La factura es el documento que compromete al pago de un bien o servicio. El retraso en los pagos, es común a prácticamente todas las empresas. Con excepción de las facturas que se pagan al momento los retrasos en liquidar la deuda se han asociado a la necesidad, por parte del deudor, de retraso por falta de liquidez o agilidad y, si bien es cierto que este es uno de los principales motivos, no es ni mucho menos el único.
Casi la mitad de los retrasos en los pagos de la factura, el 43% concretamente, van asociados a una mala gestión en la recepción del mismo. ¿De quién es la culpa? Generalmente de las dos partes: el acreedor muchas veces realiza un envío incorrecto, bien sea por que no se ha realizado la dirección correcta o porque no iba asociado a la persona encargada de ello; el deudor, y específicamente la persona encargada de la recepción, muchas veces no canaliza la factura a la persona adecuada. Esto conlleva a una factura que o deambula sin destino por la oficina o termina escondida, lo que tradicionalmente se llama "factura en los cajones".
Lo envío correctamente y a la persona adecuada, ¿soluciono el problema? Ni mucho menos. También existen los errores del propio documento en sí. Errores básicos cómo pueden ser conceptos, cantidades, descripciones o precios, u otros ya más concretos asociados a las reglas de negocio de la empresa que lo recibe, que directamente quedan rechazados por la persona que autoriza el pago. A los que pasan el filtro, se les da prioridad y se liquida. Los que no, se dejan de lado y terminan entrando en el cajón anteriormente citado. Ya se gestionarán, hay cosas más urgentes.
En definitiva, muchas veces asociamos el retraso en pagar o recibir el cobro de una factura a una dejadez por la otra parte, cuando realmente lo que debemos plantearnos es la necesidad de automatizar ese proceso y limpiar de un plumazo la mitad de posibilidades de pagar o cobrar más tarde una factura. Ya trataremos los problemas de liquidez más tarde, pero que no sea porque no hemos hecho lo suficiente para que esa factura esté perfecta.
La factura electrónica un aliado para reducir los retrasos
Una vez que una factura electrónica es enviada telemáticamente se crea un canal de comunicación con tu cliente o proveedor que te permite además del envío propiamente dicho del documento informar o ser informado de cuál es el estado de la factura. Tanto en el punto de recepción, acuse de recibo, como en el punto de informar si existe alguna discrepancia y cual es.
