparência e simplificar os processos empresariais, promovendo uma maior agilidade e adaptabilidade num mercado global.
Como a SERES facilita a integração na rede PEPPOL?
A SERES simplifica a ligação das empresas à rede PEPPOL, oferecendo uma solução completa e certificada que assegura uma integração rápida, segura e sem complexidades técnicas, o que facilita a ligação das organizações à rede internacional da faturação eletrónica. Entre os principais serviços oferecidos estão:
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Atribuição automática a cada empresa uma identificação PEPPOL única, permitindo o acesso direto e seguro à rede internacional da faturação eletrónica.
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Garantia da correta utilização dos números especiais de identificação governamental (OIN) para o envio correto de faturas a entidades públicas.
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Suporte especializado para a integração da rede PEPPOL com os sistemas internos das empresas, como ERPs e plataformas de faturação, para garantir um fluxo contínuo e automatizado dos documentos, bem como uma comunicação eficiente com as entidades públicas e privadas.
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Acompanhamento e gestão simplificada do envio e receção de documentos eletrónicos, incluindo faturas, garantindo o cumprimento com todos os requisitos legais.
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Monitorização e assistência técnica contínua e especializada para esclarecer dúvidas e assegurar que a integração funciona sem interrupções e de forma segura, promovendo a continuidade do negócio.
Simplifique a faturação eletrónica da sua empresa com a experiência e fiabilidade da SERES na rede PEPPOL.