La factura electrónica B2B en Polonia ya es obligatoria

Tras varios aplazamientos y una intensa fase de preparación técnica, la factura electrónica B2B obligatoria en Polonia ya es una realidad.

El Sistema Nacional de Facturación Electrónica, conocido como KSeF, comenzó a aplicarse de forma obligatoria el 1 de febrero de 2026 para grandes contribuyentes y se extendió el 1 de abril de 2026 al resto de empresas registradas a efectos de IVA, con una fase adicional para microcontribuyentes prevista para el 1 de enero de 2027.

KSeF 2.0 representa un cambio relevante en la forma en que las empresas emiten, reciben, validan y conservan sus facturas en Polonia. Su objetivo es centralizar el intercambio de facturas estructuradas, mejorar la trazabilidad de las operaciones y reforzar el control fiscal mediante un entorno digital conectado con la administración tributaria polaca.

¿Qué es el KSeF y cómo funciona?

KSeF, siglas de Krajowy System e-Faktur, es la plataforma nacional centralizada de facturación electrónica de Polonia. A través de este sistema, las empresas deben emitir y recibir facturas electrónicas estructuradas conforme al esquema definido por el Ministerio de Finanzas.

El funcionamiento general del modelo es el siguiente:

• La factura se genera desde el ERP, sistema financiero o solución de facturación de la empresa.
• El documento se prepara en formato XML conforme a la estructura lógica aplicable.
• La factura se envía a KSeF a través de la API del sistema.
• KSeF valida el documento y le asigna un identificador.
• Una vez aceptada, la factura queda disponible para el destinatario dentro del sistema.
• La plataforma genera acuses y respuestas sobre aceptación, rechazo o incidencias técnicas.

Este modelo convierte a KSeF en el punto central del intercambio de facturas B2B en Polonia. La factura no se considera únicamente un documento enviado entre empresas, sino un dato estructurado validado dentro de una infraestructura fiscal centralizada.

Calendario de obligatoriedad de la factura electrónica en Polonia

La implantación obligatoria de KSeF se ha estructurado de forma progresiva para facilitar la adaptación de las empresas y proveedores tecnológicos.

• Enero 2022. Inicio de la fase voluntaria del KSeF. Las empresas podían emitir facturas estructuradas a través del sistema.

• Junio 2025. Publicación de la documentación técnica del KSeF 2.0 y de la estructura lógica FA(3).
• Febrero 2026. Inicio de la obligación para grandes contribuyentes con facturación superior a 200 millones PLN, aproximadamente 46 millones de euros.
• Abril 2026. Extensión de la obligación al resto de empresas registradas a efectos del IVA, salvo determinados contribuyentes.

Desde el 1 de enero de 2027, los contribuyentes más pequeños cuyas operaciones impliquen importes reducidos, como 450 PLN por una sola factura y un valor total mensual de ventas de 10.000 PLN, también deberán aplicar la obligatoriedad de KSeF.

Este calendario refuerza la necesidad de que las empresas revisen con antelación sus sistemas de facturación, sus integraciones técnicas y sus procesos internos de aprobación y envío de facturas.

Principales novedades del KSeF 2.0

La segunda versión del sistema KSeF incorpora cambios orientados a facilitar la implantación obligatoria y mejorar la operativa de empresas, integradores y proveedores de software.

Entre las novedades más relevantes se encuentran:

• Publicación de la estructura lógica FA(3), aplicable desde el 1 de febrero de 2026.
• Actualización de la documentación técnica de la API de KSeF 2.0.
• Posibilidad de utilizar el modo offline24 de forma voluntaria y permanente.
• Confirmación de la posibilidad de añadir anexos a determinadas facturas electrónicas.
• Mantenimiento temporal de la posibilidad de emitir facturas desde cajas registradoras hasta finales de 2026.
• Aplazamiento hasta finales de 2026 de la obligación de incluir el número KSeF en los pagos de facturas electrónicas.
• Posibilidad de emisión voluntaria de facturas electrónicas a consumidores.
• Desarrollo de mecanismos de autenticación y certificados para la emisión de facturas en escenarios de indisponibilidad del sistema.

Estas medidas buscan facilitar la transición al nuevo modelo obligatorio y reducir la fricción técnica en los procesos de integración.

Actualización técnica: especificaciones KSeF 5.5.1.v1

El Ministerio de Hacienda de Polonia ha publicado la versión 5.5.1.v1 de las especificaciones técnicas del Sistema Nacional de Facturación Electrónica. Esta actualización incorpora mejoras orientadas a optimizar el funcionamiento de las interfaces técnicas de KSeF y facilitar la integración con la API del sistema.

Uno de los cambios más relevantes es la eliminación del código de error 99 asociado a respuestas HTTP 400, conocidas como Bad Request. Esta modificación simplifica la gestión de errores en las integraciones con KSeF, ya que permite trabajar con respuestas más claras y alineadas con los escenarios técnicos previstos.

Asimismo, la nueva versión introduce la posibilidad de utilizar el parámetro “kwota przychodu”, es decir, importe de los ingresos, como método de autorización en determinados esquemas. Esta funcionalidad amplía las opciones disponibles para la autenticación de usuarios y aplicaciones que interactúan con la plataforma.

Aunque esta versión no incorpora nuevas obligaciones normativas en materia de facturación electrónica, sí requiere atención por parte de desarrolladores, proveedores de software e integradores de API. Mantener la compatibilidad con la última versión del sistema es esencial para evitar incidencias técnicas en el envío, validación o recepción de facturas electrónicas.

Con esta actualización, Polonia continúa afinando la infraestructura técnica de KSeF de cara a su despliegue obligatorio, reforzando la estabilidad, interoperabilidad y funcionamiento del ecosistema de facturación electrónica.

Formato FA(3) y validación de facturas electrónicas

A partir de la entrada en vigor de KSeF 2.0, la estructura lógica FA(3) sustituye a la versión anterior FA(2). Esta estructura define el formato XML que deben seguir las facturas electrónicas enviadas al sistema.

Para las empresas, este cambio tiene implicaciones técnicas relevantes. No basta con generar una factura en PDF o en un formato visualmente legible. El documento debe ajustarse al esquema XML exigido por KSeF para poder ser validado y aceptado por la plataforma.

Por ello, los sistemas ERP, soluciones de facturación y plataformas de intercambio documental deben estar preparados para:

• Generar facturas conforme a la estructura FA(3).
• Enviar documentos a KSeF mediante la API correspondiente.
• Gestionar respuestas, acuses y rechazos del sistema.
• Registrar el número KSeF asignado a cada factura.
• Conservar la trazabilidad del proceso completo.
• Gestionar contingencias técnicas y escenarios offline.

El formato estructurado es la base del nuevo modelo. Permite automatizar validaciones, reducir errores y asegurar que la información fiscal circula con una estructura homogénea y procesable por los sistemas públicos y privados.

¿Cómo es la autofacturación en KSeF?

Uno de los aspectos que requiere especial atención es la autofacturación dentro de KSeF 2.0. En estos casos, es importante adaptar los flujos internos para garantizar que la aprobación de la factura estructurada se produce correctamente antes de su envío al sistema.

El punto clave es que la aceptación debe realizarse sobre el XML correspondiente, no sobre un borrador o representación en PDF. Un PDF puede servir como documento de consulta, pero no equivale a la aprobación fiscal de la factura estructurada.

Modo offline24 y escenarios de contingencia

KSeF 2.0 también contempla el uso del modo offline24, una funcionalidad que permite emitir facturas en situaciones específicas en las que no sea posible enviarlas inmediatamente al sistema.

La introducción de esta opción de forma voluntaria y permanente aporta mayor flexibilidad operativa, especialmente para empresas que pueden verse afectadas por incidencias técnicas, caídas de conexión o escenarios de indisponibilidad temporal.

No obstante, utilizar este modo requiere procesos internos bien definidos. Las empresas deben garantizar que las facturas emitidas en offline se envían posteriormente a KSeF dentro de los plazos establecidos y que se mantiene la trazabilidad documental desde la emisión hasta la validación definitiva.

¿Cómo deben las empresas prepararse para el KSeF?

La adaptación a KSeF no es únicamente un proyecto fiscal. También afecta a tecnología, finanzas, administración, cuentas a pagar, cuentas a cobrar y gestión documental.

Las empresas deben revisar:

• Sistemas ERP y soluciones de facturación.

• Generación de XML conforme a FA(3).

• Integración con la API de KSeF.

• Validación de datos maestros de clientes y proveedores.

• Procesos de autofacturación.

• Gestión de rechazos y facturas rectificativas.

• Conservación de acuses y trazabilidad documental.

• Escenarios offline y planes de contingencia.

• Procedimientos internos de aprobación.

• Coordinación entre equipos locales y corporativos.

En el caso de Polonia, la transición a KSeF exige una combinación de conocimiento normativo, capacidad técnica e integración con los sistemas empresariales existentes.

La plataforma de SERES permite gestionar procesos de factura electrónica, intercambio documental, integración ERP, trazabilidad y cumplimiento multipaís desde un entorno preparado para evolucionar con los cambios regulatorios.