Tras el éxito en la masificación de la factura electrónica en Colombia, la DIAN ha decidido seguir potenciando la transformación digital de las empresas del país a través del uso obligatorio de la nómina en formato electrónico. De esta manera, la DIAN ha dado a conocer un Proyecto de Resolución por el cual pretende implementar y desarrollar, en el propio sistema de facturación electrónica que ya está en funcionamiento, una nueva funcionalidad para la generación de la nómina electrónica.
De acuerdo a lo establecido en el Proyecto de Resolución de la DIAN, los sujetos que estarán obligados a generar, transmitir y validar las correspondientes nóminas de sus empleados de manera electrónica y a través del nuevo sistema desarrollado por la DIAN serán todas aquellas empresas y contribuyentes que efectúan pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral, legal o reglamentaria y pagos a pensionados, que en todo caso requieran usar dichos pagos como costo o deducción. Es decir, tanto las empresas colombianas como las multinacionales con sede o trabajadores en el país deberán adaptarse a la nueva situación.
Asimismo, con la publicación de esta Resolución, la DIAN también establecerá un calendario de implementación del nuevo sistema de nómina electrónica con varios plazos para el cumplimento periódico y la generación y transmisión de las nóminas de forma electrónica. Dicho calendario, estará dividido, principalmente, según el número de empleados de las empresas obligadas y las fechas de incorporación previstas serán las siguientes:
Según se plantea en el Proyecto de Resolución, las empresas obligadas a emitir nóminas electrónicas deberán generar los documentos de nómina electrónicos de forma mensual y transmitirlos a la DIAN en un plazo de 10 días en el mes siguiente correspondiente. Una vez sea transmitida, la DIAN validará la información de la nómina y generará un documento electrónico con su validación o rechazo. En el caso de que la validación haya sido satisfactoria, la nueva nómina validada y firmada por la DIAN será enviada a la entidad o empresa obligada que la generó para su conservación y fines pertinentes. Pero, en el caso de que la DIAN haya rechazado la validación de la nómina, la empresa que la generó recibirá una notificación electrónica con los errores cometidos y deberá volver a generar una nueva nómina electrónica con las modificaciones; la cual tendrá que volver a ser transmitida para su validación por la DIAN.
Por otra parte, el Proyecto de Resolución también plantea la posibilidad de que todas aquellas entidades que, de manera voluntaria, decidan implementar la nómina electrónica antes de su obligación puedan hacerlo siempre y cuando cumplan con todas las disposiciones establecidas por la DIAN para regular este nuevo sistema.
La mejor opción para implementar la nómina electrónica en una compañía y, de este modo, evitar el incumplimiento de la normativa, es contratar un proveedor de facturación electrónica acreditado por la DIAN y que además le ofrezca un servicio multipaís. SERES cuenta con más de 30 años de experiencia en el sector y ha colaborado con la DIAN desde la puesta en marcha del proyecto de masificación de la factura electrónica de Colombia.
Nuestra misión es asesorar y acompañar de manera personalizada a nuestros clientes para que la transformación digital de su empresa se realice de manera exitosa. La solución de factura electrónica y nómina digital de SERES es global, por lo tanto, se adapta a la casuística concreta de cada cliente.