Desde el 1 de enero de 2022, Polonia comenzó la fase voluntaria para la implementación de la factura electrónica utilizando el Sistema Nacional de Facturación Electrónica (KSeF). Comenzando, de esta forma, con la masificación de la factura electrónica en el país.
En 2020, la factura electrónica en Polonia fue implementada en todas las Administraciones Públicas, en cumplimiento con la Directiva europea 2014/55/UE, relativa a la facturación electrónica en la contratación pública de los Estados miembros.
Debido a los grandes beneficios que ofrece la factura electrónica tanto a gestión interna de las empresas privadas como a las Administraciones Públicas, en 2021, el gobierno polaco comenzó a trabajar en el plan de masificación de la e-factura en el sector privado.
¿Qué modelo de facturación electrónica seguirá Polonia?
Igualmente, se ha creado una plataforma de facturación centralizada llamada KSeF (Sistema Nacional de Facturación Electrónica). Todas las empresas deberán enviar sus facturas electrónicas a esta plataforma y el esquema de funcionamiento es el siguiente:
- Las facturas electrónicas de Polonia se emiten en formato estructurado a través del ERP de la empresa y se preparan de acuerdo con el modelo desarrollado por el Ministerio de Finanzas.
- Tras su emisión, las facturas se envían desde el sistema financiero y contable a través de una interfaz (API) a la base de datos central (KSeF).
- Una vez las facturas sean validadas, estarán disponibles en el sistema y pueden ser descargadas por el destinatario.
- Adicionalmente, la plataforma emitirá una serie de acuses que notificarán a los usuarios del número asignado a través del sello de tiempo, del rechazo de la factura o de la imposibilidad de poder emitir facturas, por indisponibilidad del propio KSeF.
De la misma forma, se ha establecido que el formato exigido para el envío y recepción de facturas electrónicas en Polonia sea el UBL 2.1 (XML). De acuerdo con la Ley, se determinará que una factura se encuentra en formato estructurado cuando sea tramitada a través de KSeF.
¿Cuándo comenzará la obligatoriedad de la factura electrónica en Polonia?
Para que la masificación de la factura electrónica en Polonia sea una realidad, el Gobierno ha decidido establecer un calendario con el objetivo de facilitar al máximo su implementación. Los plazos establecidos son los siguientes:
- Enero 2022: comienzo de la fase voluntaria. Las empresas pueden empezar a emitir facturas estructuradas a KSeF y beneficiarse de las ventajas fiscales.
- Estaba previsto el lanzamiento de la facturación electrónica en Polonia para julio de 2024, pero el ministerio de Hacienda lo ha decidido postponer para febrero de 2026, cuando será obligatorio el uso de la factura electrónica para todas las empresas con una facturación superior a 46 millones de € en 2025. Para el resto de empresas, la obligatoriedad empezará el 1 de abril.
Por el momento, las facturas estructuradas convivirán con las facturas en papel y el resto de las facturas electrónicas que ya hay en funcionamiento en el mercado polaco. La recepción de facturas estructuradas utilizando KSeF requerirá la aceptación del destinatario de dicha factura.
Solución e-Factura Multipaís
La mejor forma de cumplir con obligatoriedades a nivel internacional es a través de la contratación de una solución de factura electrónica global que esté certificada en todos los países en los que opera tu empresa.
Con la implementación de la solución e-Factura Multipaís de SERES, las empresas podrán beneficiarse de una serie de ventajas:
- Se adecúa a la normativa vigente en cada país: se trata de una solución que cumple con todos los requisitos legales y técnicos establecidos en cada uno de los países. Además, la factura electrónica agiliza todo el flujo de trabajo entre filiales o empresas que no se encuentran en el mismo país.
- Coordinación en el intercambio de información interno: con nuestro servicio tu empresa dispondrá de un punto único de colaboración en el que la información se integra de forma automática y desde el cual podrás generar tus reportes.
- Visibilidad en tiempo real: dispondrás de toda la información de tus filiales en tiempo real, lo que te permitirá una gestión más eficiente de tu tesorería, tus deudas y cuentas a pagar.
- Operador global: cada una de tus filiales no deberá adaptarse a un mismo proveedor, sino que esta adaptación se realizará de forma automática y contando con un servicio de apoyo y ayuda durante toda la activación.
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