Para mejorar el Periodo Medio de Cobro de una empresa es indispensable añadir elementos que digitalicen y automaticen todo el proceso de facturación. No estamos hablando de sistemas complejos internamente sino de dar al departamento de facturación y cobro un conjunto de herramientas que transformen el trabajo manual, complementándolo con nuevas herramientas de decisión autónoma basadas en RPA e inteligencia artificial. Estas herramientas proporcionan trazabilidad e información en un entorno totalmente opaco.
Desplegar esta tecnología implica liberar una parte de los recursos de una compañía, al reducir la necesidad de realizar tareas monótonas y poco productivas. Adicionalmente, al detectar las incidencias de modo temprano, se evita reclamar situaciones de morosidad.
Sistemas RPA
La digitalización de la economía ha aumentado exponencialmente la cantidad de información que manejamos y el número de tareas relacionadas con su gestión. Los sistemas RPA (Robotics Process Automation) son una solución para agilizar la ejecución de procesos necesarios, pero largos y repetitivos.
La comunicación electrónica entre empresas reduce los errores humanos en el proceso de facturación drásticamente, estableciendo sencillas reglas de decisión, como rechazar o aceptar facturas automáticamente, sin intervención humana.
Mediante la automatización de procesos, es posible sustituir labores imprescindibles para cobrar a tiempo, pero a la vez monótonas y masivas en mano de obra a las que habitualmente no llegamos: verificación de que el cliente tiene la factura y que esta es correcta, así como personalizar los flujos de seguimiento de las facturas en función de diferentes tipologías (por ejemplo, deudores segmentados por periodo medio de pago).
Este tipo de software es ágil, no invasivo y proporciona un ROI fácilmente reconocible, especialmente en cuanto a reducción de la carga de trabajo en el backoffice (procesos repetitivos de finanzas, contabilidad, recursos humanos, gestión de la cadena de suministro, servicio al cliente, etc.).
Herramientas de inteligencia artificial
Contar con una amplia batería de opciones para contactar con el cliente es importante para poder llegar a él. A su vez, sus respuestas se producen por múltiples canales.
La coordinación de la tipología de canal utilizado difiere de cada momento, factura y cliente. Para ello es necesario no sólo trabajar con los tradicionales emails y llamadas sino también con un conjunto de herramientas de interacción que hagan a tu cliente dueño y decisor de su respuesta.
La incorporación de herramientas de inteligencia artificial en este ámbito especialmente en el reconocimiento y clusterización de respuestas, permite analizar de un modo desatendido miles de interacciones con los interlocutores del proceso de pago de una factura, de modo que el sistema permita llegar a tiempo no sólo a todos los clientes, incluso a los interlocutores relevantes en el proceso de aprobación y pago.
La solución Track2Pay de SERES
La solución Track2Pay de SERES es un servicio de monitorización y automatización de facturas antes de su vencimiento. Una gestión proactiva entre el envío de la factura y su vencimiento es clave para cobrar antes. Además, este servicio ayuda a reducir de manera significativa el Periodo Medio de Cobro de las empresas.
Con la finalidad de reducir el PMC, SERES ofrece la posibilidad de financiar facturas, permitiendo el pago anticipado de las mismas para que las empresas puedan costear su actividad de forma inmediata y mejorar su liquidez. Gracias al valor añadido que aporta la factura electrónica a la financiación de facturas, se facilitan y simplifican las operaciones de financiación, y se reducen los tiempos de gestión. Por lo tanto, se produce un ahorro de costes.
Por último, cabe destacar que la factura electrónica provee la integración y la automatización entre la cadena de suministro y la cadena financiera. Un beneficio destacable de la solución Tack2Pay es que logra que las empresas optimicen su posición de capital circulante, lo cual implica una mejora de su rentabilidad y un aumento de beneficios.
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