El 17 de junio de 2025, el Consejo de ministros de Polonia aprobó la segunda versión del proyecto de ley relativo al sistema de facturación electrónica KSeF.
El texto pasará ahora por los procesos de aprobación parlamentaria y presidencial, con el objetivo de que la ley quede adoptada en julio. Esta nueva versión sigue al primer borrador de KSeF 2.0, publicado el 30 de mayo de 2025. Entre las novedades más relevantes de esta versión se incluyen:
- Aclaraciones sobre la aceptación de facturas nacionales emitidas fuera de línea dentro del sistema KSeF.
- Notas específicas sobre el cumplimiento de los requisitos del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
- Confirmación de la posibilidad de añadir archivos adjuntos a las facturas electrónicas.
El pasado 12 de abril se publicó un comunicado de prensa en la página web del Ministerio de Hacienda en relación al calendario de implementación del Sistema Nacional de Facturación Electrónica (KSeF).
A las dos fases principales de la obligatoriedad del KSeF, que tendrán lugar en febrero y abril de 2026, se le suma una adicional para los contribuyentes más pequeños a partir del 1 de enero de 2027.
A partir de esta fecha, los contribuyentes más pequeños cuyas transacciones impliquen pequeñas cantidades, como 450 PLN (105,17 €) por una sola factura y un valor total de ventas de 10.000 PLN (2337,15 €) al mes, tendrán que aplicar la obligatoriedad del KSeF.
El 31 de marzo de 2025, el Ministerio de Hacienda de Polonia publicó la Interpelación n.º 8479 sobre el Sistema Nacional de Facturación Electrónica (KSeF) y el 11 de abril se publicó en el sitio web del RCL un proyecto de ley que introduce numerosos cambios en la obligatoriedad de emisión de facturas a través de KSeF en Polonia.
Para lo que resta de 2025 las fechas clave son las siguientes:
- Junio 2025. Información sobre la nueva versión del KSeF.
- Septiembre 2025. Será posible probar la API del KSeF 2.0 para los integradores y grandes empresas.
- A partir del 1 de noviembre de 2025 se facilitará una versión de prueba para los contribuyentes.
- A partir del 1 de noviembre de 2025 los empresarios podrán solicitar certificados de emisor de facturas que permitan autenticarse en el sistema y que serán necesarios para emitir facturas en caso de que el sistema falle.
Y los principales cambios en la facturación electrónica son los siguientes:
- Se mantiene la posibilidad de emitir facturas desde las cajas registradoras hasta finales de 2026.
- Se aplaza hasta finales de 2026 la obligación de incluir el número KSeF en los pagos de facturas electrónicas.
- Se introduce de forma permanente la opción voluntaria de utilizar el modo «offline24».
- Se permite la emisión voluntaria de facturas electrónicas a los consumidores.
- Se incorpora una funcionalidad que permite enviar facturas con un anexo al sistema KSeF, especialmente pensada para proveedores de medios de comunicación, servicios de telecomunicaciones y emisores de facturas colectivas.
Además, el 8 de mayo de 2025, el Ministerio de Finanzas publicó la versión preliminar de la estructura lógica de la FA (3), que será aplicable a partir del 1 de febrero de 2026. Esta estructura sustituirá a la actual FA (2) y se publicará en la e-PUAP, la plataforma electrónica de servicios de la administración pública.
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¿Cuándo comenzará la obligatoriedad de la factura electrónica en Polonia?
Para que la masificación de la factura electrónica en Polonia sea una realidad, el Gobierno ha decidido establecer un calendario con el objetivo de facilitar al máximo su implementación. Los plazos establecidos son los siguientes:
- Enero 2022: comienzo de la fase voluntaria. Las empresas pueden empezar a emitir facturas estructuradas a KSeF y beneficiarse de las ventajas fiscales.
- Estaba previsto el lanzamiento de la facturación electrónica en Polonia para julio de 2024, pero el ministerio de Hacienda lo ha decidido postponer para febrero de 2026, cuando será obligatorio el uso de la factura electrónica para todas las empresas con una facturación superior a 46 millones de € en 2025. Para el resto de empresas, la obligatoriedad empezará el 1 de abril.
Durante el verano de 2024 también comenzaron las consultas públicas sobre el lanzamiento del KSeF que llegarán a su fin el próximo mes de noviembre. Durante todo este tiempo, se ha acordado una hoja de ruta que abarque el nuevo esquema FA (3), el proyecto de ley y los últimos detalles sobre el KSeF.
Por otro lado, el Ministerio de Finanzas polaco ha decidido frenar el entorno de pruebas de la facturación electrónica debido a alguna dificultad técnica y al alto nivel de demanda. De hecho, han limitado las cargas de prueba de archivos a 10 MB y 100 por minuto.
Por el momento, las facturas estructuradas convivirán con las facturas en papel y el resto de las facturas electrónicas que ya hay en funcionamiento en el mercado polaco. La recepción de facturas estructuradas utilizando KSeF requerirá la aceptación del destinatario de dicha factura.
En 2020, la factura electrónica en Polonia fue implementada en todas las Administraciones Públicas, en cumplimiento con la Directiva europea 2014/55/UE, relativa a la facturación electrónica en la contratación pública de los Estados miembros.
Debido a los grandes beneficios que ofrece la factura electrónica tanto a gestión interna de las empresas privadas como a las Administraciones Públicas, en 2021, el gobierno polaco comenzó a trabajar en el plan de masificación de la e-factura en el sector privado.
¿Qué modelo de facturación electrónica seguirá Polonia?
Igualmente, se ha creado una plataforma de facturación centralizada llamada KSeF (Sistema Nacional de Facturación Electrónica). Todas las empresas deberán enviar sus facturas electrónicas a esta plataforma y el esquema de funcionamiento es el siguiente:
- Las facturas electrónicas de Polonia se emiten en formato estructurado a través del ERP de la empresa y se preparan de acuerdo con el modelo desarrollado por el Ministerio de Finanzas.
- Tras su emisión, las facturas se envían desde el sistema financiero y contable a través de una interfaz (API) a la base de datos central (KSeF).
- Una vez las facturas sean validadas, estarán disponibles en el sistema y pueden ser descargadas por el destinatario.
- Adicionalmente, la plataforma emitirá una serie de acuses que notificarán a los usuarios del número asignado a través del sello de tiempo, del rechazo de la factura o de la imposibilidad de poder emitir facturas, por indisponibilidad del propio KSeF.
De la misma forma, se ha establecido que el formato exigido para el envío y recepción de facturas electrónicas en Polonia sea el UBL 2.1 (XML). De acuerdo con la Ley, se determinará que una factura se encuentra en formato estructurado cuando sea tramitada a través de KSeF.