Custo Total de Propriedade: Otimize compras e reduza custos

O preço é o indicador direto do valor percebido pelos consumidores e, na maioria das vezes, acaba por se tornar o fator emocional e psicológico fundamental que orienta as decisões de compra.

Optar pela oferta mais económica pode parecer a solução mais vantajosa, mas será que é realmente a melhor escolha? No contexto atual das compras, poupar não significa apenas pagar menos, trata-se de otimizar ao máximo os custos ao longo do ciclo de vida de um produto ou serviço.

É aqui que entra em cena o Custo Total de Propriedade (TCO), uma abordagem que permite identificar todos os custos (diretos e indiretos) e os benefícios intangíveis de um investimento, desde a aquisição até à sua disposição final.

O que é o Custo Total de Propriedade (TCO)?

O TCO é uma análise financeira que considera todos os custos de um ativo, incluindo aquisição, manutenção, operação e eventual substituição. Esta métrica é essencial para:

• Tomada de decisões de compra mais fundamentadas;

• Planeamento orçamental realista;

• Gestão eficiente do ciclo de vida dos ativos.

Ao adotar o TCO, as empresas conseguem identificar etapas críticas que impactam o desempenho e a rentabilidade, garantindo uma visão completa do investimento.

O Custo Total de Propriedade (TCO) é uma ferramenta muito poderosa para alcançar eficiência financeira e económica, pois evidencia aquelas etapas que podem ter um impacto significativo no desempenho de qualquer empresa.

Sem esta abordagem, as empresas podem enfrentar três grandes desafios:

• Foco excessivo no preço unitário, sem considerar os custos relacionados com a qualidade, logística ou prazos de entrega.

• Dificuldade em justificar decisões de compra baseadas no TCO face a alternativas aparentemente mais baratas.

• Problemas de qualidade que geram custos adicionais não previstos na avaliação inicial.

Como integrar o Custo Total de Propriedade (TCO) na estratégia de compras?

É importante definir os principais passos que vão permitir melhorar a fiabilidade, reduzir custos e explorar ao máximo o potencial da otimização de um produto. Para aproveitar todo o potencial do TCO, sugerimos os seguintes passos:

• Identificar todos os fatores de custo. O preço de compra é apenas a ponta do icebergue, uma vez que o TCO se centra no custo total real da aquisição, para além do preço base. Para calcular o TCO de forma precisa, é fundamental incluir custos operacionais (transporte ou armazenamento), custos associados à qualidade (devoluções e garantias) ou, até mesmo, o impacto na produtividade (eficiência).
• Integrar a tecnologia para uma análise precisa. O uso de ferramentas de gestão digitais que permitam calcular o TCO oferece uma visão panorâmica que possibilita uma tomada de decisão rápida e fundamentada. Uma análise automatizada ajuda a:

• Comparar diferentes cenários de compra considerando o custo total.
• Gerir de forma mais eficaz os recursos e otimizar de forma sustentável os custos operacionais.
  

• Justificar decisões com base na rentabilidade a longo prazo. Um dos maiores desafios enfrentados pelos departamentos de compras é demonstrar que uma compra com um preço inicial mais elevado pode ser a opção mais rentável, porque, entre outras razões, implica menos custos de manutenção e substituição, redução do risco de falhas e atrasos e maior estabilidade na cadeia de fornecimento. Isto traduz-se numa melhoria contínua da saúde financeira da empresa.
• Indicadores de qualidade na avaliação do TCO. A qualidade impacta diretamente os custos a longo prazo. Avaliar o desempenho dos fornecedores com métricas permite evitar custos adicionais, selecionar fornecedores com um equilíbrio entre preço e fiabilidade, garantir a satisfação do cliente e a continuidade operacional. E se, além disso, utilizar estes indicadores para negociar com fornecedores, irá fortalecer a relação com os mesmos e conseguirá obter condições mais favoráveis, desde preços competitivos até termos contratuais vantajosos.
  

Quais são os benefícios de uma estratégia baseada no Custo Total de Propriedade (TCO)?

Adotar o TCO traz vantagens tangíveis para todas as áreas da empresa:

• Acesso a uma análise integral que maximiza a rentabilidade e otimiza a seleção de fornecedores, bem como os custos diretos ou indiretos.

• Decisões mais fundamentadas para operações externas e internas, permitindo identificar custos reais e melhorar a eficiência nas negociações.

• Redução de custos a longo prazo, considerando a qualidade como um fator determinante.

No mundo atual, em que eficiência e rentabilidade são cruciais, o Custo Total de Propriedade (TCO) é uma ferramenta indispensável para tornar as compras mais inteligentes, estratégicas e rentáveis.

Quer otimizar a sua estratégia de compras e reduzir custos ao longo do ciclo de vida dos seus ativos? Fale com a SERES e descubra como implementar o TCO na sua empresa.