Compras e excelência operacional: insights de Beatriz Pestana

Beatriz Pestana é Head of Procurement | Capex no Grupo Lusíadas Saúde, onde lidera a definição e implementação de estratégias de compras e aprovisionamento que contribuem para a excelência operacional no setor da saúde. Conta com experiência em gestão de fornecedores e negociações num contexto organizacional complexo. É também reconhecida pelo seu foco em eficiência em boas práticas de sourcing e compliance.

P: Pode contar-nos um pouco sobre o seu percurso profissional até chegar à posição de Head of Procurement? (Como surgiu o seu interesse pela área do Procurement e quais foram os momentos-chave da sua carreira?) 

R: Quando iniciei a minha vida profissional em 2009 o conceito de Procurement ainda não estava verdadeiramente consolidado em Portugal. A necessidade aguçou a minha vocação para a Negociação e o interesse pela área das Compras surgiu de forma orgânica, então integrada noutras funções, curiosamente já em contexto hospitalar, setor ao qual regressei recentemente.

Ao longo dos anos fui acompanhando a evolução da área e tive a oportunidade de atuar em negócios muito distintos a todos os níveis - não só dada a sua natureza, como à sua cultura. Considero que essa diversidade de experiências construiu os alicerces da minha carreira, pelo que os momentos-chave foram todos aqueles em que aceitei oportunidades de aprendizagem como na Marque-Tdi, na Prozis, na Sogrape até assumir funções de Head of Procurement, que sempre tive como objetivo pessoal.

P: Quais foram os maiores desafios que encontrou no início da sua vida profissional em Procurement e compras e como os ultrapassou? (Há alguma experiência específica que tenha influenciado a sua forma de pensar? 

R: Queria dar uma resposta mais original, mas infelizmente tenho de recorrer ao clichê: no início as Compras ainda eram vistas como uma função meramente administrativa, focada apenas no preço e na negociação básica do tradicional "faça-me lá um desconto, por favor!". Essa visão reduzia (e infelizmente ainda reduz, porque continua a acontecer) o papel do Procurement ao momento da negociação, ignorando tudo o que está a montante e a jusante na criação de valor.

O grande desafio foi precisamente transformar essa perceção, mostrando, com resultados concretos, que Procurement é estratégia, gestão de risco, sustentabilidade, relação com os stakeholders internos, com os fornecedores... muito para além da simples questão do desconto.

Não há outra forma de ultrapassar este estigma que não arregaçar as mangas e trabalhar. Criar procedimentos, construir equipas, formá-las, motivá-las, executar negociações estruturadas, fazer concursos, definir métricas de avaliação e mostrar resultados.

O Procurement é estratégia, gestão de risco, sustentabilidade, relação com os stakeholders internos, com os fornecedores... muito para além da simples questão do desconto.

P: Tendo visto a evolução contínua da área, que competências considera hoje essenciais para um profissional de Procurement ter sucesso? E quais acha que ainda são negligenciadas no mercado? 

R: Resiliência. Todos os departamentos de Procurement onde trabalhei funcionavam sob pressão e a um ritmo acelerado. Desde os mais desenvolvidos aos não desenvolvidos de todo. É empírico que equipas motivadas com líderes que remam o barco ao lado delas são mais felizes e que equipas mais felizes rendem mais.

No caso dos Profissionais de Procurement não lhes basta serem competentes, organizados, empenhados e estarem motivados. Precisam de ser resilientes e multitask para desempenhar todas as funções desafiantes, sob pressão, invisíveis à esmagadora maioria dos Conselhos de Administrações e no final de cada ano apresentar os resultados ambiciosos que lhes são propostos.

Os Recursos Humanos ainda não estão sensibilizados para isso dada à especificidade das funções ligadas a esta área. Há cada vez mais profissionais de Procurement e recrutar com base nas suas soft skills é, na minha opinião, essencial.

P: Na sua perspetiva, como é que o Procurement contribui estrategicamente para o sucesso de uma organização — para além da simples redução de custos? (Que métricas ou indicadores usa para medir esse impacto?) 

R: O Procurement dá o seu contributo por diversas vias. Se por um lado permite à organização ter um alinhamento estratégico no que aos Custos diz respeito (em decisões concretas de compra, contratos, parcerias, ...) promovendo o seu crescimento e diferenciação, por outro garante a continuidade operacional (porque selecionar os fornecedores certos e negociar os melhores contratos reduz a probabilidade de ruturas de stock, falhas de serviço e paragens de produção). No contexto da Saúde privada impacta diretamente a qualidade dos serviços prestados ao cliente, na sua segurança, na fiabilidade dos equipamentos clínicos etc.

A relação de proximidade com os fornecedores permite também ao Procurement trazer a inovação tecnológica para dentro da organização, dando aos clientes o que de melhor o mercado tem para oferecer e, consequentemente, permitindo estar um passo à frente da concorrência.

O KPI preferido dos Diretores Financeiros e Controlos de Gestão continua a ser o simples e prático (embora tremendamente redutor) cálculo de Savings. Existem diferentes tipologias de Saving, diferentes raciocínios que se podem aplicar para os calcular e este é, sem dúvida, a maior montra visível do trabalho dos profissionais de Procurement. No entanto, da mesma forma que Procurement é muito mais do que fazer Compras, os indicadores que avaliam o seu desempenho são muitos e muito mais esclarecedores do que apenas o valor total da diminuição de custos obtida através das negociações ao final do ano.

Começou-se a monitorizar a evolução dos Níveis de serviço dos fornecedores (lead times, tempo de resposta a pedidos de cotação, reclamações, taxa de SLA cumpridos, ...); percentagem de compras dentro de contratos negociados/fora de contrato; indicadores de sustentabilidade (% de fornecedores certificados ou com critérios ESG); indicadores de risco (análise de compliance, financeira) entre outros.

O KPI preferido dos Diretores Financeiros e Controlos de Gestão continua a ser o simples e prático (embora tremendamente redutor) cálculo de Savings. Existem diferentes tipologias de Saving e este é, sem dúvida, a maior montra visível do trabalho dos profissionais de Procurement. 

P: Vejo que fala sobre a “complexidade do Procurement” e as suas diversas áreas de atuação nos seus conteúdos no Linkedin. Como gere essa complexidade no seu dia a dia? Tem alguma abordagem ou framework que use para priorizar iniciativas? 

R: Olho para o Procurement como uma árvore de gestão de decisões cujo foco já não é o valor da compra do bem ou do serviço em si. Quanto mais evoluídas as organizações são, mais é obrigatório olhar para dashboards e ver o TCO, a qualidade, o risco e o desempenho do fornecedor. Tendo esta informação compilada, torna-se simples a tomada de decisão. É esta a minha forma de trabalhar.  

P: Qual é a importância de envolver a função de Procurement desde as fases iniciais de um projeto ou aquisição? Como consegue garantir esse envolvimento transversal entre departamentos? 

R: Vou puxar a brasa à minha sardinha, mas parece-me óbvio que quanto mais cedo o Procurement for envolvido em qualquer projeto de aquisição melhores serão os resultados para a organização.

O desafio está em formar e sensibilizar os stakeholders (que decidiram sempre onde, a quem, o que e onde comprar) que neste momento, ao abrir mão dessa autonomia, irão ganhar não só financeiramente como em qualidade, tempo e segurança. É saber explicar que cada um de nós precisa de se focar naquilo em que realmente aporta valor.

Quando um profissional de Procurement recebe um email do fornecedor com uma proposta já negociada pelo stakeholder onde lhe é pedida apenas uma nota de encomenda sabemos que é preciso parar, rever procedimentos e resolver problemas estruturais graves.

P: Como vê o papel das relações com fornecedores no contexto atual? Que práticas de colaboração e confiança considera mais eficazes? 

R: Considero que estabelecer parcerias estratégicas passou a ser essencial a gestores de Procurement de qualquer nível, principalmente em setores como o hospitalar e contextos de abastecimento tão frágeis como os que temos vivido nos últimos seis anos. São relações que se vão criando ao longo de anos, muito para além de transacionais, que reduzem riscos de ruturas e tornam possível uma mais rápida resposta a necessidades não programadas. Além disso, permitem também que o Procurement garanta um suporte técnico mais fiável ao longo da vida útil dos equipamentos (otimizando o TCO - Total Cost of Ownership) e tenha acesso privilegiado aos novos desenvolvimentos tecnológicos dos produtos que por vezes nascem dessas mesmas parcerias.

Nas Organizações há uma preocupação crescente no que diz respeito as políticas de Compliance, pelo que as práticas de colaboração têm de ser contidas e ponderadas ainda com mais rigor do que eram no passado. A confiança entre o Procurement e o fornecedor vai-se ganhando com processos de compra transparentes, decisões coerentes e justas, reuniões regulares para planeamento e troca de feedback e resolução de constrangimentos antes que se tornem problemas.

Nas relações de parceria mais estratégicas, o envolvimento dos fornecedores nas fases embrionárias dos projetos faz com que haja um envolvimento emocional que potencia o empenho de todos os envolvidos.

Quanto mais cedo o Procurement for envolvido em qualquer projeto de aquisição melhores serão os resultados para a organização. 

P: A tecnologia e a digitalização têm transformado muitas áreas. Acredita que as ferramentas digitais e automatização estão a influenciar o Procurement moderno? Há alguma tecnologia emergente que a entusiasme particularmente? 

R: A tecnologia e a digitalização estão, efetivamente, a transformar por completo a nossa forma de trabalhar. Para quem entra agora no mundo do Procurement deve ser difícil esquematizar mentalmente todos os passos que se davam from procure to pay antes de todas as ferramentas e automatizações que têm ao dispor nos dias de hoje. Isso chega até a dificultar o processo de formação de novos profissionais.

No início desta revolução senti que o Procurement era somente apoiado pela digitalização documental, atualmente as ferramentas digitais já automatizam grande parte dos passos do Procurement Operacional e Estratégico. Estes mecanismos vieram, além de tornar os processos mais ágeis, reduzir erros e libertar recursos para tarefas como análise de propostas, definição de estratégias de negociação, reuniões fundamentais e colocam à disponibilizam todo o tipo de dashboards que permitem acompanhar indicadores em tempo real.

Estamos capazes de agir mais rapidamente, de forma precisa e fundamentada em números, embora continue a acreditar que o instinto e a experiência farão sempre parte das decisões finais.

Há diversas tecnologias emergentes que me entusiasmam, mas tudo o que alie a Inteligência Artificial à automação é, para mim, fascinante! Termos à disposição bots a tratar de tarefas repetitivas, IA capaz de validar documentos antigamente considerados não conformes, a analisar históricos de compras e fornecer recomendações de passos a seguir que são inteligentes e fiáveis. Num futuro próximo ter acesso a Compradores Virtuais que farão parte das equipas tem tanto de fantástico como de assustador.

P: Que tendências ou mudanças no mundo das compras e do Procurement acha que serão mais impactantes nos próximos 5 anos? (Exemplo: Sustentabilidade, data analytics, supplier risk management — o que destacaria?) 

R: Acredito que o Procurement irá sedimentar as inovações que hoje emergem rapidamente e que a Sustentabilidade será a tendência atual que terá mais destaque

Quanto à Sustentabilidade, critérios ESG podem passar a ser requisitos obrigatórios na seleção e avaliação de fornecedores (e não diferenciais como até agora). Com as crescentes preocupações e exigências a nível ambiental, podemos até definir métricas para medir o desempenho ambiental e social das organizações.

Nos próximos cinco anos, as três grandes tendências que dão como exemplo vão transformar o Procurement: a sustentabilidade e ESG, que passam de ‘nice to have’ a requisito obrigatório na seleção e avaliação de fornecedores; data analytics e IA, que vão suportar todo o ciclo de compras — desde spend analysis até preparação de RFX e recomendações inteligentes; e gestão proativa de riscos de fornecedores, com monitorização contínua e planos de contingência robustos. Estas mudanças posicionam Compras como parceiro estratégico essencial, especialmente em setores críticos como a saúde, onde continuidade de serviço, conformidade e sustentabilidade são não negociáveis.

P: Para terminar, que conselho daria a profissionais que estão a iniciar a carreira em Procurement hoje? E que conselho daria a empresas que querem reforçar o papel estratégico do Procurement nas suas organizações? 

R: Daria os conselhos que dou a quem trabalha comigo e está a começar: esta profissão é apaixonante. Temos na mão a oportunidade de causar um impacto real em toda a Organização – desde a satisfação das necessidades dos stakeholders à contribuição para os resultados efetivos no final do ano. Antes de estudarem técnicas complexas e teóricas de negociação dediquem-se a compreender a fundo aquilo que vão comprar – quem se vai sentar à vossa frente numa mesa de negociação capta nos primeiros segundos as nossas fragilidades e quanto mais informados estiverem acerca do produto/serviço mais à vontade estarão para lidar com o desafio. Preparem-se para uma vida constante sob pressão. Dediquem-se. A IA e a automação farão as tarefas racionais, pelo que o valor que podem aportar será emocional: ouçam as dores dos stakeholders, absorvam todos os passos de cada negociação a que assistirem, aproveitem o que consideram que resulta e criem a vossa própria identidade. Entusiasmem-se com cada Saving e motivem-se a vê-los crescer em valor com o passar dos anos!

Diria às empresas para trazerem o Procurement para a mesa desde o primeiro dia. Envolvam‑nos na definição de objetivos operacionais, dêem-lhes acesso a dados cross‑functionals e invistam em formação avançada em analytics, IA e sustentabilidade. O tempo de os considerarem como meros executores de compras já acabou. Quando as Compras deixam de ser reativas para se tornarem proativas, criam valor sustentável que envolvem e satisfazem stakeholders e impactam diretamente a operação e os resultados. É uma transformação que valerá cada euro investido.