A automatização da comunicação entre uma empresa, que é fornecedora de mercadoria e o seu operador logístico, que armazena e entrega a mercadoria, permite facilitar a relação entre ambos, o que se transforma numa relação mais próxima que a torna mais eficiente e rentável.
Com a utilização do EDI, através do PRICAT, informa-se o armazém, em primeiro lugar, sobre as particularidades da mercadoria, questões essenciais para o seu armazenamento e tratamento. Conhecer de antemão a quantidade e tamanho dos bens que entrarão ou sairão do armazém permite poder controlar o espaço disponível assim como uma ótima gestão do tráfego e espera da mercadoria.
O PRICAT contém informação detalhada sobre a mercadoria que poderá ir ampliando-se ou reduzindo-se segundo a necessidade da relação: organização da mercadoria (paletes, embalagens, caixas, etc.) e as condições de transporte (meio de transporte, temperatura, tempo, etc.
Desta maneira é possível conhecer as características de armazenamento de cada lote de mercadoria, qual pode ser o peso ou algo tão fundamental como as características de conservação, como pode ser a temperatura (câmaras de congelação, de refrigeração, produtos secos, etc.) que afetam as próprias propriedades dos bens armazenados. Por outro lado, os prazos de conservação devem estar controlados, em especial nos produtos perecedouros (como no caso dos produtos alimentares pelas datas de caducidade) mas também noutros produtos como os têxteis, com uma especial relevância em relação às temporadas, modas e novidades.
Além disso, não devemos esquecer que, através dos tradicionais documentos EDI, é possível controlar a gestão do trabalho dentro do armazém como, por exemplo, conhecer com exatidão e de forma atualizada os dias e horas de entrada e saída de mercadoria o que permite a otimização do seu espaço e o trabalho das transportadoras e operários de armazém.
Graças ao EDI existem duas formas de gerir o negócio. Segundo a implementação do EDI assim poderá proporcionar mais valor ou menos:
Logo que o cliente realiza um pedido de mercadoria ao seu fornecedor, desencadeia-se o processo de envio da mercadoria. É essencial conhecer se há mercadoria em stock. Para isso, o operador logístico pode utilizar o inventory report (INVRPT) com a informação de stock. Desta maneira, se o pedido excede o volume de mercadoria no armazém, é necessário, por um lado, informar sobre esta situação e, por outro, repor até cobrir a totalidade da encomenda.
Tendo em conta a frequência e volume de entregas periódicas feitas pelo operador logístico e prevendo o possível défice de mercadoria, avisa-se o seu cliente (fornecedor de mercadoria) sobre a necessidade de reposição, o que implica reduzir a eventualidade de falta de stock além da problemática que ocasiona a entrega fracionada de mercadoria, em caso de entrega urgente, antes da reposição.
Os benefícios destes documentos podem ser aproveitados diretamente por diferentes áreas do negócio relacionadas com a planificação logística baseada em informação real e atualizada para prever e adiantar-se a reposições, distribuição ou fabrico de mercadoria, ajustamento da quantidade de mercadoria e o tempo de armazenamento, visibilidade entre a mercadoria entregue, recebida, devolvida e vendida, reduzindo discrepâncias entre partes, ferramenta financeira para a gestão de ativos proporcionando uma visão global em caso de realizar amortizações, valoração de mercadoria, etc.
Na gestão de stock, para os cálculos de saídas/entradas de mercadoria, influi também a gestão da distribuição: instrução para expedição, situação da expedição, aviso de expedição, de receção, situação de transporte, etc.
Todos estos mensajes suponen un flujo constante entre las partes que les permite conocer en tiempo real, y con una herramienta unificada, la información necesaria para optimizar la gestión del almacén y del transporte para conseguir una mejora de la gestión.