La digitalización de facturas permite automatizar la gestión de los documentos contables, ahorrando tiempo, costes y errores. Descubre cómo puede convertirse en un aliado estratégico a corto plazo para tu empresa.
La convivencia del papel con lo electrónico es común a prácticamente todas las empresas. Por un lado, tenemos que lidiar con los frenos internos a migrar del mundo físico al online y, por otro, con las entidades y personas con la que nos relacionamos que suelen tener diferentes intereses y velocidades por hacer desaparecer el papel en su día a día.
La digitalización de documentos es un aliado para tratar el papel en un proyecto de gestión electrónica de documentos y en especial con la factura recibida. En términos que todos podamos entender, es un proceso por el que se trasladan los datos de su factura en papel a un entorno electrónico.
El escáner va leyendo la hoja de la factura y a través de alguna plantilla entiende que cada bloque de datos corresponde a algún dato de valor. Es decir, donde encuentra el término "Número de Factura" recoge el dato al lado correspondiente y lo asigna a ese concepto.
La gran ventaja de este tipo de servicios es que sin tener que decirle nada a tu proveedor, las facturas llegan en papel y la empresa hace el esfuerzo de escanearlas asumiendo todo el coste del proceso. En modo servicio, es decir, sin necesidad de tener escáner en la oficina ni personal cualificado, le permite olvidarse de las tareas de escaneo y supervisión, lo que permite, más adelante, despreocuparse del acceso al archivo de documentos en papel.
Si la digitalización de facturas es certificada, es decir, de acuerdo con un software homologado por la Agencia Tributaria, se puede proceder a la eliminación del papel. ¡Adiós archivo! Aún así, le permite solucionar parte del problema, pero no por completo, y es por ello que hay que tener en cuenta varias cuestiones.
En definitiva, la digitalización de facturas no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también permite a las empresas adaptarse al entorno normativo actual y prepararse para la obligatoriedad de la factura electrónica. Implementarla es una decisión estratégica que genera ahorros a corto plazo y valor sostenible a largo plazo.
En SERES, acompañamos a las organizaciones en su camino hacia la transformación digital con soluciones avanzadas y seguras de digitalización documental y factura electrónica.