La factura es el documento que formaliza el compromiso de pago por un bien o servicio. Los retrasos en los pagos son una situación común en, prácticamente, todas las empresas.
A excepción de las facturas que se pagan al momento, los retrasos suelen asociarse a la falta de liquidez o a la necesidad de retrasar los pagos por motivos de agilidad administrativa. Si bien este es uno de los principales motivos, no es ni mucho menos el único.
Casi la mitad de los retrasos en el pago de facturas, el 43% concretamente, se deben a una mala gestión en la recepción del documento. La responsabilidad es, generalmente, de ambas partes:
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El acreedor porque a veces envía la factura a la dirección incorrecta o a la persona equivocada dentro de la empresa.
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El deudor porque la persona encargada de recibir la factura puede no canalizarla al departamento adecuado.
Esto genera lo que tradicionalmente se conoce como factura en los cajones, relacionado básicamente con que la factura quede "deambulando sin destino" o termine "escondida".
Errores en el documento
Aunque la factura se envíe correctamente, los problemas pueden no terminar ahí. También existen errores en el propio documento, que pueden ser:
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Básicos. Relacionados con los conceptos, cantidades, descripciones o precios incorrectos.
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Avanzados. Relacionados con el incumplimiento de reglas de negocio específicas de la empresa receptora, lo que hace que la factura sea rechazada automáticamente por la persona que autoriza el pago.
Las facturas que cumplen los criterios se priorizan y se liquidan. Las que no, se dejan de lado y terminan entrando en el “cajón” citado anteriormente.
La automatización como solución a este problema
A menudo, asociamos los retrasos en el pago o en el cobro a la dejadez de la otra parte. La realidad es que una gran parte de estos retrasos puede evitarse mediante la automatización de procesos. Automatizar la gestión de facturas permite:
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Reducir errores en la recepción y envío de facturas.
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Filtrar y priorizar automáticamente los documentos que cumplen los requisitos.
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Minimizar retrasos por errores administrativos.
Los problemas de liquidez siempre existirán, pero no deberían ser la causa de retrasos si el proceso de facturación está correctamente gestionado y automatizado.
La factura electrónica un aliado para reducir los retrasos
Una vez que una factura electrónica es enviada telemáticamente se crea un canal de comunicación con tu cliente o proveedor que te permite además del envío propiamente dicho del documento informar o ser informado de cuál es el estado de la factura.
Tanto en el punto de recepción, acuse de recibo, como en el punto de informar si existe alguna discrepancia y cual es.
Con más de 30 años de experiencia en soluciones de facturación electrónica, desde SERES hemos acompañado a miles de empresas en la optimización de sus procesos financieros.
Nuestra trayectoria nos permite identificar con precisión los errores más comunes en la recepción y gestión de facturas y ofrecer herramientas tecnológicas que reducen los retrasos, aumentando la agilidad y seguridad de los pagos.
