El gobierno polaco ha presentado una nueva batería de soluciones legales para ayudar a los contribuyentes a implementar y utilizar el KSeF. Este proyecto debería tener luz verde a finales de 2024.
Entre estas nuevas soluciones se incluyen, aparte de la obligatoriedad del uso del KSeF:
- Retraso de los siguientes requisitos hasta el 31 de julio de 2026:
- Facilitar el número KSeF en los pagos de facturas electrónicas.
- Aplazamientos adicionales para facturas emitidas desde cajas registradoras.
- Aplazamientos para sanciones relacionadas con el incumplimiento de las obligaciones del KSeF.
- Permitir el uso de una modalidad offline para todos los contribuyentes hasta finales de 2026.
- Regular las facturas de los consumidores para, así, permitir su emisión a través del KSeF.
- Establecer un período hasta el 30 de septiembre de 2026 para que los contribuyentes que tengan un bajo volumen de facturas puedan seguir emitiéndolas en el formato tradicional.
- Garantizar soluciones legales para trabajar perfectamente en el entorno KSeF, incluyendo funcionalidades técnicas completas antes de la fecha de facturación obligatoria.
¿Cuándo comenzará la obligatoriedad de la factura electrónica en Polonia?
Para que la masificación de la factura electrónica en Polonia sea una realidad, el Gobierno ha decidido establecer un calendario con el objetivo de facilitar al máximo su implementación. Los plazos establecidos son los siguientes:
- Enero 2022: comienzo de la fase voluntaria. Las empresas pueden empezar a emitir facturas estructuradas a KSeF y beneficiarse de las ventajas fiscales.
- Estaba previsto el lanzamiento de la facturación electrónica en Polonia para julio de 2024, pero el ministerio de Hacienda lo ha decidido postponer para febrero de 2026, cuando será obligatorio el uso de la factura electrónica para todas las empresas con una facturación superior a 46 millones de € en 2025. Para el resto de empresas, la obligatoriedad empezará el 1 de abril.
Durante el verano de 2024 también comenzaron las consultas públicas sobre el lanzamiento del KSeF que llegarán a su fin el próximo mes de noviembre. Durante todo este tiempo, se ha acordado una hoja de ruta que abarque el nuevo esquema FA (3), el proyecto de ley y los últimos detalles sobre el KSeF.
Por otro lado, el Ministerio de Finanzas polaco ha decidido frenar el entorno de pruebas de la facturación electrónica debido a alguna dificultad técnica y al alto nivel de demanda. De hecho, han limitado las cargas de prueba de archivos a 10 MB y 100 por minuto.
Por el momento, las facturas estructuradas convivirán con las facturas en papel y el resto de las facturas electrónicas que ya hay en funcionamiento en el mercado polaco. La recepción de facturas estructuradas utilizando KSeF requerirá la aceptación del destinatario de dicha factura.
En 2020, la factura electrónica en Polonia fue implementada en todas las Administraciones Públicas, en cumplimiento con la Directiva europea 2014/55/UE, relativa a la facturación electrónica en la contratación pública de los Estados miembros.
Debido a los grandes beneficios que ofrece la factura electrónica tanto a gestión interna de las empresas privadas como a las Administraciones Públicas, en 2021, el gobierno polaco comenzó a trabajar en el plan de masificación de la e-factura en el sector privado.
¿Qué modelo de facturación electrónica seguirá Polonia?
Igualmente, se ha creado una plataforma de facturación centralizada llamada KSeF (Sistema Nacional de Facturación Electrónica). Todas las empresas deberán enviar sus facturas electrónicas a esta plataforma y el esquema de funcionamiento es el siguiente:
- Las facturas electrónicas de Polonia se emiten en formato estructurado a través del ERP de la empresa y se preparan de acuerdo con el modelo desarrollado por el Ministerio de Finanzas.
- Tras su emisión, las facturas se envían desde el sistema financiero y contable a través de una interfaz (API) a la base de datos central (KSeF).
- Una vez las facturas sean validadas, estarán disponibles en el sistema y pueden ser descargadas por el destinatario.
- Adicionalmente, la plataforma emitirá una serie de acuses que notificarán a los usuarios del número asignado a través del sello de tiempo, del rechazo de la factura o de la imposibilidad de poder emitir facturas, por indisponibilidad del propio KSeF.
De la misma forma, se ha establecido que el formato exigido para el envío y recepción de facturas electrónicas en Polonia sea el UBL 2.1 (XML). De acuerdo con la Ley, se determinará que una factura se encuentra en formato estructurado cuando sea tramitada a través de KSeF.
Solución e-Factura Multipaís
La mejor forma de cumplir con obligatoriedades a nivel internacional es a través de la contratación de una solución de factura electrónica global que esté certificada en todos los países en los que opera tu empresa.
Con la implementación de la solución e-Factura Multipaís de SERES, las empresas podrán beneficiarse de una serie de ventajas:
- Se adecúa a la normativa vigente en cada país: se trata de una solución que cumple con todos los requisitos legales y técnicos establecidos en cada uno de los países. Además, la factura electrónica agiliza todo el flujo de trabajo entre filiales o empresas que no se encuentran en el mismo país.
- Coordinación en el intercambio de información interno: con nuestro servicio tu empresa dispondrá de un punto único de colaboración en el que la información se integra de forma automática y desde el cual podrás generar tus reportes.
- Visibilidad en tiempo real: dispondrás de toda la información de tus filiales en tiempo real, lo que te permitirá una gestión más eficiente de tu tesorería, tus deudas y cuentas a pagar.
- Operador global: cada una de tus filiales no deberá adaptarse a un mismo proveedor, sino que esta adaptación se realizará de forma automática y contando con un servicio de apoyo y ayuda durante toda la activación.
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