La firma electrónica avanzada se ha convertido en una pieza fundamental de la transformación digital de las empresas, permitiendo automatizar procesos, reducir costes y garantizar la validez legal de los documentos. Contralia, la solución de firma electrónica de SERES, está diseñada para aportar estas ventajas y adaptarse a las necesidades de organizaciones medianas y grandes.
En este artículo analizamos sus beneficios, cómo funciona y qué criterios considerar al elegir una solución de firma electrónica segura y eficiente.
¿Qué es la firma electrónica avanzada?
La firma electrónica avanzada permite identificar al firmante de manera única y garantiza la integridad del documento en formato digital. Está regulada por el Reglamento eIDAS de la Unión Europea y ofrece una validez equivalente a la firma manuscrita en muchos casos.
En 2001, entraba en vigor la Directiva 1999/93/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, que sentaba las bases para establecer un marco comunitario para el uso de la firma electrónica en la Unión Europea. Gracias a la publicación de esta normativa, las Administraciones Públicas de los Estados Miembro y las empresas privadas pudieron comenzar a hacer uso de la firma electrónica, que tomó fuerza en 2014, con la publicación del Reglamento Europeo eIDAS.
¿Por qué es importante elegir una solución de firma electrónica certificada?
Utilizar una herramienta no regulada puede implicar riesgos legales y sanciones. Las soluciones certificadas aseguran el cumplimiento normativo, una trazabilidad completa y una cadena de custodia de las firmas que pueden ser exigidas ante un tercero o en un procedimiento legal.
El valor añadido de Contralia
De cara a implementar nuevas tecnologías, las empresas tienen dos opciones: hacerlo por cuenta propia o recurrir a un tercero de confianza. En el caso concreto de la implantación de la firma electrónica de documentos, es necesario contar con una solución certificada y regulada por la normativa vigente, de lo contrario, la empresa podría enfrentarse a diferentes sanciones.
Por otra parte, la integración de nuevas tecnologías con los sistemas de gestión internos de la empresa, en la mayoría de los casos, se realiza para conseguir una mayor transparencia y agilidad. Igualmente, es fundamental elegir una solución que aporte valor a la empresa y la lleve a ser más competitiva. Para conseguir estos objetivos, Contralia aporta las siguientes funcionalidades:
- Integración con sistemas internos: Contralia se integra con sistemas de gestión documental y ERP para simplificar el proceso de firma dentro de los flujos existentes.
- Flujos de trabajo personalizables: Permite adaptar los circuitos de firma a las necesidades específicas de cada organización, agilizando procesos y reduciendo tiempos.
- Acceso en la nube: Los documentos y registros se almacenan de forma segura en la nube, accesibles desde cualquier dispositivo.
- Automatización del proceso: Desde la notificación hasta la firma y el seguimiento, se automatizan pasos claves reduciendo la intervención manual.
- Garantía legal y trazabilidad: Cada acción queda registrada para proporcionar evidencia fehaciente en caso de auditorías o disputas legales.
Elegir la solución adecuada de firma electrónica es esencial para garantizar la seguridad jurídica de los contratos y simplificar procesos en entornos corporativos. Contralia de SERES combina cumplimiento normativo, flexibilidad de uso y trazabilidad completa, convirtiéndola en una opción sólida para medianas y grandes empresas que buscan automatizar y asegurar sus flujos de firma documental.
En SERES somos líderes y especialistas en Intercambio Electrónico de Documentos y contamos con una experiencia de más de 30 años en el sector. Nuestra misión es acompañar y asesorar a las empresas en su proceso de transformación digital para que consigan sacar el máximo rendimiento de los beneficios que ofrecen las nuevas tecnologías, como es el caso de la firma electrónica. ¡Contáctanos!
